Автоматизация документооборота ООО «Розница К-1» (к заказам N 1055083, N 1050012, N 1021227.)

Расчет экономического эффекта от внедрения системы проведем через оценку снижения трудозатрат на выполнение основных технологических операций, снижения затрат на оплату труда сотрудников в сопоставлении со стоимостью внедрения и сопровождения системы. В случае превышения экономии на трудозатратах значения капиталовложений с учетом дисконтирования проект признается эффективным.Расчет экономической эффективности проекта произведем на основе расчета затрат на осуществление проекта автоматизации внедрение ООО «Розница К-1».Сравнение индивидуального проектирования, который мы выбрали для нашей компании в создании информационной системы документооборота с методами, использующими пакеты программ или модельного проектирования, может быть осуществлен в рамках нашего проекта с привлечением опыта создания пакета прикладных программ силами коллективов программистом. Для коллектива программистов требуется обязательно наличие руководителя проекта – системного программиста, который осуществляет системную разработку проекта и распределяет его разные участки между разработчиками. Здесь требуются организаторские способности, способности увидеть сильные стороны каждого программиста – участника проекта и талант, чтобы оптимальным образом распределить разные участки проекта между всеми его участниками. Требуется согласованная работа всех участников, составление плана работа, его периодическая сверка и возможная модификация в связи с непредвиденными или обычными обстоятельствами. Очень много таких проектов были провалены из-за некомпетентности их руководителя, который хотя сам и мог быть профессиональным программистом, но как руководитель группы программистов он оказался дилетантом и своей безграмотностью в руководстве, неумения заметить сильные и слабые стороны участников проекта являлся причиной провала проекта. Сложность такого проекта и его трудоемкость, временные затраты и затраты финансов в разы и десятки раз превышают затраты финансов в случае индивидуальной разработки. В этом преимущество индивидуальной разработки.Недостатки индивидуальной разработки сводятся в основном в сравнительно невысоком качестве разработанного программного обеспечения (за исключением редких случаев) из-за ограниченного количества человеко-часов разработки, из-за применения простейших средств разработки, исключающих обычно создания сложнейший объектно и предметно ориентированных схем и методов программирования и соответствующих программных библиотек, сведения процесса разработки программного обеспечения в основном к методам структурного программирования, уступающего по глубине и эффективности методам ООП (объекто-ориентированного программирования).Экономическая сущность комплекса задач дипломного проекта заключается в разработке информационной системы длярыбопромышленного предприятия в части сокращения временных затрат на выполнение технологических операций.Теперь рассчитаем исходные показатели трудовых и стоимостных затрат при базовом варианте автоматизируемой технологии. В таблице 8 представлен расчет трудовых и стоимостных затрат при базовом варианте организации.Таблица 7 - Расчеттрудовых и стоимостных затрат при базовом варианте организации№ п\пНаименованиеподзадачи  Кол-во докв год Qдгод(шт)Труд. затраты на один док Тдок(чел/час) ТрудЗ/п сотрв год Сгодз/п(руб)Доп. расходы на один док Сгодiдоп(руб) Доп. расходы Сгоддоп(руб) Стоим. затраты в год Cгод(руб) затраты за годТгод(чел/час)  1Ведение учета входящих документов12000.5600120000560001260002Анализ исполнения документов400.520400028040803Учет исходящих документов12000.5600120000560001260004Оформление сводного отчета120.11.22405603005Учет резолюций90000.054509000019000990006Контроль нагрузки на специалистов1211224002024026407Формирование отчета по срокам работы с документами121.51836002024038408Выборки по специалистам121.5183600202403840 Всего:  1719.2   365700Далее проведемрасчет исходных показателей по трудовым и стоимостным затратам при внедрении разработанной системы в технологию документооборота ООО «Розница К-1». В таблице 8 представлен расчет трудовых и стоимостных затрат при автоматизированном варианте организации.