Анализ архива организации на примере Бакинского Государственного Университета

29 сентября 1919 года Парламент Азербайджанской Демократической Республики утвердил Устав Бакинского государственного университета, а 15 ноября 1919 года начались первые занятия.  Решением Совета Министров Азербайджанской ССР от 28 апреля 1920 года Министерство Образования было реорганизовано в Комиссариат народного просвещения и все учебные заведения, в том числе и Бакинский государственный университет,  были переданы в его подчинение. в 1930 году по указу Совета Народного Комиссариата университет был упразднен под предлогом перестройки (реорганизации) и на его базе был создан Высший Педагогический Институт, позже снова получивший статус Университета.Университет является современным крупнейшим научным центром, объединяющим 17 факультетов, 124 кафедры по естественным и гуманитарным научным областям, 24 научно-исследовательских лабораторий, 3 научно-исследовательских центра, где проводятся научные исследования, охватывающие широкий спектр научной тематики – от классических вопросов азербайджанского языка, литературы и истории до генетики, получения наноматериалов.При университете функционируют два научно-исследовательских института – институт прикладной математики и научно-исследовательский институт проблем физики, где работают около 200 научных сотрудников.Университет является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, счет в органах государственного казначейства, печать с изображением Государственного Герба и своим наименованием. Деятельность Университета осуществляется на основании Положения о Бакинском государственном Университете, утвержденного распоряжением Министерства образования Азербайджана от 15.11.2011 № 11.Структурными подразделениями Университетатакже являются руководство и отделы по вопросам соблюдения законодательства о труде, образовании и др.В структуру Университета входит архив. Архив выделен как структурное подразделение.Номенклатура дел Университета утверждена Государственным архивом города Баку. Номенклатура дел обеспечивает установленный порядок ведения и формирования дел, а также помогает в проведении экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством.Контроль за соблюдением сроков проведения экспертизы ценности документов осуществляет начальник отдела общего делопроизводства. При этом ответственность за хранение документов текущего делопроизводства и архивных документов на сотрудников не возложена.Архив Университета создан с целью обеспечения сохранности, учета, хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда города Баку, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Университета.Положение об архиве, утверждено ректором Университета от 12.12.2012 №29. В соответствии с Положением архив обеспечивает сохранность архивных документов, образующихся в процессе деятельностиУниверситета, в течение сроков, установленных федеральным законодательством, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Бакув сфере архивного дела.Архив Университетаосуществляет учёт, упорядочение, создание научно-справочного аппарата к документам постоянного хранения и по личному составу, а также использование архивных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Баку.Архив Университетаосуществляет отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов постоянного хранения в Государственный Архив города Баку (далее – Госархив) с соблюдением установленных правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Передача документов на хранение в Госархив осуществляется по истечении срока временного хранения, установленного федеральным законодательством в сфере архивного дела и принятым в соответствии с ним нормативными правовыми актами.Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средствУниверситета.Архив Университетаготовит и представляет в Госархивпроекты следующих документов: на утверждение:- описи дел постоянного хранения;на согласование:- описи дел по личному составу;- акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу;- акты об необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;- акты о неисправимых повреждениях документов;- акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;- номенклатуры дел, образующихся в её деятельности;- инструкции по делопроизводству;- положения об архиве и экспертной комиссии;на рассмотрение:- историческая справка о деятельности Организации;- предисловие к описям.Архив Университета ежегодно представляет в Госархивсведения об объеме документов постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в Университете (паспорт архива).Информирует Госархивоб изменении адреса, переименовании, реорганизации, ликвидации Университета, смене руководителя, в письменном виде и не позднее 30 дней. При проведении реорганизации, внесения изменений в учредительные документы Университета, обязуется продолжить передачу отобранных на постоянное хранение документов. В случае ликвидации включает в состав ликвидационной комиссии представителя Госархива.Документы по основной деятельности Университета создаются и хранятся в кабинете главного специалиста-юриста – приемной ректора, а личному составу Университета в кабинете отдела кадров сотрудников и в кабинете отдела кадров студенческого состава. В металлическом сейфе хранятся трудовые книжки сотрудников, дипломы студентов и журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и журнал учета выдачи дипломов.Документы по бухгалтерскому учету и отчетности создаются в бухгалтерии Университета. Годовые отчеты о работе Университета ведутся в электронной программе «Автоматизована система мониторинга». В конце года отчеты распечатываются и формируются в дела.Документы с грифом «Конфиденциально» и «Для служебного пользования» в Университета не поступают.Положение об экспертной комиссии Инспекции с ЭПК Государственного архива города не согласовано.При обследовании дел за 2002-2011 годы, прошедших научно-техническую обработку выявлено следующее.Формирование дел не соответствует требованиям «Основных правил ведомственных архивов», одобренных ЦЭПК Росархива. Некоторые дела постоянного хранения подлежат переформированию.Обработанные документы по основной деятельности и по личному составу Университета за 2001-2011 годы хранятся в кабинете главного специалиста – юриста.