Финансовые аспекты учета расчетов с подъотчетными лицами экономического субъекта

Приказом № 312от 18.10.2020 г. менеджер Тупицын А.Ю. был направлена в командировку в г. Котельнич Москваской области с целью заключения договора. Срок командировки с 19.10.2020 г. по 21.10.2020 г. На основании приказа работнику выписано командировочное удостоверение и служебное задание. Из кассы организации работнику на основании заявления был выдан аванс в сумме 3800,00 руб. по расходному кассовому ордеру. По приезду из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 4846,30 руб.. К авансовому отчету приложены ж/д билет по маршруту г.Котельнич - г.Москва, счет гостиницы за проживание.
Перерасход выдан на основании расходного кассового ордера. Бухгалтерские проводки по учету данных операций представлены в таблице 5.

Таблица 5 - Бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами в октябре 2020 года
Наименование хозяйственных операций Первичный документ Корреспонденция счетов Сумма, руб. коп. Дебет Кредит Выданы денежные средства под отчет Тупицыну А.Ю. Заявление, расходный кассовый ордер №795 от 18.10.20 71.1 50.1 3800,00 Отражены расходы:
- проезд ж/д транспортом
- расходы за проживание
-суточные (300 руб.*3 дня) Авансовый отчет №264 от 25.10.20 ж/д билет
Счет гостиницы
командировочное удостоверение
26
26
26
71.1
71.1
71.1
1146,30
2800,00
900,00 Сумма перерасхода выдана из кассы орга низации Тупицыну А.Ю. Расходный
кассовый ордер №816 от 25.10.20 71.1 50.1 1046,30
Аналитический учет по счету 71 в программе «1С:Бухгалтерия» организован по подотчетным лицам.
Поскольку бухгалтерский учет в ООО «СК КРОНОС» автоматизирован, учет расчетов с подотчетными лицами производится в соответствующих машинограммах:
оборотно-сальдовая ведомость по счету;
шахматка;
анализ счета;
обороты счета;
ведомость по счету.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в следующих регистрах:
журнал-ордер счета по субконто;
карточка счета 71;
анализ счета по субконто;
анализ субконто;
карточка субконто.
При составлении бухгалтерской отчетности денежные средства в кассе предприятия остатки подотчетных сумм (задолженность подотчетных лиц, долг за предприятием)– отражаются в бухгалтерском балансе по строке 1238 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)-прочая задолженность» или по строке 1526 «Кредиторская задолженность- Прочие кредиторы», соответственно.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1. Проблемы по учету расчетов с подотчетными лицами

В настоящее время проблема, связанная с расчетами с подотчётными лицами является весьма актуальной. Актуальность заключается в том, что подотчетное лицо берет на себя ответственность за полученные им в подотчет наличными суммы, проделанную им работу по приобретению материальных ценностей, а руководство контролирует и проверяет его деятельность после окончания работы. Одновременно расчеты с подотчётными лицами являются массовыми.
Практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета по данному счету.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» затрагивает очень большое количество хозяйственных операций и рассчитывать на то, что данный участок бухгалтерского учета уйдет из – под контроля налоговиков, не нужно. Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.
В ходе подготовки и написания выпускной квалификационной работы, а также в период прохождения практики в ООО «СК КРОНОС» были выявлены следующие проблемы по учету расчётов с подотчетными лицами (таблица 6).

Таблица 6 - Проблемы и мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «СК КРОНОС»
Проблемы Мероприятия Нет документа контролирующего налогооблагаемые и необлагаемые расходы для учета единого налога по УСНО Разработать документ, облегчающий ведение налогового учета Необходимо контролировать количество заправленного топлива, сверять с заполненными и сданными в бухгалтерию путевыми листами, сверять с показаниями спидометра В действующем маршрутном листе нужно добавить графу для заполнения показаний спидометра в которой водители будут ежедневно указывать фактические данные показаний спидометра своих автомобилей. Часто выдаются денежные средства на расходы по заправке Требуется оформить топливные карты. Это исключит возможность фальсификации чеков, больше не будет необходимости выдавать наличные, следовательно бухгалтерия избавляется от дополнительной бумажной волокиты, идет экономия расходов (возмещение НДС 18%, скидки и специальные предложения, персональное обслуживание, отчетные документы). Контролировать и анализировать расходы можно в режиме онлайн в личном кабинете. Подотчетные лица часто совершают ошибки при оформлении оправдательных документов Предлагается разработать памятку, которая поможет эти ошибки избежать.
Выявленные проблемы позволят повысить достоверность учета расчетов с подотчетными лицами и его своевременность при отражении в бухгалтерской отчётности.

