Управление системой документообора (на примере администрации Рябовского городского поселения Ленинградской области Тосненского района)

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в специалисту по делпроизводству, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.
8.2.2. Дела Учреждения формируются как централизованно, так и децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях Учреждения. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений Учреждения.
8.2.3. Исполненные документы должны формироваться в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
– помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
– помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
– группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
– раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;
– в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
– распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
– документы собраний (заседаний) группируются в дела: протоколы, решения и документы к заседаниям;
– уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
– приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
– приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело;
– утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
– дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Систематизация документов внутри дела
8.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
Обращения граждан по вопросам деятельности Учреждения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Оформление дела
8.2.6. Дела в структурном подразделении Учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению – включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится делопроизводителями соответствующих структурных подразделений Учреждения, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем заведующего архивом (или лица, ответственного за ведение архива) Учреждения.
8.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
– оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
– нумерацию листов в деле;
– составление листа – заверителя дела;
– составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
– подшивку и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа – заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе – заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Учреждения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Учреждения чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утверждённых органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.2.8. Для документов определённых категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях Учреждения в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут делопроизводители и руководители структурных подразделений Учреждения.
До передачи документов делопроизводителям ответственность за их сохранность несут те работники, у которых они находятся или которым они переданы.
8.3.2. Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
8.3.3. Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из нее), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
Изъятие документов из дел постоянного хранения производится правоохранительными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением Главу Учреждения и с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков писем
9.1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов
Порядок изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов Общества регулируется Положением о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов и других аналогичных изделий в администрации Рябовского городского поселения.
9.2. Учет, хранение и использование бланков писем:
Выдача бланков писем структурным подразделениям производится специалистом по делопроизводству согласно, сделанной заявки.
9.3.Заявка на выдачу бланков подписывается Главой администрации, после отчета за использование ранее полученных бланков.
9.4. Бланки должны храниться в закрывающихся шкафах.
9.5. Ответственность за получение, хранение и правильное использование бланков писем несут руководители структурных подразделений.
9.6. Учет, выдача и хранение бланков в структурных подразделениях возложены на ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
10. Особенности работы с электронными документами
10.1. Инструкция по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
10.2.Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются отделом делопроизводства Учреждения.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Общества реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
10.3.Инструкция по делопроизводству предусматривает, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
10.4.Для подтверждения подлинности электронных документов в Учреждения используются электронные цифровые подписи.
10.5.Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
10.6.При получении электронных документов от других органов власти или организаций отдел делопроизводства Учреждения осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Учреждения могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в Учреждения, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Учреждения в соответствии с Правилами делопроизводства в Учреждения используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

Наименование сведений о документе Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку 1. Адресант Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) 2. Адресат Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ В соответствии с реквизитом "Подпись" 4. Вид документа В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа 5. Дата документа В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует 6. Номер документа В соответствии с номером, присвоенным документу автором 7.Дата поступления документа Дата, указанная в отметке о поступлении входящем штампе) 8.Входящий номер документа Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите 10. Наименование текста Краткое содержание документа (заголовок к тексту) 11. Индекс дела Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа 12.Сведения о переадресации документа На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению") 13. Количество листов основного документа Количество листов основного документа 14. Количество приложений Количество приложений 15. Общее количество листов приложений Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)
10.7. Инструкция по делопроизводству предусматривает включение в систему электронного документооборота Учреждения дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
10.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Учреждения. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
10.9.Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:
10.10.Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
10.11.Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Учреждения программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
10.12. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем вуза, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Приложение 6
Образец – бланк письма
Образец письма (откорректированный)
Уважаемый Александр Владимирович!

Для рассмотрения Вашего вопроса просьба представить недостающие документы, представленные в перечни документов.


Приложение. 1. Перечень документов на 1 л. В 1 экз.


Глава администрации И.А. Сергеев


Трофимова Ольга Владимировна
258 42 11
Приложение 7
Проект должностной инструкции Главного специалиста по делопроизводству и кадрам администрации Рябовского городского поселения Тосненского района Ленинградской области
Администрация Тосненского района Ленинградской области

