анализ организации документационного обеспечения управления коммерческой структуры и его совершенствование (на примере конкретной коммерческой структуры)

Поэтому, регистрации подлежат все документы, которые требуют исполнения, учёта и последующего использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки или получения.Работе с исходящими и входящими документами будет уделено внимание ниже.Работа с бумажными исходящими документами включает следующие этапы: проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей; регистрация; оформление почтовых реквизитов; конвертирование (упаковка); сортировка; отправка; помещение контрольного экземпляра в дело.Исходящая корреспонденция регистрируется в секретариате. На оригинале документа проставляется исходящий номер подразделения. РК исходящего документа создается работниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях. После подписания исходящего документа РК средствами автоматизированной системы передается в секретариат.Рисунок 2.4.Маршрут исходящих документов из ЗАО «Информтел Москва» В качестве негативного момента можно указать то, что периодически работниками не учитываются все садии прохождения документов, которые необходимы. На попуск той или иной стадии влияют скорее необъективные причины, такие как профессиональная усталость, невнимательность и т.п. асто небольшие ошибки приводят к сбою системы, потерям файлов или неполноценному формированию дел в архиве организации.Для контроля за прохождением документа той или иной стадии можно создать «маршуторизацию» документа и отслеживать его в течении недели или другого промежутка времени. Это облегчит мониторинг документообоота в организации.Как и требует современное управление документацией, в конкретной организации должен быть составлен собственный табель применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.Сама необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что любые документы в организации являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.Помимо традиционного документооборота имеется также и электронный докмуентооборот.Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Организация работы с документами – это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования, т. е. оформления документов, но и единый порядок документооборота.Глава 3.Совершенствование ДОУ ЗАО «Информтел Москва»3.1. Внедрение новых локальных нормативных докмуентов в ЗАО «Информтел Москва»В данной главе имеет смысл проанализировать недостатки в документообороте ЗАО «Информтел Москва» и найти пути совершенстования данных недостатков.Документооборот в ЗАО «Информтел Москва» организуется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и организационно - распорядительными документами ЗАО "Информтел". Стоит заметить, что в контакт-центре ЗАО «Информтел Москва» не существует инструкции по делопроизводству. Организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет уполномоченные лица на ведение ДОУ лица (секретариат, секретарь и менеджер по кадрам), другую часть - структурные подразделения.Опыт исследователей в области документоведения определил, что при введении нормативных локальных актов, в данном случае по документоведению, документопоток упрощается, должностные обязанности выполняются четче и т.п.Разработка данных локальных актов является одним из наиболее сложных и, вместе с тем, эффективных мероприятий по совершенствованию делопроизводства. Она требует высокой квалификации от работников службы делопроизводства.Таким обарзом, после анализа документопотока и имеющихся документов в ЗАО «Информтел Москва» необходимо сделать следующие нормативные изменения, а именно введение нескольких документов: инструкции по делопроизводству, Положения о секретариате и должностных инструкций.Рисунок 3.1. Нормативное соверешнстование ведения делопроизводства в ЗАО «Информтел Москва»Инструкция по делопроизводству.Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Информтел Москва» будет определять единую систему организации делопроизводства, устанавливать правила и порядок работы с документами несекретного характера, письмам, входящими, исходящими и другими документами. Положения Инструкции будут распространяться на организацию работы с документами, представленными на носителях всех видов, включая их подготовку, регистрацию, оформление и контроль своевременности исполнения документов, осуществляемый с помощью автоматизированных технологий. Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Информтел Москва» будет включать следующие разделы: Общие положения, правила составления и оформления документов, документооборот, регистрация документов, организация справочной работы, контроль за ханением документов, оперативное ханение, архив.