Понятие о документах способах документирования, носителях информации и функциях документа

С помощью документов, содержащих управленческую функцию,осуществляется сбор первичных данных, а также информации о текущем, фактическом положении дел организации. После этого данные подвергаются структуризации и обобщению, что реализуется в разнообразных сводках, справках и отчетах. Результатом всех этих действийвыступают документы, которые содержат анализ и оценку положения дел и варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.Правовая функцияВ правовой функции документ играет роль регулятора различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа осуществляется за счет фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.Определяется две группы документов, которые наделены правовой функцией:- документы, изначально обладающие правовой функцией;- документы, приобретающие правовую функцию на время.К первой группеотносятся документы, которые устанавливают, закрепляют и изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращаютих действие, а также документы, которые влекут за собой юридические последствия. К ним относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.). Кроме этого, документами с изначальной правовой функцией являются судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, которые издаются организациями и предприятиями и влекут за собой нормативно определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др).Ко второй группе относятся документы, которые предъявляются как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.Учетная функцияУчетная функция документа характеризует количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, происходит систематизация и отражение всех явлений хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, которые обладают учетной функцией, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).Культурная функцияКультурная функция документа осуществляется в ситуацияхосуществления документом закрепления (фиксации) и передачи культурной традиции и культурного наследия. В таких случаях в документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др.Таким образом, документ становится своеобразным культурным образцом, фиксирующим информацию.Культурную функцию документа лучше всего осуществляется при помощи комплекса документов, которые характеризуютконкретную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). При анализе такого комплекса документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.Функция исторического источникаФункция исторического источника определяется посредствомчерез анализ формы и содержания документы, его происхождения, а также авторства, языка и материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.Проанализировав вышесказанное, можно сказать, что документ сочетает в себе сразу несколько взаимосвязанных между собой функций.При этом, например, в управленческих документах преобладает управленческая функция, выполняя при этом, хоть и в меньшем объеме, и другие функции (информационную, правовую, коммуникативную). Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. В таких случаях происходит замещение одних функций другими.Так, например, функции оперативного характера, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями постоянного характера (информационная, культурная, социальная, исторического источника).ЗаключениеДокументы необходимы для хранения и обмена информацией обществом в процессе своей жизнедеятельности.В соответствии с ГОСТ 16483-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" было определено, что документ –это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.Выделяются четыре способа документирования - текстовое, техническое и фотокинофонодокументирование и электронное документирование - внутри которых происходило и происходит постоянная эволюция.Документы являются основанием для принятия решений в различных сферах деятельности, служат доказательствами их выполнения, источником справочно-поисковой деятельности и т п.Носители информации (документов) принято делить натрадиционные и искусственные. Искусственные в свою очередь делят на бумажные документы и документы на небумажной основе - полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).Большая часть современных документов, функционирующих в обществе, выполнены именно на бумажной основе или на заменителях бумаги, а также в электронном виде.Являясь носителем информации, документ выступает в качестве одной из важных компонент внутренней организации деятельности и любого предприятия, тем самым обеспечивая эффективность взаимодействия различных отделов и служб.Список использованных источников и литературыГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документовКирсанова М.В. Современное делопроизводство, Инфра – М: 2000Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М: 2003Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знание 2000Печникова Т.В., Печникова А.В. "Документационное обеспечение деятельности организации", М., 1998Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2000Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24-ФЗ.