Таблица 8 - Расчет трудовых и стоимостных затрат при автоматизированном варианте организации№ п\пНаименованиеКол-во докТруд. затраты на один докТрудЗ/п сотрДоп. расходы на один докДоп. расходыСтоим. затраты в годподзадачив год затраты за годв год     ТдокТгод СгодiдопСгоддопCгод Qдгод(чел/час)(чел/час)Сгодз/п(руб)(руб)(руб) (шт)  (руб)   1Ведение учета входящих документов12000.11202400022400264002Анализ исполнения документов400.1480031209203Учет исходящих документов12000.11202400022400264004Оформление сводного отчета120.050.61202241445Учет резолюций90000.054509000019000990006Контроль нагрузки на специалистов120.22.44802245047Формирование отчета по срокам работы с документами120.22.44802245048Выборки по специалистам120.22.4480224504 Всего:  701.8   154376Итак, в результате расчета исходных показателей получили:Стоимостные и трудовые затраты при базовой организации взаимодействия сотрудников за год:Т0 = 1719чел/часС0 = 365700рубСтоимостные и трудовые затраты при автоматизированной организации взаимодействия сотрудников за год:Т1 = 701,8чел/часС1 = 154376рубДалее рассчитаем единовременные капитальные затраты на разработку и внедрение системы (КП).Эти затраты складываются из оплаты труда разработчика системы, оплаты труда сотрудников, участвовавших в проектировании и внедрении системы и дополнительных (косвенных) расходов.Рассчитаем трудовые показатели.1. Абсолютное снижение трудовых затрат (Т)Сотрудники организации стали тратить на выполнение рассматриваемого комплекса задач на 1018 часов в год меньше.2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ)Таким образом, сокращениетрудозатрат сотрудников при работе с технологией документооборотаоценивается в59%.3. Индекс снижения трудовых затрат, повышение производительности труда (YT)Трудовые затраты организации снизились в 2,5 раза.Рассчитаем стоимостные показатели.1. Абсолютное снижение стоимостных затрат (С)С = С0 –С1 = 365700 –154376= 211324 руб.Внедрение информационной системы производит годовую экономию организации в размере 211324 рубля.2. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (СТ)Финансовые затраты на осуществления рассматриваемого комплекса задач приблизительно снизились на 57,7 процента.3. Оценка индексасокращения стоимостных затрат (YT)Стоимостные затраты организации приблизительно снизились в 2,37 раза.Рассчитаем период окупаемости проекта.года ≈10,5 мес.Капитальные затраты на разработку и внедрение проекта вернутся организации приблизительно в течение 10 месяцев, что, на первый взгляд, говорит о не очень высокой экономической эффективности вложения средств в информационную систему. Однако срок внедрения такой системы очень не высок, а затраты на внедрение в расчётах уже учитываются, следовательно данный срок окупаемости такой системы вполне приемлем.Из анализа рассчитанных коэффициентов можно сделать вывод, что разработка и внедрение информационной системы сокращает как издержки использования рабочего времени, так и финансовые издержки, однако срок окупаемости проекта достаточно высок, поэтому снизить эффект от длительности срока окупаемости поможет только бюджетное финансирование со стороны предприятия. На рисунке 35 приведена диаграмма временных затрат на выполнение технологических операций до и после внедрения проекта, на рис.36 – стоимостных затрат.Рисунок 36 - Диаграмма временных затратРисунок 37- Диаграмма стоимостных затратКак видно из диаграммы – затраты на внедрение ИС делопроизводства ООО «РОЗНИЦА К-1» превышают затраты при обычной работе в той же части занятых сотрудников на 15 тысяч рублей на одно рабочее место ежегодно. На этапе анализа экономической эффективности были оценены временные затраты на выполнение операций документооборота до и после внедрения системы и оценен экономический эффект от внедрения системы. Срок окупаемости проекта оценивается в 10,5 месяцев, что говорит о его эффективности. Таким образом, исследовав значения параметров экономической эффективности и оценку сроков окупаемости проекта, можно сделать вывод о возможности и эффективности внедрения разработанного ПО в технологию работы рыбопромышленного предприятия.