Должностная инструкция
Главного специалиста по делопроизводству и кадрам администрации Рябовского городского поселения Тосненского района Ленинградской области УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации Тосненского района Ленинградской области
____________А.М. Макаров
_______________________2015г.
1. Общие положения
1.1. Главный специалист по делопроизводству и кадрам администрации Рябовского городского поселения Тосненского района Ленинградской области относится к категории технических исполнителей.
1.2. Главный специалист по делопроизводству и кадрам администрации Рябовского городского поселения Тосненского района Ленинградской области назначается на должность и освобождается от нее приказом Глава администрации Тосненского района Ленинградской области (далее Глава администрации).
1.3. Главный специалист по делопроизводству и кадрам администрации Рябовского городского поселения Тосненского района Ленинградской области подчиняется непосредственно Главе администрации.
1.4. На время отсутствия Главный специалист по делопроизводству и кадрам администрации Рябовского городского поселения Тосненского района его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по учреждению.
1.5. На должность Главного специалиста по делопроизводству и кадрам администрации Рябовского городского поселения Тосненского района назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Главный специалист по делопроизводству и кадрам администрации Рябовского городского поселения Тосненского района Ленинградской области руководствуется в своей деятельности:
Конституцией РФ;
Федеральным и областным законодательством о муниципальной службе;
Государственным стандартам;
Уставом и Положением Рябовского городского поселения Тосненского района;
Решением Совета депутатов Рябовского городского поселения Тосненского района;
Постановлением и распоряжением администрации Рябовского городского поселения Тосненского района;
Положением об отделе;
Инструкцией по делопроизводству;
Настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности
2.1. Оказывает методическую и консультативную помощь руководителям и сотрудникам учреждении, предприятии и организации по вопросам деятельности администрации Рябовского городского поселения.
2.2. Оказывает консультативную помощь гражданам, обратившимся по вопросам.
2.3. Ведет учет личного состава администрации Рябовского городского поселения Тосненского района Ленинградской области (далее администрация) в соответствии с унифицированными формами первичной документации;
2.4. Осуществляет формирование и ведение личных дел муниципальных служащих, вносит в них изменения, дополнения, связанные с трудовой деятельностью;
2.5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки;
2.6. Осуществляет своевременное оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с действующим трудовым законодательством, а также предоставления ежегодных отпусков, установления надбавок, вознаграждений и оформление по другим кадровым вопросам;
2.7. Проводит регистрацию приказов по кадровой работе администрации и рассылку заинтересованным службам;
2.8. Осуществляет оформление трудовых договоров на выполнение определенной работы, их регистрацию и контроль за сроками действия;
2.9. Организует проведение аттестации муниципальных служащих администрации, ее методическое и информационное обеспечение, оформляет документв по результатам проведенной аттестации, разрабатывает мероприятия по реализации решений аттестационной комиссии;
2.10. Осуществляет подготовку материалов для проведения комиссии по установлению стажа муниципальной службы, оформляет документы по установлению надбавки за выслугу лет и доплаты к трудовой пенсии и несет ответственность за дальнейший пересмотр стажа работникам администрации;
2.11. Готовит график ежегодных отпусков по администрации и ведет учет их предоставления;
2.12. Оформляет наградные документы на работников администрации к награждению Правительственными наградами и осуществляет методическую помощь в их оформлении структурным подразделениям;
2.13. Ведет картотеку награжденных;
2.14. Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на работе;
2.15. Контролирует и осуществляет оформление листков нетрудоспособности;
2.16. Осуществляет выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
2.17. Осуществляет работу со страховой медицинской организацией;
2.18. Осуществляет оформление, учет и выдачу;
2.19. Осуществляет подготовку статистической отчетности по формам 1 мс и 2 мс.
2.20 .Осуществляет контроль за состоянием, трудовой дисциплины и соблюдением
работниками правил внутреннего трудового распорядка;
2.21. Занимается комплектованием документов для архива;
2.21.1. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом администрации муниципального образования Тосненский район Ленинградской области графики предоставления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) и передачи документов на постоянное хранение;
2.21.2. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертной комиссии (ЭК) администрации Рябовского городского поселения Тосненского района Ленинградской области;
2.21.3.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
2.21.4. Выдает в установленном порядке:
- дела, документы или копии документов в целях служебного использования;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;
- выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
2.21.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует
в работе экспертной комиссии;
2.21.6. Оказывает методическую помощь при передаче дел в архив;
2.22. ведет учет и готовит к своевременной передаче документов в архив на постоянное хранение;
2.23.Обеспечивает неразглашение служебной информации, не допускает случаев несанкционированного допуска к служебной информации;
2.24.Осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством, своей должностной инструкцией и трудовым договором;
2.25.Главный специалист по делопроизводству и кадрам занимается подготовкой заседаний Совета депутатов Рябовского городского поселения;
2.26. Подготавливает необходимую информацию (справки, акты) для передачи в отдел опеки и попечительства администрации МО Тосненского района Ленинградской области.
3. Права
Главный специалист имеет право:
3.1. Запрашивать от исполнителей информационные материалы, необходимые для деятельности и решения поставленных задач;
3.2. Вносить предложения по организации своей работы;
3.3. Участвовать в мероприятиях, проводимых администрацией;
3.4. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
3.5. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом выполнения возложенных на архив задач и функций.
3.6. Требовать соблюдения сроков исполнения документов, возврата документов после окончания работы.

4. Ответственность
Главный специалист:
4.1. Несет дисциплинарную ответственность за некачественное выполнение обязанностей, возложенных на него трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
4.2. Должностная инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника в связи с изменениями структуры администрации, штатного расписания, перераспределения обязанностей по производственной необходимости



С инструкцией ознакомлен: ____________________Ф.И.О.


Приложение 8
Общие характеристики наиболее популярных СЭД










133

43


99