3.2. Мероприятия по улучшению расчетов с подотчетными лицами

В целях улучшения состояния расчетов с подотчетными лицами рекомендуется следующее:
- оформление бухгалтерской справки о расходах, не принимаемых для целей налогообложения в случае их возникновения;
- усилить контроль за использованием топлива;
- разработка памятки для командированных сотрудников.
По первому мероприятию разрабатывается форма бухгалтерской справки о расходах, не принимаемых для целей налогообложения представлена в таблице 7.

Таблица 7 - Бухгалтерская справка о расходах, не принимаемых для целей налогообложения
Рег.№ записи Хозяйственная операция Сумма, руб. Бухгалтерская проводка Норма, руб. Принято к налоговому учету, руб. Оправдательный документ Дебет Кредит …. Отражены суммы суточных при служебных командировках, выплаченные сверх установленных норм И т.д.
Целесообразность граф «Принято к налоговому учету» и «Не принято к налоговому учету» обусловлена потребностями дополнительного контроля в случае, если к налоговому учету принимается только часть сумм расходов, отраженных в бухгалтерском учете.
По второму мероприятия необходимо осуществить следующие действия:
Во-первых, усилить контроль по расходу топлива. Для этого в действующем маршрутном листе ООО «СК КРОНОС» нужно добавить графу для заполнения показаний спидометра, в которой водители будут ежедневно указывать фактические данные показания спидометра своих автомобилей. Эти показания в дальнейшем подлежат сверке со сданными в бухгалтерию путевыми листами и приложенными к авансовому отчету кассовыми чеками по заправленному топливу. Необходимость данного мероприятия связана с тем, что на дизельное топливо выдаются денежные средства, которые должны расходоваться по своему назначению.
Во-вторых, для уменьшения документооборота, в части расчетов по подотчетным суммам с водителями организации, требуется оформить топливные карты. Это исключит возможность фальсификации чеков, больше не будет необходимости выдавать наличные средства на расходы по заправке, следовательно бухгалтерия избавляется от дополнительной бумажной волокиты, идет экономия расходов (возмещение НДС 20%, скидки и специальные предложения, персональное обслуживание, отчетные документы для бухгалтерии).
Контролировать и анализировать расходы можно в режиме онлайн в личном кабинете. В зависимости от финансовых показателей предоставляется возможность приобретения топлива с отсрочкой платежа до 30 дней, или платный кредитный модуль.
В-третьих, для того, чтобы при возможной налоговой проверке расходы по ремонту не сняли с учета, разработана памятка для водителей, которая поможет при оформлении оправдательных документов.
По-третьему мероприятию по командировочным расходам необходимо разработать памятку командированному работнику которая нужна исключительно для того, чтобы из-за забывчивости сотрудника у ООО «СК КРОНОС» не возникло проблем со списанием командировочных расходов. Она поможет не забыть получить тот или иной документ, проверить, правильно ли он оформлен, сделать отметки в командировочном удостоверении. Разработанная памятка представлена в приложении З. Памятка разбита на части: что сделать до командировки, что во время нее, а что после. В первой части обращено внимание на получение документов, билетов и подотчетных средств перед выездом в командировку. Во второй – о сохранении абсолютно всех документов, как платежных, так и подтверждающих цель служебной поездки. В третьем разделе напоминается про отметки в командировочном удостоверении. А в четвертом написано о том, что необходимо сделать сотруднику после возвращения из поездки, то есть про авансовый отчет.
Готовую памятку вместе со служебным заданием следует выдавать командированному сотруднику.
Предложенные мероприятия позволят усовершенствовать и улучшить учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «СК КРОНОС», а значит избежать штрафных санкций при возможной налоговой проверке.
Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на ООО «СК КРОНОС», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подотчетные суммы – это денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы, связанные с командировками.