На этапе анализа экономической эффективности были оценены временные затраты на выполнение операций по учету коммерческих договоров, учета платежей, клиентов, формирования аналитической отчетности до и после внедрения системы и оценен экономический эффект от внедрения системы. Срок окупаемости проекта оценивается в 10,5 месяцев, что говорит о его эффективности. Экономическая эффективность проекта обусловлена снижением временных затрат на ведение операций, связанных с технологией работы ООО «Розница К-1», а также возможностью формирования формализованных документов.Таким образом, исследовав значения параметров экономической эффективности и оценку сроков окупаемости проекта, можно сделать вывод о возможности и эффективности внедрения разработанной подсистемы ПО в технологию работы ООО «Розница К-1».Выводы по главеНа этапе анализа экономической эффективности были оценены временные затраты на выполнение операций по учету коммерческих договоров, учета платежей, клиентов, формирования аналитической отчетности до и после внедрения системы и оценен экономический эффект от внедрения системы. Срок окупаемости проекта оценивается в 10,5 месяцев, что говорит о его эффективности. Экономическая эффективность проекта обусловлена снижением временных затрат на ведение операций, связанных с технологией работы ООО «Розница К-1», а также возможностью формирования формализованных документов.Таким образом, исследовав значения параметров экономической эффективности и оценку сроков окупаемости проекта, можно сделать вывод о возможности и эффективности внедрения разработанной подсистемы ПО в технологию работы ООО «Розница К-1».ЗАКЛЮЧЕНИЕВ рамках данной работы проведена реализация информационной системы делопроизводства для ООО «РОЗНИЦА К-1». В ходе исследования технологии было показано, что информационные системы делопроизводства включают модули учета входящих документов, распределения по исполнителям, учета сроков исполнения, формирования аналитической отчётности. В рамках разработки системы автоматизации делопроизводства был проведен анализ бизнес-процессов технологии делопроизводства, определены задачи автоматизации, рассмотрены системы-аналоги разрабатываемой программы. В качестве стратегии автоматизации выбрана собственная разработка в виду того, что существующие программные продукты не в полной мере соответствуют специфике делопроизводства ООО «Розница К-1».Поставленные задачи разработки информационной системы делопроизводства включают ведение классификаторов, учета оперативной информации, формирование аналитической отчетности.В качестве средства автоматизации разработки информационной системы делопроизводства ООО «РОЗНИЦА К-1» выбрана система "1С: Предприятие". Разработанная конфигурация содержит возможности автоматизации ведения справочников по исполнителям, отправителям, номенклатуры. Система позволяет вести учет входящих и исходящих документов, вести мониторинг просроченных документов и документов, находящихся в работе. Отчетность, формируемая системой, позволяет проводить выборку просроченных документов, оценивать нагрузку на специалистов, проводить анализ наполняемости номенклатуры дел.Внедрение разработанной системы автоматизации делопроизводства позволит вывести технологию документооборота в ООО «РОЗНИЦА К-1» на качественно новый уровень.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫБараненко С.П. Управление проектами. - М.: АП Наука и образование, 2014. - 244 c.Гвоздева В.А. Базы и банки данных. - М.: Альтаир-МГАВТ, 2015. - 76 с.Дадян Э. Г., Зеленков Ю. А. Методы, модели, средства хранения и обработки данных: учебник. - Москва: Вузовский учебник, 2016. - 167с.Дадян Э.Г. Современные базы данных. Часть 2: практические задания: Учебно-методическое пособие. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 68 с.