Использование современных технологий для хранения и поиска документальной информации.

Систематизация документации, обеспечивающая сохранение ключевых данных, - важный этап подготовки к архивированию. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет требования к архиву предприятия.
Согласно закону, руководство предприятия должно организовать систему архивного хранения и обеспечить сохранность документации в течение всего срока. Архив может быть оформлен как отдельное структурное подразделение или как отдел внутри службы ДОУ.
Основными задачами архива деловых бумаг являются:
- Формирование и комплектование;
- Проведение учета и обеспечение сохранности данных;
- Справочная работа;
- Контролирование использования архивных документов;
- Подготовка к передаче в муниципальный или федеральный архив.
Положение об архиве организации является локальным нормативным актом, который не только определяет функции и статус архива, но и состав деловых бумаг, которые надлежит хранить в данном структурном подразделении.
Перечислим основные функции архивного отдела, которые регламентируются данным Положением:
- Составлять перечень источников формирования фонда;
- Принимать документы от подразделений компании и внешних организаций;
- Проводить экспертизу ценности;
- Проверять правильность оформления дел;
- Составлять номенклатуру дел;
- Оказывать необходимую методическую и практическую помощь сотрудникам фирмы.
















Заключение

Рассмотрение основных средств хранения и поиска документов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов.
Главные составляющие при построении и внедрении системы автоматического документооборота. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.
В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.
Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам.
Поэтому в настоящее время велика потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.




Список литературы

Басаков М. И. Современное делопроизводство; Феникс - Москва, 2016. - 480 c.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство; Юрайт - Москва, 2014. - 576 c.
Коробейникова Л. С., Купрюшина О. М. Документационное обеспечение делового общения; Магистр - Москва, 2015. - 304 c.
Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2016. - 294 c.
Михайлов Ю. М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник; Альфа-Пресс - , 2012. - 576 c.
Пшенко А. В., Степанов Е. А. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности; Академия - Москва, 2016. - 272 c.
Теплицкая Т. Ю. Все виды деловой корреспонденции. Правила составления и оформления; Феникс - Москва, 2015. - 192 c.



Басаков М. И. Современное делопроизводство; Феникс - Москва, 2016. - 480 c.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство; Юрайт - Москва, 2014. - 576 c.

Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2016. - 294 c.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство; Юрайт - Москва, 2014. - 576 c.
Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2016. - 294 c.












2