«Электронный документооборот в Центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы»

Те требования, которые ГОСТ Р 15489–1–2007предъявляет к электронным документам (аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования), – это фактически требования к информационным системам, поскольку электронный документ включен в информационную систему и зависим от нееОтсюда стремление установить функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим создание, управление, хранение и использование электронных документов.Такого рода требования устанавливаются не только к системам электронного документооборота, но и к другим типам систем, если в них включаются и хранятся электронные документы, аутентичность, целостность, достоверность и пригодность для использования которых необходимо поддерживать6. Структура документа на бумажном носителе (формуляр документа) – текст документа и совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности на листе бумаги установленного форматаСтруктура электронного документа – его контент (содержание, содержимое) и метаданные.Контент электронного документа – данные, представляющие информацию документа и предназначенные для восприятия человеком, иначе говоря, это данные, которые воспроизводятся программно–аппаратными средствами в человекочитаемой форме.Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание и структуру документа, а также процессы управления им на протяжении всего жизненного цикла документа. Метаданные могут быть использованы для идентификации документа, подтверждения подлинности или его юридической значимости и в целом обеспечивают контроль над документом.Для документоведения важно определить состав обязательных метаданных для документов определенного видаВ то же время у ЭДО в Центральном аппарате Федеральной антимонопольной службыесть и недостатки. Они обусловлены относительной новизной электронного документооборота и сводятся к следующему.1. Высокая стоимость приобретения и внедрения программного обеспечения. Правда, при этом достаточно заметная часть ЭДО осуществляется с помощью бесплатных для пользователей программ.2. Уязвимость информации (компьютерные вирусы, кибератаки).3. Неподготовленность части персонала к работе в формате ЭДО.4. Недостаточная распространенность ЭДО среди контрагентов. Это снижает возможности учреждения, заинтересованного в развитии электронного взаимодействия.5. Большие затраты на оцифровывание бумажных документов при переходе на электронный архив.Как видим, все эти недостатки носят временный характер. По мере расширения ЭДО стоимость программного обеспечения и защиты информации будет падать. Чем раньше автономное учреждение перейдет на ЭДО, тем быстрее окупятся затраты на обучение персонала цифровой грамотности и тем меньше бумажных документов придется переводить в цифровой формат.ЗАКЛЮЧЕНИЕЭлектронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно–телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.Так, к примеру, при поступлении жалобы ФАС России руководствуется положениями Закона о контрактной системе, Административного регламента ФАС России по исполнению государственной функции по рассмотрению жалоб, утвержденного Приказом ФАС России от 19.11.2014 N 727/14, а также Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, утвержденной Приказом ФАС России от 20.02.2018 N 207/18.Информационные технологии дают возможность применения новых форм организации работы, включая распределение задач между группами, и управления в Центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы с использованием систем планирования ресурсов, электронной бухгалтерии и документооборота, а также систем поддержки принятия решений. При этом в числе основных задач по развитию отрасли информационных технологий России названо развитие электронного документооборота.Для организации и автоматизации документооборота (бухгалтерского, налогового, кадрового, управленческого и т.д.) в компании при применении понятий «электронный документ» и «электронный документооборот» акцент должен быть сделан на понятии «документ», При электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов, а именно оригиналы. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВФедеральный закон от 06.04.2011 N 63–ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017)// «Российская газета», N 75, 08.04.2011Федеральный закон от 06.12.2011 N 402–ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете»// «Российская газета», N 278, 09.12.2011Федеральный закон от 29.12.1994 N 77–ФЗ (ред. от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов»// «Российская газета», N 11–12, 17.01.1995Федеральный закон от 27.07.2006 N 149–ФЗ (ред. от 25.11.2017) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2018)// «Российская газета», N 165, 29.07.2006Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 N 313 (ред. от 17.02.2018) «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы)»// «Собрание законодательства РФ», 05.05.2014, N 18 (часть II), ст. 2159.Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 17.10.2017) «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»// «Российская газета», N 183, 30.09.2009 «План мероприятий («дорожная карта») по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке» (утв. Правительством РФ 18.05.2015 N 2984п–П10)Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 N 313 (ред. от 17.02.2018) «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы)»// «Собрание законодательства РФ», 05.05.2014, N 18 (часть II), ст. 2159.Распоряжение Правительства РФ от 01.11.2013 N 2036–р <Об утверждении Стратегии развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на 2014 – 2020 годы и на перспективу до 2025 года>// «Собрание законодательства РФ», 18.11.2013, N 46, ст. 5954Приказ Росстандарта от 17.10.2013 N 1185–ст«Об утверждении национального стандарта»«ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185–ст)Приказ ФАС России от 19.11.2014 N 727/14 (ред. от 17.03.2016) «Об утверждении административного регламента Федеральной антимонопольной службы по исполнению государственной функции по рассмотрению жалоб на действия (бездействие) заказчика, уполномоченного органа, уполномоченного учреждения, специализированной организации, комиссии по осуществлению закупок, ее членов, должностного лица контрактной службы, контрактного управляющего, оператора электронной площадки при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.02.2015 N 36262) // Официальный интернет–портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 03.03.2015.«Соглашение о порядке электронного документооборота между Федеральной службой судебных приставов и Федеральной антимонопольной службой»(утв. ФССП России, ФАС России 27.12.2018 N 0011/21) // Справочно–правовоая система «КонсультантПлюс»Приказ ФАС России от 20.02.2018 N 207/18 (ред. от 29.01.2019) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России» (вместе с «Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)»)// Справочно–правовоая система «КонсультантПлюс»