Организация складского учета и документооборота

Для удобства сравнения приведём некоторые характеристики программ в табличном виде. (таблица 1)Таблица 1 – Сравнительная характеристика программного обеспеченияНазвание программыДоступность для начинающихОбслуживание нескольких складовРабота со штрих-кодамиПечать ценниковЭкспорт данных в MSExcelСтоимостьОК-СКЛАД++++БесплатноСкладской учет товаров+++От 590 руб/месСкладо-предприниматель++Бесплатно1С: Бухгалтерия++++3300Склад+++++БесплатноОрганизация выбора системы складского учета и электронного документооборота средствами MPRIORITY2.2.1. Анализ возможностей системы поддержки принятия решений MPRIORITY В подавляющем большинстве случаев при решении задачи принятия решений очень важно максимально использоватьвозможности информационных технологий. Это позволяет избавиться от рутинных и необходимых при принятии решения вычислений. На современном этапе широкое распространение получили системы поддержки принятия решений, интерфейс которых, в общем случае, содержит следующие составляющие:средства постановки задачи принятия решений;различные средства визуализации числовых и качественных данных (графики, таблицы, диаграммы);средства корректировки исходной задачи принятия решений.Адаптированный под конкретные особенности используемой модели интерфейс позволяет значительно повысить эффективность и качество принимаемых решений. Рассмотрим применение возможностей системы поддержки принятия решений MPRIORITY. Работа указанного программного средства базируется на известном методе анализа иерархий (МАИ). Идея данного метода была предложена американским математиком Т. Саати (Saaty Thomas L) около 35 лет назад. Метод анализа иерархий является эффективным и доступным. Основное его назначение ─ решение слабоструктурированных задач принятия решений.Среди преимуществ использования иерархии в качестве средства описания задачи принятия решений, можно выделить следующие:Иерархическое представление задачи принятия решений позволяет описывать влияние элементов иерархии одного уровня на элементы другого уровня. Процесс построения иерархий исходит из способа мышления человека (определение объектов и установление связей между ними). Иерархия устойчива и гибка в том смысле, что малые ее изменения (удаление и добавление элементов) не разрушают характеристик иерархии.В решении задач принятия решений методом иерархий первым этапом является декомпозиция проблемы через определение ее компонент и отношений между ними, т.е. построение иерархии задачи принятия решений. При построении иерархии основные цели устанавливаются в вершине иерархии, подцели и силы, влияющие на подцели ─ на втором и третьем уровнях соответственно. На самом нижнем уровне иерархии следует располагать возможные исходы (альтернативы, сценарии и т.д.). Следующим этапом является осуществление попарного сравнения отдельных компонент иерархии. Попарные сравнения — это процесс, согласно которому происходит сравнение всех пар объектов из некоторого списка по некоторому критерию, указывая каждый раз, более предпочитаемый объект (по этому критерию). Все результаты попарных сравнений заносятся в соответствующую таблицу (матрицу попарных сравнений), по которой потом проводятся необходимые вычисления.Для того чтобы полученные с помощью метода анализа иерархий результаты были адекватны ситуации, в которой принимается решение, необходимо, чтобы в матрицах попарных сравнений достигалась требуемые уровни согласованности данных.Для оценки согласованности в методе анализа иерархий используются следующие величины: ИС - индекс согласованности;ОС - отношение согласованности.Проверка данных на согласованность и является третьим этапом реализации алгоритма метода анализа иерархий в Mpriority.2.2.2. Реализация выбора средства автоматизации для оптимизации складского учета и документооборотаРабота с системой поддержки принятия решений начинается с создания нового проекта, где в форме в режиме редактирования необходимо ввести исходные данные процесса. В нашем случае производится выбор системы для организации электронного документооборота. Окно заполнения параметров нового проекта представлено на рис.1.Окно заполнения параметров нового проектаПосле заполнения необходимых параметров необходимо определиться с критериями выбора наиболее эффективного программного обеспечения.К основным критериям выбора программного обеспечения, на наш взгляд, относятся:стоимость лицензии программного продукта;наличие демо-версии;возможность работы с обращениями контрагентов;возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа;возможность отправки электронной цифровой подписи.Каждый из указанных критериев имеет практическую значимость и может использоваться для обоснования выбора системы:Критерий «стоимость лицензии» является важным по причине того, что не все организации способны выделить крупную сумму на автоматизацию делопроизводства в силу ограниченности бюджетных средств, поэтому оптимальным является приобретение недорогого программного продукта, который бы соответствовал требованиям организации-заказчика.Критерий «наличие демо-версии» позволяет оценить возможности программного продукта и его соответствие требованиям организации, не затрачивая при этом дополнительные средства.Критерий «возможность работы с обращениями контрагентов» обеспечивает двустороннюю и оперативную связь с контрагентами.Критерий «возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа» является принципиально важным по причине возможности повышения эффективности работы с документами благодаря присутствию данной функции в приобретаемой программе.Критерий «возможность отправки электронной цифровой подписи» позволяет защитить документ от несанкционированного доступа, позволяет обрести документу юридическую значимость.По завершению этапа выбора критериев и открытия нового проекта в режиме работы эксперта сравним данные критерии по шкале, предложенной Т.