Положение о секретариате. Также в ЗАО «Информтел Москва» необходимо положение о секретариате, т.к. данный отдел имеется, но нет документа, по которму он бы существовал.В данном документе будет следующие разедлы: Общие положения, основные задачи, основные функции, права и обязанности, структура и организация деятлеьности, реорганизация отдела.Совершенствование должностных инструкций.Должностные инструкции являются одним из важных документов кадрового делопроизводства. При верном их составлении будет удовлетворена не только необходимость в следованиях правилам ГОСТов и законам РФ, но и строгая иерархия подчиняемости, разработан механизм взаимодействия сотрудников между собой и выполнения должностных обязанностей.Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, задачи, права, ответственность должностных лиц и обязанности.Должностные инструкции разрабатываются на основе штатного расписания и на каждую специальность. На основе должностной инструкции устанавливаются основные права и обязанности каждого сотрудника предприятия, а также его взаимоотношения с другими работниками.Данный документ очень важен как для самого работника, так и для руководителя организации, так как при случае возникновения разногласия спор можно разрешить, апеллируя к данному документу.В целях соответствия содержания и внешнего вида должностных инструкций требованиям, принятым Государственным стандартом и разработанным в развитие этого Стандарта Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов" при разработке шаблона должностных инструкций предлагаем воспользоваться нижеследующей структурой. Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:- наименование организации - автора (разработчика) документа;- наименование вида документа;- дата документа;- регистрационный номер документа;- место составления или издания документа;- гриф утверждения документа;- заголовок к тексту;- текст документа;- отметка о наличии приложения;- подпись;- гриф согласования документа;- визы согласования документа;- отметка о заверении копии документа;- отметка об исполнителе;- идентификатор электронной копии документа.Должностные инструкции утверждаются руководителем организации. Гриф утверждения содержит слово «УТВЕРЖДЕНО» большими буквами без кавычкек, согласно ГОСТу Р. 6.30-2003, подпись с расшифровкой и дату. Печать на нем не ставится.Документ типовой, но тем не менее, важно соблюдение всех подотделов данного документа, а также учет специфики организации. Должностная инструкция относится к внутреннему документу, то есть документу, разрабатываемому внутри организации.Если говорить о предметных действиях и базовых операциях, производимых с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла, и их сущности, то следует упомянуть несколько, а именно: создание документа, согласование документа, утверждение документа, подписание документа, регистрация документа, исполнение документа, внесение инфорамции о документе в номенклатуру дел, передача документа в архив. Кратко изложим и проанализируем все процессы данных действий и операций. Создание должностной инструкции подразумевает ее черновое написание и построение его в соответсвии с требованиями ГОСТов и нормативно-методических документов. Далее необходимо сказать, что до подписания документа руководителем организации, необходим процесс соласования или утверждения, то есть проставления соответсвующих грифов (подписей согласия на проводимые действия). Согласование, к примеру, проводится в последовательности от самого незначительного специалиста к более значительному. Утверждение происходит либо коллегиальным органом, либо человеком, имеющим на это полномочия. Подписание докмуента производится, как правило, менеджерами линейной администрации или же самим руководителем. Регистрация должностной инструкции может быть традиционным способом, то есть регистрация в журналах документов; но на данный момент все чаще и чаще прибегают к регистрации документов в автоматизированных системах, в которых данный процесс осуществляется быстрее и легче. В баазх данных легче также проследить маршрут документов, а также проконтролировать их исполнение. После регистрации докмуента ему присваивается номер.Исполнение должностной инструкции является его целью, то есть при доведении информации до получаетеля, начниается процесс изменения того, чем и являлась тема и цель документа. После того, как документ использован и его цель достигнута, его оставляют во временное хранение в отделе. Далее, если он подлежит более долгому хранению или же постоянноум хранению, составляют номенклатуру дел, само дело, в котором документ будет хранится и передают экземпляр в архив на тот срок хранения, который ему предусмотрен по нормативно-методической рекомендации.