Документооборот

Рисунок 1 - Преимущества электронного документооборотаТеперь, исходя из перечисленных выше преимуществ электронного документооборота, можно сказать, что рациональность его использования компаниями неоспорима, но это будет залог успешности работы и реализации рабочего процесса.Основным фактором всегда будет считаться удовлетворение потребностей людей, что потребует сокращения времени, необходимого для решения проблем. Отсутствие необходимости вручную дублировать документы, отслеживать движение бумажных документов внутри компании, контролировать процедуру передачи конфиденциальных данных в необходимом виде, снижает трудозатраты сотрудников офиса.Сквозной автоматизированный контроль исполнения на всех этапах работы с документами резко повышает качество работы исполнителей, делая сроки подготовки документов более предсказуемыми и контролируемыми.Одновременное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации может помочь организовать и консолидировать информацию, что значительно облегчит процесс; анализ и подготовка отчетов.Вышеперечисленное намного удобнее и проще реализовать в системе управления на основе электронного документооборота. Информационные безбумажные технологические процессы упрощают управление информацией. Они составляют основу решений, обеспечивающих автоматизированный и централизованный обмен информацией и извлекающих только необходимую информацию из всех доступных источников.Системы электронного делопроизводства и документооборота имеют все шансы помочь сформировать новую организационную культуру, делая работу сотрудников проще, интереснее и важнее. Информационные технологии позволяют сотрудникам работать не только над внутренними задачами, но и совместными усилиями решать широкий круг вопросов.Таким образом, информационные технологии также могут перейти в собственность катализатора, благодаря чему органы власти переходят на новый этап связей с общественностью, когда государственные служащие станут напрямую давать ответ о потребностях населения и решать его.ЗаключениеОбобщая вышесказанное, можно сделать следующие выводы:Документооборот - это движение документов от получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.Существует три основных потока документации: документы от других организаций (входящие); документы, отправленные в другие организации (исходящие); документы, созданные в организации и используемые сотрудниками организации в процессе управления (внутренние).Документы, полученные организацией проходят: первичную обработку; предварительнуюрегистрацию; запись; рассмотрение руководством; передачу в исполнение. Все зарегистрированные документы подлежат проверке.Электронные средства создания и обработки документов широко используются в управлении, поэтому документооборот считается неотъемлемой частью управления информацией и включает в себя движение информационных потоков из организации - их прием, обработку, использование.Независимо от используемой технологии обработки документов, управление документами должно основываться на определенных принципах или правилах, обеспечивающих быстрое перемещение документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени.Список литературыНормативные правовые акты1. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33...// Консультант ПлюсНаучная литература2. Асалиев А. М. Основы делопроизводства. / Асалиев А. М. - М.: Инфра-М, 2017. 148 с.3. Быкова Т. А. Делопроизводство. / Быкова Т. А. - М.: ДРОФА, 2017. 368 с.4. Грозова О. С. Делопроизводство. /Грозова О. С. - М.: Юрайт, 2018. 127 с.5. Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. / Корнеев И. К. - М.: Проспект, 2019. 480 с.