ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

С точки зрения закона организации не обязаны создавать Экспертную комиссию (далее – ЭК). Экспертная комиссия может создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России. Как показывает практика создание экспертной комиссии в организации просто необходимо по ряду причин:ЭК является совещательным органом при руководителе организацииЭК это коллегиальный орган, который принимает решения совместно на основании профессионального опыта. Не нужно брать всю ответственность на себя при принятии решений, по которым вы не имеете достаточной компетенции. Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.Экспертиза ценности документов проводится параллельно с отбором документов на уничтожение, составлением описей дел постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет). Краткий смысл экспертизы ценности документов в том, чтобы выявить документы, подлежащие хранению на основании номенклатуры дел организации или Перечня, 2010 и значимости документов, и провести отбор тех документов, которые можно уничтожить, как утративших свою практическую ценность и тех документов, которые подлежат передаче в архив на хранение.Первое что нужно изучить при проведении экспертизы ценности – номенклатуру дел, именно в ней указаны сроки хранения документов. Если таковой нет, то нужно обратиться к Перечню, 2010.На основании проведенной экспертизы, экспертная комиссия проводит заседание по результатам работы, о чем составляется протокол. Экспертная комиссия — это коллегиальный орган, который принимает решения совместно на основании профессионального опыта. Не нужно брать всю ответственность на себя при принятии решений, по которым вы не имеете достаточной компетенции.Экспертная комиссия создается:Приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, например, главный бухгалтер, руководитель отдела кадров, руководители структурных подразделений.В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, в том случае если организация является источником комплектования государственного архива и ежегодно проходит утверждение описей в Центральной Экспертной комиссии.Председателем ЦЭК и ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, если нет такого работника, то Председателем назначают руководителя организации.Создав в организации ЭК, можно добиться повышения ответственности сотрудников за работу с документами, особенно важно это для крупных организаций. Бывает и так, что в организации нет сотрудника ответственного за архив, а обязанность по ведению архива возложена на секретаря, у которого и без того много работы, работа по обработке документов всегда откладывается на «потом», и как правило, этим заниматься некогда. Приказ об ЭК, позволит распределить обязанности по ведению архива на все подразделения. Каждое подразделение будет отвечать за «свои» документы во главе с руководителем.ЗаключениеВ завершении работы мы пришли к выводу что архивный документ имеет особое значение для организации, к нему предъявляются особые требования в части оформления, постановки на учет и использования. Мы выяснили, что любая организация является собственником своих документов и, в том числе, несет административную ответственность за сохранность своих же документов.Оформление документов в дела для архивного хранения это важная составляющая обеспечения их сохранности. Регулярная работа экспертизе ценности документов, избавит организацию от гор скопившихся документов. В целях упорядочивания документов организации проводится научно-техническая обработка документов, завершенных в делопроизводстве. Мы выяснили, что это процесс трудоемкий, необходимо соблюдать требования к виду и формату будущих архивных дел, к их экспертизе и включению в документы архивного учета.На этапе комплектования архива необходимо строго следовать принятому графику или плану исполнения подготовки дел к архивному хранению, иначе накопившиеся горы документов за многие годы будет просто не под силу качественно обработать. Своевременная обработка документов, подлежащих хранению и документов, подлежащих уничтожению, избавит архив от скопления документов, что позволит освобождать необходимые площади для будущих поступлений. Очевидна значимость архивных документов для установления юридических фактов, для представления выписок или копий в суд в качестве доказательства по делу. Архивные документы содержат исторически значимую информацию, которая необходима для научно-исследовательских целей. В этом и заключается использование и применение архивных документов. Так же архивный документ имеет огромное значение для защиты законных интересов и прав граждан (например, документы по личному составу, личные дела, лицевые счета, т.е. те документы, которые отражают трудовую деятельность гражданина, или, например, документы, устанавливающие права собственности, и иные документы, которые подтверждают специальный или иной статус гражданина). Архивный документ в данном случае – это официальный и единственный источник информации. Вот почему так важно оформлять и хранить документы в дела в соответствии с их сроками хранения – чтобы обеспечить их длительное хранение без утраты информации.Список использованных источниковФедеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".Правила работы ведомственных архивов (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).Кожанова, Е.Н. Оформляем дела на постоянное хранение [Текст] / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт. - № 7. – 2017.Кожанова, Е.Н. Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее [Текст] / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт. - № 6. – 2017.Кошелева, Е.А. Проведение экспертизы ценности документов [Текст] / Е.А. Кошелева // Секретарь-референт. - № 11. – 2008Сичкарева, М.М. Правовой статус архивного документа [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь - 2014. - № 3Сичкарева, М.М. В компании нет архива. Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию [Текст] / М.М. Сичкарева // Кадровое дело. – 2017. - № 8.Сичкарева, М.М. Как принять запрос в архив коммерческой организации и выдать ответ [Текст] / М.М. Сичкарева // Секретарь-референт. – 2017. - № 11Сичкарева, М.М. Составляем опись дел [Текст] / М.М. Сичкарева // Секретарь-референт. – 2017. - № 2.Тиханович, С. Экспертиза ценности научно-технической документации [Текст] / С. Тиханович // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - № 4. - 2014