деловое совещание

2: Настаивайте на письменной повестке дняНезависимо от краткости совещания необходимо, настоять на том, чтобы повестку дня составили в письменном виде и заблаговременно роздали всем участникам. В случае, если вы будете председательствовать на совещании, основать это вам не составит труда. В случае, если организацией занимается кто-нибудь другой, нужно попросить у него повестку или предложить самим составить и раздать ее до начала совещания. Это позволит обеспечить всем участникам достаточное время для подготовки и существенно снизить риск ошибок и неразберихи.Совещания без письменной повестки дня довольно часто обращаются в общие, расплывчатые дебаты, где упускаются основные моменты.3: Ограничьте свое участие в совещанияхПо возможности принимайте участие лишь на тех совещаниях, где вам действительно нужно быть. Вамнеобходимо точно знать, для чего вы туда идете и — в том случае, если выступаете сами, — что хотите произнести.Организовывая совещание, приглашайте лишь тех, чье присутствие точно необходимо. Чем больше число участников, тем сложнее вам или кому бы то ни было благополучно донести до слушателей свои мысли.4: Поддерживайте интерес участников совещанияПри проведении совещания, можно разнообразить формат, стиль и темп выступлений. Не надо допускать, чтобы основные ораторы взяли в свои руки управление совещанием. В случае если два человека сцепились и начали спор, не устремляя внимание на остальных, измените формат совещания, превратив его во встречу двух противников.Довольно много времени пропадаетнапрасно, когда люди не умеют внимательно слушать то, что им говорят. В следствие, снова поднимаютпрежде рассмотренные темы и задают вопросы, ответы на которые уже прозвучали. Все сообщения должны относитьсяк основным вопросам совещания и не должны быть всего лишь предлогом показать личное остроумие или мудрость участников.5: Ваши выступления должны быть краткимиНе нужно поддаваться искушению поговорить о пустяках.Никогда не обрывайте другого оратора, даже если вы с ним абсолютно не соглашаетесь. Разрешите ему закончить и лишь, потом выскажите свою точку зрения. Это не только вопрос вежливости, но и самый лучший способ подчеркнуть приоритет ваших взглядов. Если вы не будете прерывать оппонента, то:Позволите открыто прозвучать всем слабым и сильным сторонам его позиции. Если оппонента прервать, он может продолжить свою аргументацию, сопровождая ее саркастическим замечанием: «Если бы разрешили мне окончить, то узнали бы...»Затрудните ему ответ на ваши возражения, поскольку он уже употребил большую часть своих аргументов.Укрепите свои позиции, ведьвы выглядите в глазах аудитории человеком, который внимательно слушает аргументы противоположной стороны и скрупулезно взвешивает все «за» и «против», нежели выдвинуть свои возражения.Избежите перехода на личности — это непродуктивно и разрушительно. Это пустая трата времени, так как оппонент начинает защищать себя или делает ответные выпады.Эмоциональный накала лишь отвлекает остальных участников совещания от обдумывания ваших идей и снижает шансы благополучного общения.6: Заканчивайте планом действийПрисутствуя на совещании, поощряйте выступающих выразить четкий план действий, который явился бы итогомвашей встречи. Если вы руководитель, дайте четко понять присутствующим, что вы намерены твердо придерживаться сформированного решения. Если принятое решение касается вас, обязательно исполняйте его.В случае, если начался конфликт необходимо четко отметить, что все эмоции нужно оставить за пределами зала для совещаний. Расскажите о правилах проведения деловых совещаний. Внимание аудитории необходимоустремить на цель совещания, а не на выходки конкретных выступающих. Постарайтесь вернуть позитивный тон обсуждению, обратите внимание аудитории на повестку дня. Сконцентрируйте внимание сотрудников, что в данный момент не идет обсуждение предложений участников совещания, а только выдвигаются идеи. То есть можно избавиться от ненужной критики и реакции на нее. Для того, чтобы выйти из конфликта можно применить пробные вопросы.ЗАКЛЮЧЕНИЕКак видим, совещание - процесс сложный и при его проведении нужно учитывать огромное количество психологических закономерностей, принципов и норм. Организации, которые добиваются успеха, отличаются от противоположных тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. Значит, и успех любого дела определяется тем, насколько активно и сознательно участвуют в нем люди. Для руководителя обеспечивающими и основополагающими являются социально-психологические методы менеджмента, которые направлены на достижение поставленной цели, которая влияет на конечный итог деятельности организации. Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени любого руководителя организации, на его способность четко, быстро, ясно доводить информацию до своих подчиненных, получать все нужные сведения от них, принимать своевременно верное решение.Если рассматривать эффективность проведения делового совещания, с психологической точки зрения, отметим, что чаще всего руководители допускают следующие ошибки: отсутствует система в подготовке и реализации совещаний,наличие излишней централизации при выборе решений, что делает низовые звенья управления формальными исполнителями и лишает их инициативы, отсутствует конкретная сущность принятых решений, которые прикрываются зачастую под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п..В завершении можно сформулировать некоторые рекомендации, которые нарушаются практически всегда:совещание следует проводить не в кабинете руководителя (предпочтительнее выбрать круглый стол, для выделения равенства участников);в качестве ведущего можно выбрать специально подготовленного спикера, а не руководителя;руководителю следует переключить на секретаря все телефоны и не общаться с лицами, которые не принимают участие в совещании;совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможноиспользование "мозгового штурма";нельзя допускать превращения интересного выступления в "литье воды";неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и переходить "на личности", при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека (кроме весьма небольшого числа случаев, в которых выполнение однозначного решения руководителя действительно необходимо).Таким образом, в данной работе были рассмотрены понятие совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Также принципы и нормы совещаний.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫБороздина Г.В. Психология и этика делового общения.-М.: Юрайт, 2016.-463сЗахарова Л.Н. Психология управления.-М.: Логос, 2014.-374сКазакова О.А. Деловая коммуникация.-Томск: Изд-во Томского политехнического института, 2013.-132сКозьяков Р.В. Психология управления.-М.: Директ-Медиа, 2014.-201сКузнецов И.Н. Деловое общение.-М.: Дашков и К, 2013.-528сЛавриненко В.Н. Психология и этика делового общения.-М.: Юнити-Дана, 2012.-419сЧудинов А.П. Деловое общение.-М.: Флинта, 2015.-192с