Саати. Пример шкалы сравнения выбранных критериев представлен на рис.2.Шкала сравнения критериевРезультаты сравнения критериев программа автоматически заносит в таблицу и производит расчеты. Результаты сравнения критериев представлены на рисунке 3. Результаты сравнения критериевПо данным формы видно, что самым приоритетным критерием является возможность работы с обращениями граждан, далее возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа, затем возможность работы с ЭЦП, затем стоимость лицензии и на последнем наличие демо-версии. Из данных результатов можно сделать вывод, что главными являются функциональные критерии.Следующим шагом выполнения анализа является попарное сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно каждого из критериев (рис.4-8). Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «Стоимость лицензии»Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «Наличие демо-версии»Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «Возможность работы с обращениями контрагентов»Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «Возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа»Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «Возможность отправки ЭЦП»Для того чтобы полученные результаты были адекватны в ситуациях, в которых принимается решение, необходимо достижение требуемых уровней согласованности данных. Для оценки согласованности вводятся следующие величины:ИС – индекс согласованности;ОС – отношение согласованности.Для согласованности данных ОС не должно превышать 10%, в исключительных случаях 20%. В данном исследовании в большинстве случаях данные полностью согласованы, то есть ОС=0.Результаты исследования и анализа в программном средствеMPRIORITY представлены на рис.9.Результаты исследования наиболее эффективной системы электронного документооборотаВ результате анализа и произведенных расчетов получены данные о приоритетности использования системы 1С: Бухгалтерия для оптимизации складского учета и документооборота. заключениеСкладской учет следует рассматривать как аккумулятор резервов материальных ресурсов, необходимых для сглаживания колебаний объемов поставок и спроса, а также синхронизации скоростей потоков товаров в системах движения от изготовителей к потребителям. Другими словами, на складах в течение определенного времени должно находиться такое количество товара, которое позволяет сделать бесперебойным технологический процесс торговли. Вместе с тем, существует определенный уровень затрат, превысив который предприятие начинает терять свою прибыль. Именно поиск "золотой середины", то есть оптимизация работы склада с минимальными затратами, является целью организации работы склада. Развитие информационных технологий позволяет оптимизировать складской учет посредством использования автоматизированного программного обеспечения при наименьших затратах, повышая при этом эффективность деятельности.В данном исследовании были изучены основные направления организации складского учета и документооборота, а также методы и средства автоматизации указанной деятельности посредством программного обеспечения.На основе анализа с использованием системы поддержки принятия решений Mpriorityбыло выбрано наиболее приоритетно программное обеспечение по следующим критериям:стоимость лицензии программного продукта;наличие демо-версии;возможность работы с обращениями контрагентов;возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа;возможность отправки электронной цифровой подписи.По результатам исследования трех программных продуктов (1С: Бухгалтерия, ОК Склад, Складской учет товаров) выбор был осуществлен в пользу системы 1С: Бухгалтерия, сочетающей в себе все необходимые функции.Таким образом, основным направлением оптимизации складского учета и документооборота является внедрение автоматизированного программного обеспечения, которое должно соответствовать основным целям и задачам деятельности организации.Список используемой литературыКонституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с изм. От 30.12.2008) // Российская газета от 21.01.2009. - № 7.Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от 30 декабря 2006 г.).Федеральный закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Рос. газета – 2002. – № 6.Федеральный закон Российской Федерации от 1 мая 2005 г № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2006.Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 152 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собр. законодательства РФ. – 2006. – Ст. 11.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М. : Изд-во стандартов, 2007.Белов И. В. Использование программной системы MPRIORITY для принятия оптимального решения [Текст] / И. В. Белов // Молодой ученый. — 2014. — №8. — С. 67-71.Затеса А. В. Использование метода анализа иерархий для выбора информационной системы // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. 2010. № 6. С. 164 – 167.Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения». – С-Пб.: Азбука, 2002 г.Методы и средства работы с документами. Антология. -Едиториал УРСС, 2000 г.Программные системы поддержки принятия оптимальных решений. [Электронный ресурс] URL: http://www.tomakechoice.com/mpriority.htmlРезниченко О.С, Салина В.Г. Применение метода для решения бизнес-задач многокритериального выбора// Современная наука: актуальные проблемы и пути их решения. 2013. №2. С.43-47.Савченко И.О. Выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов методом анализа иерархий // Журнал научных публикаций аспирантов и докторантов. 2013. № 6 (84). С. 35-37Саати Т. Л. Принятие решений при зависимостях и обратных связях: Аналитические сети. М.: Издательство ЛКИ, 2008. 360 с.Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. М: Радио и связь, 1993.Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. – 84с.