Электронный документооборот

Система электронного документооборота ProjectMate дает возможность гибко и оперативно настраивать права доступа отдельных сотрудников и групп пользователей к документам юридической компании, без участия технических специалистов в данном процессе.
Документы, хранящиеся в электронной библиотеке ProjectMate, доступны и по локальной сети компании, и через Интернет. В последнем случае информационная безопасность обеспечивается посредством защищенного соединения.
Интеграция электронного документооборота с другими модулями ProjectMate («CRM», «Управление проектами», «Учет времени» и др.) дает дополнительные удобные возможности, которых нет в специализированных системах электронного документооборота.
К примеру, документы из электронного хранилища ProjectMate могут прикрепляться к запланированным встречам или записям о времени. Сотрудники могут поставить задачу, которая связана с документами, и контролировать ее выполнение.
Любой проект может быть связан с отдельной папкой в модуле «Документооборот», предназначенной специально для хранения проектной документации (к примеру, все акты, счета и договоры по определенному клиенту). Все необходимые документы непосредственно доступны из карточки проекта, а соответственно, нет необходимости тратить время на их поиск в общей библиотеке.
Существенным моментом при работе с электронным документом выступает возможность установить достоверно авторство документа. В ином случае электронный документ не будет являться значимым с юридической точки зрения. Обеспечить доказательства авторства дает возможность использование квалифицированной или неквалифицированной электронных подписей. В случае применения простой ЭП сторонам нужно согласовать правила определения лица, которое подписывает электронный документ, по его простой ЭП в соглашении (очень часто встречается это в договорах между клиентом и банком).




ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, следует сделать ряд выводов по рассмотренной теме.
Для юридических компаний переход на электронный обмен информацией и системы управления документами предполагает, что потребуется меньше сотрудников. Наряду с этим, по мнению автора данной работы, возрастут требования к квалификации сотрудников, которые смогут работать эффективно с решениями для сканирования и системами управления документооборотом. Выгода клиентов состоит в том, что им не придется больше нести расходы по копированию и пересылке корреспонденции. Вместо этого они могут сканировать бумажную документацию и пересылать ее в электронном виде юристу. Некоторые юридические компании даже могут воспользоваться возможностью оцифровки всех своих дел.
Невзирая на все еще пока неразрешенные вопросы и проблемы в применении электронного документооборота, автору данной работы хотелось бы призвать юристов его не избегать. Чем раньше юридические работники станут работать с электронными документами, тем меньше останется «белых пятен» в законодательстве, которое регулирует рассмотренную в работе сферу.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Жук А.П. Защита информации: Учебное пособие / А.П. Жук, Е.П. Жук, О.М. Лепешкин, А.И. Тимошкин. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 392 c.
Малюк А.А. Защита информации в информационном обществе / А.А. Малюк. - М.: ГЛТ, 2015. - 230 c.
Шаньгин В.Ф. Информационная безопасность и защита информации / В.Ф. Шаньгин. - М.: ДМК, 2014. - 702 c.
Шиверский А.А. Защита информации: проблемы теории и практики. / А.А. Шиверский — М.: Юристъ, 2015. – 177 с.
Ярочкин В. Безопасность информационных систем / В. Ярочкин. - М.: Ось-89, 2016. - 320 c.


Ярочкин В. Безопасность информационных систем / В. Ярочкин. - М.: Ось-89, 2016. – С. 105.
Жук А.П. Защита информации: Учебное пособие / А.П. Жук, Е.П. Жук, О.М. Лепешкин, А.И. Тимошкин. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2015. – С. 148.
Шиверский А.А. Защита информации: проблемы теории и практики. / А.А. Шиверский — М.: Юристъ, 2015. – С. 49.
Шаньгин В.Ф. Информационная безопасность и защита информации / В.Ф. Шаньгин. - М.: ДМК, 2014. – С. 387.
Малюк А.А. Защита информации в информационном обществе / А.А. Малюк. - М.: ГЛТ, 2015. – С. 127.












2


11


2


4