Должностная инструкция работника должна пройти все стадии создания и работы с ним, должна не только копировать содержания из рекомендуемых типовых образцов и перечисления квалификационных требований, но и анализировать конкретные должностные обязанности, права и ответсвенность.ЗАКЛЮЧЕНИЕПроанализировав документопоток в ЗАО «Информтел Москва» монжо сделать следующие выводы:В организации имеется не разветвленная структура управления, тем не менее имеются два филиала, в Санкт Петербурге и Самаре.В Москве имеется три основных отдела, документоведением занимается секретарь, который ответственен за все документы, кроме кадровых, и менеджер по персоналу, который занимается кадровыми вопросами.В ЗАО «Информтел Москва» имеются основные документы, по которым ведется документоционное обеспечение, а именно устав, должностные инструкции, трудовой договор, штатная численность и т.п.Работа с бумажными исходящими документами в ЗАО «Информтел Москва включает следующие этапы: проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей; регистрация; оформление почтовых реквизитов; конвертирование (упаковка); сортировка; отправка; помещение контрольного экземпляра в дело.Исходящая корреспонденция регистрируется в секретариате.. На оригинале документа проставляется исходящий номер подразделения. РК исходящего документа создается работниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях. После подписания исходящего документа РК средствами автоматизированной системы передается в секретариат.Каждая компания должна следовать ГОСТам по делопроизводству, то есть государственным стандартам, в которых указан набор реквизитов, их расположение, а также и постоянное или переменное содержание в том или ином документе. В РФ на данный момент используется ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ, в основном описывает оформление организационно-распорядительной документации.Рекомендательный характер стандарта не снижает его значения в регламентации документирования. На основе правил и норм ГОСТ Р 6.30-2003 в организации разрабатываются локальные акты по кадровому делопроизводству.Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по оформлению осуществления должностных обязанностей играют важную роль в жизни каждого сотрудника. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.Таким обарзом, после анализа документопотока и имеющихся документов в ЗАО «Информтел Москва» необходимо сделать следующие нормативные изменения, а именно введение нескольких документов: инструкции по делопроизводству, Положения о секретариате и должностных инструкций.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫНормативно-правовые акты и судебная практикаКонвенция Международной организации труда N 158 «О прекращении трудовых отношений по инициативе предпринимателя» (принята в Женеве, 22 июня 1982 года) // СПС «КонсультантПлюс»."Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2012) // "Российская газета", N 256, 31.12.2001."Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ // "Российская газета", N 238-239, 08.12.1994.Федеральный закон от 24.07.2007 N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» // "Российская газета", N 164, 31.07.2007.Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации" // "Российская газета", N 146, 07.07.2006.Федеральный закон от 25.07.2002 N 113-ФЗ «Об альтернативной гражданской службе»// "Российская газета", N 138-139, 30.07.2002.Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О Занятости населения в Российской Федерации» //"Российская газета", N 84, 06.05.1996.Постановление Правительства РФ от 28.04.2007 N 252 "Об утверждении перечня профессий и должностей творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, особенности трудовой деятельности которых установлены Трудовым кодексом Российской Федерации" // "Российская газета", N 100, 15.05.2007.Положение о порядке прохождения альтернативной гражданской службы // утв. Постановлением Правительства РФ от 28.05.2004 N 256 // "Российская газета", N 114, 02.06.2004.Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")// "Российская газета", N 77, 22.04.2003.«Перечень сезонных отраслей промышленности, работа в организациях которых в течение полного сезона при исчислении страхового стажа учитывается с таким расчетом, чтобы его продолжительность в соответствующем календарном году составила полный год» (утв. Постановлением Правительства РФ от 04.07.2002 N 498//"Российская газета", N 124, 10.07.2002).