Организация учета документов в РФ

Итогом работы стала разработанная звеннность перечня, включающая в себя четыре звена:1. Минобрнауки России.2. Подведомственные образовательные учреждения.3. Подведомственные научные учреждения.4. Иные подведомственные учреждения.5-й этапРабота над составлением Перечня. Проведен анализ действующих номенклатур структурных подразделений Минобрнауки России и подведомственных организаций, движение документов по ведомству, внутри каждой организации и вне их. Проведена сверка имеющихся номенклатур и типов документов с перечнем типовых документов.Определяется вид документа, подлинность, носитель. В качестве дополнительных методических материалов могут быть использованы уже утвержденные перечни.В рамках работы над Перечнем проведена работа по сбору материалов в Минобрнауки России, актуализация информации с данными по всем комиссиям, коллегиям, рабочим группах и т.д. в рамках компетенций каждого Департамента. По подведомственным организациям была организована работа по сбору утвержденных номенклатур дел (порядка 700 организаций), проведен анализ и разделение на основные группы в соответствии с основным видом деятельности. Основная задача при создании перечня документов – выявить все функциии отразить все виды документов Минобрнауки России и подведомственных организаций. Документы по разделам группируются в порядке их значимости. Ведется разработка заголовков видов документов. Сроки хранения документов определяются исходя из сроков в перечне типовых документов. В настоящее время работа над перечнем продолжается. Следующим этапом работы по подготовке перечня будет обсуждение и согласование проекта перечня с Центральной экспертной комиссией Минобрнауки России, а затем с Росархивом.Разработка информационно-технического решения по комплектованию, учету, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных организаций.Разработка информационно-технического решения по комплектованию, учету, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных организаций, направлена на обеспечение единого системного подхода при работе с документами в подведомственных организациях, обеспечения мониторинга и контроля за подведомственными организациями со стороны Минобрнауки России.Задача по системному подходу в рамках реализации поставленной задачи упрощается использованием единой информационной системы в качестве платформы для создания функционального архивного модуля. Информационно-техническое решение будет разработано на базе действующей информационно-аналитической системы «Мониторинг». Использование данной системы, на платформе которой реализован уже не один информационный проект, задействованный при работе с подведомственными организациями, имеет ряд преимуществ. Не углубляясь в технические характеристики, следует отметить, что общая информационно-техническая платформа позволит быстро интегрировать новый функциональный модуль, а уже осуществляемое взаимодействие с подведомственными организациями на основе данной информационно-технической платформы по различным направлениям позволит нивелировать процесс знакомства с новыми функциональными возможностями. В ходе работ по созданию единого ведомственного перечня документов определяются в том числе и позиции перечня в соответствии с документооборотом подведомственных организаций. Т.е. осуществляется подготовка методической основы для работ по созданию и обновлению номенклатур дел подведомственными организациями. В данном случае Минобрнауки России обеспечивает реализацию полномочий и функций учредителя в отношении подведомственных организаций, предоставляя им методическую и информационно-техническую поддержку при работе с документами. На данном этапе работы проводятся мероприятия по разработке функциональной структуры архивного модуля системы на основе осуществляемых методических разработок.Использование информационно-аналитической системы с функциями архива позволит в дальнейшем осуществлять ежегодную актуализацию номенклатуры подведомственными организациями непосредственно через систему и позволит сотрудникам Минобрнауки осуществлять в случае необходимости мониторинг по данному направлению.ЗаключениеЧеткои качественно организованный документооборот является важным условием для создания благоприятного социально – психологического климата в коллективе, а такая обстановка способствует повышению производительности труда. Таким образом, возникает необходимость в изменении должностных инструкций, распределение между сотрудниками канцелярии дополнительных обязанностей.Одной из самых массовых задач учета является нумерованный учет пропусков на предприятии, который заключается в своевременном и точном учете выданных и сданных пропусков в специальной базе данных.Разработка информационно-технического решения по комплектованию, учету, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных организаций, направлена на обеспечение единого системного подхода при работе с документами в подведомственных организациях, обеспечения мониторинга и контроля за подведомственными организациями со стороны Минобрнауки России.