Подотчетные лица - работники организаций, получившие подотчетные суммы.
Регистрами синтетического и аналитического учета и отчетности по отражению подотчетных сумм являются: баланс, главная книга, журнал-ордер № 7.
ООО «СК КРОНОС» целесообразно порекомендовать:
Осуществлять расчеты наличными денежными средствами с юридическими лицами, не превышая установленного предельного лимита.
Необходимо заявления на выдачу подотчетных денежных средств оформлять и подписывать руководителем, как распорядителем денежно-материальных ценностей.
Необходимо вести аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.
В авансовых отчетах подотчетных лиц должны присутствовать обязательные реквизиты, а именно: номер, дата составления, остатки (перерасход) предыдущего аванса, остатки (перерасход) составляемого авансового отчета, подписи руководителя и главного бухгалтера.
Необходимо составить перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.
Недопустима передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Гражданский кодекс РФ (ч. 2) от 26.11.2001г. № 146-ФЗ (в ред. от 14.06.2020г.) // Правовая система Гарант.
Налоговый кодекс РФ (ч. 2) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (в ред. от 02.10.2020г.) // Правовая система Гарант.
ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2013г. «О бухгалтерском учете» // Правовая система Гарант.
Приказ Минфина РФ «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности» № 34н от 29.07.1998г. (в ред. от 24.12.2020г. № 184н) // Правовая система Гарант.
Приказ Минфина РФ от 02.07.2020 №66н (ред. от 05.10.2018г.) «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2019) // Правовая система Гарант.
Приказ Минфина РФ от 06.07.1999 №43н (ред. от 08.11.2020г.) «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) // Правовая система Гарант.
Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета» № 94н от 31.10.2000г. (в ред. от 08.11.2020г.) // Правовая система Гарант.
Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов. - М.: Вузовский учебник, 2020. – 525 с.
Бакаев А.С. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета. – М.: ИПБ-БИНФА, 2018. – 472 с.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учебное пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. – М.: Инфра-М, 2019. – 464 с.
Глушков И.Е. Бухгалтерский учёт на современном предприятии. - Новосибирск: Кнорис, 2018. – 830 с.
Квартальный и годовой отчет: новые формы отчетности. – М.: Информцентр XXI века, 2019. – 320 с.
Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет расчетных отношений, их формы // Главбух. - 2020. - № 7. – С. 35-38.
Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. – М.: Финансы и статистика, 2019. – 752 с.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. – М.: Инфра-М, 2020. – 672 с.
Луговой В.А. Учет денежных средств и краткосрочных финансовых вложений // Бухгалтерский учет, 2020. - № 10. - С.14-15.
Палий В.Ф. Бухгалтерский учет. – М.: ИПБ-Бинфа, 2020. -336 с.
Тяжких Д.С. Типичные ошибки бухгалтерского учета. – СПб.: Питер, 2018. – 381 с.
Шишкин А.К., Микруков В.А., Дышкант И.Д. Учет, анализ, аудит на предприятии. - М.: Юнити-Дана, 2018. – 496 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ









1




32






Зам. директора по экономике

Коммерческий
директор

Главный
инженер

Управляющий делами

Экономичес-кий отдел

Бухгал-терия

Отдел снабжения

Хозяйствен-ный отдел

Технический
отдел

Отдел автома-тизированных систем управле-ния (АСУ)

Секретарь-референт

Зам. директора по производству

Подготовка производства

Бригада
слесарно-механических работ

Авто-хозяйство

Юрист-консультант

Генеральный
директор

Начальник отдела кадров

Отдел
кадров

Отдел рекла-мы и сбыта

2018г. 2019г. 2020г.

2018г. 2019г. 2020г.

Выдача денежных средств
подотчетному лицу

Оформление авансового отчета

Возврат остатка подотчетной суммы

Выдача перерасхода

Информация о выданном авансе

Рассчитанная сумма остатка

Рассчитанная сумма перерасхода

покупка ТМЦ по чеку

расчеты с поставщиками

Отнесение расходов на затраты