Документы постоянного хранения с 2001 года (финансовые, бухгалтерские, статистические и годовые отчеты) по финансовым видам деятельности и ведомости начисления заработной платы сотрудников Университета находятся в бухгалтерии, на хранение в Архив Университета не переданы. Таким образом, хранение документов Архивного фонда не соответствует Правилам. Описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт на уничтожение документов, не внесенных в Архивный фонд, до сих пор не составлены.На основании вышеизложенного, для соблюдения требований законодательства в области архивного дела и делопроизводства следует считать целесообразным вынести следующие рекомендации:1. В соответствии с требованиями Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Основных правил работы ведомственных архивов», «Перечнем типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с обозначением сроков хранения документов», утвержденным приказом Минкульта РФ 2010, организовать проведение научно-технической обработки документов Университетаза 2001-2011 годы.Предоставить на согласование Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива города описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт на уничтожение документов.2. Приказом ректора Университета возложить ответственность за хранение документов на начальников структурных подразделений. Внести изменения в должностные инструкции ответственных лиц. 3. В соответствии с «Примерным положением постоянно действующей экспертной комиссии предприятия, учреждения и организации»(1995), разработать и представить на согласование в Государственный архив города положение об экспертной комиссии Университета.ЗаключениеРассмотрев теоретическую часть, относящуюся к теме работы, и проведя анализ организации делопроизводства и хранения архивных документов, мы можем сделать выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения организации. Также были решены задачи, поставленные в начале исследования данной темы:1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства . 2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив3. Рассмотрены задачи функции ведомственного архива и порядок подготовки документов для передачи в архив учреждения.В ходе исследования проведен анализ архива государственной организации – Бакинского Государственного Университета - документы необходимые в работе архива.Предложены рекомендации по улучшению работы архива Университета. Рекомендации разработаны на основе нормативных правовых актов Российской Федерации об архивном деле.Список источников и литературы:1.Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.2. Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6. 3. Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета от 8 апреля 2011 г. № 754. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы6. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2007.7. ГОСТ Р. 6.38-1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 19908. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»Общероссийский классификатор управленческой документации, принят в 1993 году. Введён 01.07.1994. (Постановление Госстандарта России от 30.12.93 № 299).9. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.10. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.12 . Алексеева Е.В. Архивоведение. М.:ПрофОбрИздат, 2004. - С.79.Крайская З.В., Челлини ЭВ. Архивоведение. Учебное пособие. М. 1996. 13. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 - с. 25.14. Быкова, Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 5.15. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.16. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205.17. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 - с.918. Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: Издательство ПРИОР, 2000. – С. 49.Приложение 11. Организационно-распорядительную (ОРД)1.1. Положения1.2. Уставы1.3. Инструкции1.4. Приказы1.5. Решения1.6. ПротоколыСправочно-информационную2.1.Письма.2.2. Телеграммы2.3. Телефонограммы2.4. Докладные записки2.5. Справки2.6. АктыПо личному составу3.1. Приказы3.2. Личные дела3.3. Заявления3.4. Трудовые книжки3.5. Характеристики.3.6. Договоры и т.д.Приложение 23. Должностные обязанностиИсходя из задач и функций, заведующий архивом выполняет следующие обязанности:3.1. Принимает участие в работе отдела по формированию Архивного фонда.3.2. Обеспечивает исполнение возложенных на заданий по обеспечению плановых показателей. 3.3. Принимает участие в организации работы по комплектованию документами Архивного фонда, в том числе личного происхождения. 3.4. Контролирует сроки передачи документов на государственное хранение после окончание сроков их временного хранения на ведомственном хранении.3.5. Проводит проверки работы служб делопроизводства архивных подразделений, экспертных комиссии (ЭК).3.6. Осуществляет научно-методическую помощь по вопросам работы архивных подразделений, служб делопроизводства, ЭК.3.7. Принимает участие в совещаниях, семинарах по вопросам архивного дела.3.8. Предоставляет методическую помощь по упорядочению и экспертизе ценности документов Архивного фонда и документов, которые не относятся к Архивному фонду.3.3. Принимает участие в разработке проектов нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и делопроизводства.3.10. Предоставляет консультации по вопросам порядка и требований передачи дел на хранение в государственные архивы, в случае ликвидации или реорганизации организации - источника комплектования Архивного фонда.3.11. Составляет и ведет учетную документацию архива:- картотеки;- наблюдательные дела;- журналы учета.3.12. Ведет учет и контролирует наличие документов, которые хранятся в архиве.3.13. Контролирует ведение статистической отчетности архива.3.14. Предоставляет методическую помощь по проведению научно-технической обработке документов, которые создаются в деятельности организации. 3.15. Готовит предложения по развитию архивного дела для включения в целевые программы.3.16. Обобщает информацию состояния архивного дела в организации.3.17. Оказывает методическую помощь государственным архивам в разработке платных услуг и работ.3.18. Входит в состав экспертной комиссии (дальше – ЭК). 3.19. Составляет личный план работ и отчеты по его выполнению.