Задача по системному подходу в рамках реализации поставленной задачи упрощается использованием единой информационной системы в качестве платформы для создания функционального архивного модуля. Информационно-техническое решение будет разработано на базе действующей информационно-аналитической системы «Мониторинг». Использование данной системы, на платформе которой реализован уже не один информационный проект, задействованный при работе с подведомственными организациями, имеет ряд преимуществ. Не углубляясь в технические характеристики, следует отметить, что общая информационно-техническая платформа позволит быстро интегрировать новый функциональный модуль, а уже осуществляемое взаимодействие с подведомственными организациями на основе данной информационно-технической платформы по различным направлениям позволит нивелировать процесс знакомства с новыми функциональными возможностями. В ходе работ по созданию единого ведомственного перечня документов определяются в том числе и позиции перечня в соответствии с документооборотом подведомственных организаций. Т.е. осуществляется подготовка методической основы для работ по созданию и обновлению номенклатур дел подведомственными организациями. В данном случае Минобрнауки России обеспечивает реализацию полномочий и функций учредителя в отношении подведомственных организаций, предоставляя им методическую и информационно-техническую поддержку при работе с документами. На данном этапе работы проводятся мероприятия по разработке функциональной структуры архивного модуля системы на основе осуществляемых методических разработок.Использование информационно-аналитической системы с функциями архива позволит в дальнейшем осуществлять ежегодную актуализацию номенклатуры подведомственными организациями непосредственно через систему и позволит сотрудникам Минобрнауки осуществлять в случае необходимости мониторинг по данному направлению.Список использованной литературыПриказ Министерства финансов Российской Федерации от 3 сентября 2014 г. № 276 «Об утверждении перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения»// Согласовано решение ЦЭПК при Росархиве 23 мая 2014 г.Приказ Минобрнауки России № 2917 от 30 декабря 2011 г. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации.Приказ Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 года № 104 «Об утверждении Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 годы).Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (ред. от 28.04.2011) «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.09.2007 № 10194)Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения/ ВНИИДАД/ Согласовано ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.// http://archives.ru«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) (ред. от 31.07.2007)Перечень материалов, образующихся в деятельности Министерства высшего образования СССР и подведомственных ему высших учебных заведений и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов//одобрен Центральной экспертно-поверочной Комиссией ГАУ МВД СССР 2 декабря 1955 г.Ветрова В.В., Гургов Б.Ш. Информационно-техническая поддержка функционирования системы по учету рабочего времени государственных служащих и ограничения доступа в помещения// Материалы международной научно-практической конференции ИНФО-1015Ветрова В.В., Гургов Б.Ш., Нефедов В.И. Информационное обеспечение деятельности при управлении недвижимым имуществом. Материалы международной научно-практической конференции ИНФО-1014. С. 609-620.Ветрова В.В., Щенников А.Н., Гургов Б.Ш. Информационное сопровождение работы Межведомственного совета по присуждению премий Правительства Российской Федерации в областях науки и техники и образования//Программа XIII Международной научно-практической конференции «Инновационные, информационные и коммуникационные технологии», ИНФО2016: Сочи, 2016Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2014. С. 234-244.Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых Правил делопроизводства и Методических рекомендаций // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2014. № 5. С. 11–25.Калуцкий И.В., Агафонов А.А. Информационно-аналитическая система службы безопасности организации // Известия Юго-Западного государственного университета. Серия: Управление, вычислительная техника, информатика. Медицинское приборостроение. 2012. № 2, ч. 2. С. 127–133.Кириллов В. В., Громов Г. Ю. Введение в реляционные базы данных. СПб.: БХВ-Петербург, 2015. С. 34–75Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Гриф МО РФ Издание 4-е М.: Инфра-М. 2012. С. 125.Крайская З.В. Архивоведение: учебник для средних специальных учебных заведений. М.: Издательство НОРМА. 2015. С. 102.Риккарди Г. Системы баз данных. Теория и практика использования. М.: Вильямс, 2012. С. 23–121Рудикова Л. В. Базы данных. Разработка приложений. СПб.: БХВ-Петербург, 2014. С. 43–58.