«Перечень сезонных работ и сезонных отраслей промышленности, работа на предприятиях и в организациях которых независимо от их ведомственной принадлежности в течение полного сезона засчитывается в стаж для назначения пенсии за год работы» (утв. Постановлением Совмина РСФСР от 04.07.1991 N 381 // СПС «КонсультантПлюс»). «Список сезонных работ и сезонных отраслей промышленности, независимо от ведомственной подчиненности предприятий и организаций, работа в которых в течение полного сезона засчитывается в стаж для назначения пенсии за год работы» (утв. Постановлением Совмина СССР от 29.09.1990 N 983 // "СП СССР", 1990, N 28, ст. 134). Постановление СовМина СССР от 10.11.1967 г. N 1029 "О порядке применения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 26 сентября 1967 г. "О расширении льгот для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера" // СПС «КонсультантПлюс».«Перечень сезонных работ» (утв. Постановлением НКТ СССР от 11.10.1932 N 185 // "Известия НКТ", 1932, N 28 – 29).Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» // "Российская газета", N 235, 19.11.2003.Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" // "Российская газета", N 297, 31.12.2006."Кодекс законов о труде Российской Федерации" (утв. ВС РСФСР 09.12.1971, утратил силу) // "Ведомости ВС РСФСР", 1971, N 50, ст. 1007.Неопубликованные источникиУстав ЗАО «Информтел Москва»Должностные инструкции ЗАО «Информтел Москва» Трудовой договор ЗАО «Информтел Москва» Литература и периодические издания:Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2006, С. 58-60.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления), М., 2015. С. 13Берестова В. Использование компьютерных систем в документационном обеспечении управоения//Делопроизводство, 2013, №1, С. 23-25 Борискин В.В., Поликарпова Н.М. «Делопроизводство», 2015, С.102.Ватолина М.В. Организация работы с документами. Ростов-на-Дону, 2010., С. 40Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М., 2011.Ларьков Н.С. Документоведение. Томск, 2010. С. 4Купер Д ., Робертсон А.. Психология в отборе персонала. М., 2010, С. 13-15. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Колесников В.Н. Делопроизводство на малом предприятии. М., 2012., С. 59.Кузнецов С. Л.. Обеспечение сохранности элект ронных документов в малом и среднем офисе//Делопроизводство, 2012, №3. С. 14-18.Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. СПб., 2015, С. 90.Сoтникoвa С.И. Упрaвлeниe кaрьeрoй: учeб. пoсoбиe – М.: ИНФРA-М, 2011, С.39.Уколов В.Ф., Масс А.М., Быстряков И.К.Теория управления: Учебник. - М.: Экономика, 2003 г. С. 312-313.Фионова Л.. Разработка алгоритма проведения документного аудита//Делопроизводство, 2013, № 1, С. 6-10.Интернет ресурсы:Афансаьев С.И. О требованиях к системам упралвением электронными документами в контроле их качества электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа://http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?365 (дата обрашения 02.04.2016)Ильенко О. Как оптимально сформировать кадровый резерв компании [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://delovoymir.biz/2013/07/29/kak-optimalno-sformirovat-kadrovyy-rezerv-kompanii.html (Дата обращения 09.04.2016)Инструкция по делопроизводству. Организация работы с документами // ПГУ имени М.В.Ломоносова [Электронный ресурс] - Архангельск,2000-2008. - Режим доступа: http://www.pomorsu.ru/body.php?page=quality_doc_direction_part_4 - Загл. с экрана (дата обращения 01.04.2016)Инструкция по делопроизводству [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/instrukciya-po-deloproizvodstvu.html (дата обращения 15.04.2016)Кузнецов С.Л. «Новые правила электронного документооборота», электронный аналог журнала «Делопроизводство» №1, 2015 [Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?367 (дата обрашения 25.03.2016)Кукариной Ю.М. «Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации» аналог журанла «Делопроизводство»[Электронный ресурс] Режим доступа:// http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?335 (дата обращения 25.03.2016)Орлова Е.В. Порядок ознакомления работника с локальными нормативными актами работодателя // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. - 2011, № 6. - С. 54.ПРИЛОЖЕНИЯПриложени1Организационная структура конкакт центраПриложение 2Анализ структуры документооборота в ЗАО «Информтел Москва» по признаку документационного обеспеченияНаименование документаКоличество документов2013год2014год2015годОрганизационно – распорядительная документация:нормативные документыучредительные документыраспорядительные документыорганизационные документыинформационно - справочная документация124203240Финансово-бухгалтерские документы7508501002Документы по личному составу 250350 470Плановая документация 345556 316 Документы по материально-техническому обеспечению384402358Статистическая документация140027001050Договорная документация85025971972Итого в год: 413076585408В среднемзадень11,320,914,8