Подготовка документов к архивному хранению. Задачи архивов

Наличие рациональной системы документооборота для конкретной организации способствует целесообразному отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан.Основной задачей архивной службы предприятия является информационно-документальное обслуживание управленческой деятельности. В ее обязанности входит комплектование, учет, хранение и использование комплексной системы управленческой документации, то есть проведения совокупности организационных, информационных, технических, технологических процедур.Таким образом, экспертиза документов, которые создаются Госархивом, осуществляется на общих основаниях, в соответствии с правилами. Необходимо учитывать при проведении ценности документов и определении места их дальнейшего хранения, что некоторые из них, например учетные документы, которым определен срок хранения «постоянно», в описи дел не вносятся и хранятся постоянно по месту их составления и ведения.Глава 2. Разработка проектов документов и их анализ по результатам экспертизы ценности документов ООО «Горстрой» город ПермьПо результатам экспертизы ценности документов Общества с ограниченной ответственностью «Горстрой» (далее – ООО «Горстрой») на рассмотрение ЭК ООО «Горстрой » представлены следующие документы:- опись дел по личному составу;- историческая справка.Так как ООО «Горстрой» не является источником комплектования АФ РФ, то в процессе деятельности не создаются документы постоянного срока хранения, соответственно опись дел постоянного хранения не составляется. В процессе экспертизы ценности представлена опись дел по личному составу за весь период деятельности ООО «Горстрой» [14; 93].Изучение законодательных, нормативно-правовых актов и методической литературы устанавливает факт того, что понятия «документы по кадрам», «документы по личному составу», «документы по персоналу» имеют идентичное значение.[15] Утвержденная форма описи регламентирует понятие «документы по личному составу».Необходимо отметить, что экспертиза ценности документов ООО «Горстрой» проводилась в 2018 году за 2001-2005 годы, в связи с ликвидацией предприятия, поэтому срок хранения документов – 50 лет (на основании изменений в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ» от 18.06.2017 № 127-ФЗ).Историческая справка предприятия представлена в приложении 1.В опись дел по личному составу внесены документы, обеспечивающие социально-правовые интересы бывших сотрудников. В опись дел за каждый год они внесены в установленном порядке, по группам по мере значимости[13]:Исполнение управленческих задач диктует необходимость ведения системы кадровой документации, которая делится на следующие группы:Организационно-распорядительная: штатное расписание, положение о структурном подразделении (отделе кадров), должностные инструкции; приказы по личному составу.ООО «Горстрой» самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и утверждает штатное расписание. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы. Утверждено приказом директора ООО «Горстрой». Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с решением директора.Разделение труда между работниками закреплены в должностных инструкциях [4] ООО «Горстрой». Должностные инструкции:- разработаны отделом кадров;- подписаны начальником отдела кадров;- утверждены директором предприятия;- согласованы с юристом предприятия;- доведены до сведения работников под расписку.Положения об отделах устанавливают компетенцию отделов и регламентируют порядок деятельности сотрудников отделов и их взаимосвязь с другими структурными подразделениями.Положения об отделах и должностные инструкции являются приложениями к приказам, поэтому в отдельные дела не сформированы.Приказами руководителя по личному составу сотрудники принимают на работу, увольняются, переводятся на другие должности. Приказами назначаются размеры окладов, материальной помощи, отпуска и командировки. В описи дел в колонке «крайние даты документов» указана дата первого приказа за календарный год и дата последнего приказа. Приложение 2.Личная документация сотрудников: личное дело; невостребованные трудовые книжки; личные карточки сотрудников.Трудовые книжки содержат записи о приеме, переводе, увольнении на протяжении всей трудовой деятельности сотрудников ООО «Горстрой».Личные карточки имеют установленную форму и содержат персональные краткие сведения о сотруднике: его образовании, занимаемых ранее должностях, семейном положении и др.Ведение личных дел в ООО «Горсрой» не предусмотрено.Договорная документация: коллективный договор, трудовые договоры (контракты).Срок действия коллективного договора законодательно не регламентирован. В связи с этим в ООО «Горстрой» коллективный договор заключался два раза: при создании юридического лица и после его переименования.Не все трудовые отношения закреплены приказами. Временные сотрудники принимались на работу в ООО «Горстрой» по трудовому договору с занесением записи в трудовую книжку. Трудовые договоры за каждый год сформированы в отдельные дела по алфавит фамилий.В трудовых договорах указаны должности сотрудников, как они звучат в должностной инструкции или в штатном расписании. 3.Учетная документация: журналы.Журналы регистрации приказов по личному составу фиксируют факт издания, вступления в силу приказов, расчет рабочего времени, его оплату и др[12; 199].4. Финансовая документация, отражающая персональные выплаты и денежные перечисления в государственные органы, представлена в описи дел расчетными ведомостями по заработной платы и отчетами о суммах начисленной заработной платы в Пенсионный фонд.Имеются следующие особенности проведения научно-технической обработки документов ООО «Горстрой» и составления описи дел по личному составу.При проведении обработки документов из приказов директора по личному составу были изъяты приказы (об отпусках, командировках, по административно-хозяйственной деятельности), которые имеют временные сроки хранения. Расчетные ведомости начисления заработной платы содержат сведения о начислении заработной платы постоянным сотрудникам и работникам, принятым по трудовым договорам на выполнение временных работ. В расчетных ведомостях содержатся сведения об отчислениях на пенсионное страхование и другие виды обязательного государственного социального страхования, об отчислениях налоговых вычетов и различных видов доплат.В опись дел включены трудовые договоры на оказание работ и услуг, замещающие приказы директора по личному составу.В опись дел внесены невостребованные трудовые книжки сотрудников ООО «Горстрой».Таким образом, экспертиза ценности документов ООО «Горстрой» проведена на основании Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526. Сроки хранения документов определены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.На хранение отобраны документы, обеспечивающие социально-практическое значение для граждан, сотрудников ООО «Горстрой».ЗаключениеПодводя итоги, отметим, что поставленная цель данного исследования достигнута: изучены и проанализированы этапы подготовки документов на архивное хранение, а также исследованы задачи архивов.В ходе работы решены поставленные задачи, которые привели к следующим выводам.Экспертиза ценности документов в архиве проводится:- по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;- при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;- в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.Решение поставленных задач позволило установить что:1. При проведении экспертизы ценности документов, организации всех форм собственности используют единую нормативно-правовую базу.2. Отсутствие актуальной на сегодняшний день нормативно-правовой базы для архивов организаций, не отнесенных к источникам комплектования Архивного фонда РФ, не дает возможности проведения качественной экспертизы ценности документов и определения ценности документов частных структур. В нашем случае частного предприятия.3. В проведении экспертизы ценности документов присутствует экономическая составляющая. Руководители частных организаций зачастую не желают оснащать отдельное помещение под архивохранилище и оплачивать труд профессиональных историков-архивистов на своем предприятии, что приводит к многочисленным ошибкам в оформлении результатов обработки документов, определении сроков их хранения.4. Составленные проекты документов и проведенный анализ экспертизы ценности направлен на обеспечение широкого доступа к документной информации, правильного формирования дел, обеспечения сохранности документов и информации, усовершенствование путей использования документов для обеспечения социальных прав и законных интересов граждан, бывших сотрудников ООО «Горстрой».