Затонский А.В. Информационные технологии: разработка информационных моделей и систем. - М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 344с.Златопольский Д.М. Программирование: типовые задачи, алгоритмы, методы - 3-е изд., (эл.) - М.: БИНОМ. ЛЗ, 2015. - 226 с.Карпузова В.И., Скрипченко, К.В. Чернышева, Н.В. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2014. – 256с.Колдаев В.Д. Структуры и алгоритмы обработки данных. - М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 296 с.Коннолли Т., Бегг К. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение: теория и практика. - Москва: Вильямс, 2017. - 1439 с.Коряковский А.В. Информационные системы предприятия: Учебное пособие. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 283 с.Лубянская Э.Б. Информационные системы в экономике: учебное пособие. - Воронеж: ФГБОУ ВО "Воронежский государственный технический университет", 2017. - 140 с.Медведев М.А. Разработка информационных систем. Учебное пособие. - М.: Флинта, Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 64 с.Окулов С.М. Программирование в алгоритмах. - 6-е изд., (эл.) - М.: Лаборатория знаний, 2017. - 386 с.Анохина О. В. Юридическое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие / О.В. Анохина. - Омск: Изд-во ОмГТУ, 2018. – 147с.Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва: Буки Веди, 2016. - 480 с.Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.Попов Б. Н. Администрирование информационных систем: учебное пособие. - Санкт-Петербург: Изд-во ГУМРФ имени адмирала С.О. Макарова, 2018. - 95 с.Селяничев О. Л. Администрирование информационных систем: учебное пособие. - Череповец: ФГБОУ ВО "Череповецкий государственный университет", 2017. - 99 с.Кузьмина, В.И. Делопроизводство: учебное пособие / И. В. Кузьмина. - Москва: Изд-во Московского гуманитарного университета, 2017. - 127 с.Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике/ 2-е изд. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. - 463 с.Черников Б.В. Информационные технологии управления. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 368 с.Шипулин Л. В., Сазонова Н. С. Базы данных: учебное пособие. - Челябинск: ЮУрГУ, 2016. - 96 с.Терехов А. В., Чернышов В. Н., Бурцева Е. В. Прикладная информатика в юриспруденции. Введение в специальность: учебное пособие / А.В. Терехов, В.Н. Чернышов, Е.В. Бурцева. - Тамбов: Изд-во ФГБОУ ВО "ТГТУ", 2017. – 258с.Кузнецов В. С. Предметно-ориентированные экономические информационные системы : учебное пособие / В. С. Кузнецов. - Чита: Забайкальский государственный университет, 2017. - 209 с.Шалак М. Е. Архивное дело и делопроизводство: учебное пособие / М. Е. Шалак; РОСЖЕЛДОР. - Ростов-на-Дону: ФГБОУ ВО РГУПС, 2017. - 78 с.Степанова Е. Н. Система электронного документооборота (облачное решение): учебное пособие: / Е. Н. Степанова. - Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. - 178 с. ПРИЛОЖЕНИЕУстановка конфигурацииДля запуска конфигурации необходимо добавить конфигурацию в список информационных баз.Рисунок – Добавление информационной базыДалее выбрать «Создание новой информационной базы», далее «Создание информационной базы без конфигурации или загрузки выгруженной ранее информационной базы»Рисунок П2 – Выбор меню загрузкиДалее указываем название конфигурацииРисунок П3 – Настройка конфигурацииДалее указываем пути к базам (можно оставить пути как указано системой). Далее завершаем создание конфигурации.Рисунок П4– Завершение создания конфигурацииПосле этого система появится в списке информационных баз и необходимо запустить ее в режиме «Конфигуратор». В конфигураторе выбрать меню «Администрирование – Загрузить информационную базу», выбрать файл выгрузки базы. Далее необходимо перезапустить конфигурацию, авторизовавшись под пользователем «Администратор» и закрыть режим конфигуратора. Для использования системы необходимо ее запустить в режиме «1С: Предприятие».Рисунок П4 – Загрузка информационной базыЗакрыть конфигуратор. Запустить систему в режиме «1С: Предприятие».