Формирование, развитие и трансформация команды проекта в Администрации муниципального образования

Современные информационные технологии осуществления проектов имеют большое влияние на успешность организации. Коммуникации в даннойорганизации в действующих условиях экономики выстроить невозможно без информационных технологий. Они облегчают процессы и каналы построения коммуникаций через мобильные телефоны, интернет (zoom, например), электронную почту и т.п. Да что уж говорить про организации, когда простой человек не может сейчас без информационных технологий!Исследуя источники следующих авторов, нельзя с ними не согласиться, что эпоха цифровой экономики вносит свои правила построения коммуникационных процессов [7,9,13]. Так как современное предприятие вынуждено подстраиваться под реальные условия для реализации и обеспечения прибыли, то и коммуникации должны быть гибкими, то есть легко подстраиваемыми под эти условия. Гибкость методологии, и, конечно, лидерство руководителя имеет большое значение.На мой взгляд, это главный инструмент еще охватывает и визуализацию проекта не только участников команды, но и всех работников предприятия. Ведь как считает Фингейл, - «Работа в команде очень важна. Она позволяет свалить вину на другого». Это его восьмое правило [5,7].Говоря о команде, некоторые называют важной частью проекта – комната Обея (яп. Oobeya) – это большая комната или конференцзал, в котором организуется работа гибкой проектной или процессной команды. И можно согласится с его точкой зрения, так как это минимум удобно, более эффективно, когда команда работает в определенном «штабе», обсуждает критерии, изменения проекта и другие важные моменты. Желательно, в центре этой комнаты расположить стол, где все уместятся, но как мне кажется, там необходимо расположить план – график проекта (дорожная карта), и конечно же, использование досок флип – чартов и мозгового штурма. В Администрации муниципального образования «Холм – район» Смоленской области уровень автоматизации – средний. Для повышения уровня необходимо совершенствовать систему автоматизации бизнес - процесса. ИС (информационные системы) имеют свою классификацию. Но из предлагаемых были выбраны следующие:По масштабам применения:Офисные (групповые) информационные системы.По направленности решаемых задач:Системы офисной и инженерной автоматизации.По варианту разработки:Системы, спроектированные и разработанные компаниями производителями программного обеспечения.По временной характеристике объекта:Динамические системы.Исходя из выбранного класса ИС предлагается рассмотреть 4 вида следующих систем:Битрикс – система;Адванта;Директум;и другие аналогичные.Битрикс система удобна тем, что там есть следующие параметры:Структура организации;Все сотрудники, даже уволенные, выделенные в отдельный столбец. У каждого сотрудника указан номер телефона, подразделение, ФИО полностью, должность и кому подчиняется;Можно ставить задачи;Наличие календаря с отметками;И прочее.Адванта, как информационная система, показывает связь между подразделениями, располагая информацию о деталях, узлах, запчастей:Наименование продукта/услуги, в каком количестве;для чего/кого нужно;Кто ответственный и кто выложил информацию, и когда;Кому направлены данные;Какой дефицит информации по товару/услуге (при его наличии);И прочее.Директум, по моему мнению, вообще, продвинутая система. Она позволяет отражать такие организационные коммуникации, которые видны сразу. Система позволяет:Создавать служебные записки, договоры, спецификации, распоряжения, протоколы, задачи и подзадачи;Видно кому, от кого, кто исполнитель и поручитель;Сроки и приложения;Видны все поручения протоколов совещаний, что там обсуждалось;Отражено направление цепочки задач, то есть от кого и кому, кто дал какой комментарий, кто подписывает документ, а кто нет, по каким причинам;И т.п.Все информационные системы облегчают путь движения задачи, сокращают шумы и искажения, без низ производственный процесс будет слаб и слишком длин.таблица 13Описание системыхарактеристикиБитриксДиректумАдвантаУдобство пользования+++Обработка данных об операциях+++интерфейс+++Точность+/-++надежность+++безопасность+++проектирование+++Автоматизированная Стандартные ++Продолжение таблицы 13характеристикиБитриксДиректумАдвантагенерация любых спецификаций и их обновлениесредства (блоки, шрифты и др.)Работа с лицензиямиDWG, DWF+-Вывод для печати, интернета+/-++Контроль за соответствием параметров+++Стоимость ПОна 100 рм – 432 000102 000 – 178 500, на 100 рм – 10 200 000 – 17 850 000Есть специальные скидки для предприятий, входящих в холдинг.в среднем 127 500, на 100 рм – 12 750 000Стоимость поддержкиБесплатная информационно-техническая поддержка в течение 6 месяцев.Стоимость 15% в год от стоимости лицензий, СУБДПродолжение таблицы 13характеристикиБитриксДиректумАдвантаконсультаций по вопросам сопровождения определяется каждым партнером в отдельности на основе стоимости часа работы одного консультантаСроки внедренияОт 6 мес до 18 мес.От 2 мес до 6 мес.От 6 мес до 2 летПоддержка разработчиком всего функционаларазработчик поддерживает только базовый функционалразработчик поддерживает весь функционалразработчик поддерживает только базовый функционалКоличество консультантовочень многооколо 100 партнерских фирмочень многоКоличество заказчиков500Более 3000Около 100Источник финансирования покупки системы –выделенный фонд на апробацию системы Битрикс из фонда предприятия. Из данной таблицы приоритет отдан ИС - Битрикс в связи с ее необходимыми плюсами характеристик.Анализ характеристик систем и выбор системы был проведен мною из принципа наиболее полного удовлетворения требованиям поставленной задачи.3.2.Характеристика членов команды проекта автоматизации деятельности, их функции и требования к нимАдминистрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской областиДанный параграф направлен на формирование команды проекта автоматизации деятельности. В первую очередь, необходимо выбрать с помощью какой программы или системы можно автоматизировать проект, решить проблемы. Во вторую, определить команду. Так как систему мы выбрали –Битрикс. Команда проекта была выбрана на основе добровольцев администрации, помимо трех сотрудников отдела культуры и спорта, были определены и сотрудники архива – 2 человека (начальник и специалист), первый заместитель, сотрудники бухгалтерии – 3 человека. Всего – 8 человек. Конечно, самостоятельно без специалистов системы Битрикс невозможно, поэтому будет проводиться обучение параллельно проекту. И эта группа – команда из 8 человек будет в дальнейшем передавать свой опыт другим подразделениям. От формирования специалистов зависит успех организации и его проект, поэтому очень важно, что в проект вошли сотрудники, которые сами проявили инициативу. Важны и коммуникативные процессы, которые влияют:Основными преимуществами процессного подхода являются:координация действий различных подразделений в рамках процесса;ориентация на результат процесса;повышение результативности и эффективности работы организации;прозрачность действий по достижению результата;повышение предсказуемости результатов;выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;устранение барьеров между функциональными подразделениями;исключение невостребованных процессов;сокращение временных и материальных затрат.Построение сетевого графика на основе проанализированной информации, а также при формировании комнады, происходит при отборе информации трехуровневого подхода. В работе представлен целостный подход в виде первого, второго и третьего уровня в виде сетевого графика. Целостный подход также отражен в виде сетевого графика.Рисунок 16 - Первый уровень отбора информацииРисунок 17 – Второй уровень отбора информацииРисунок 18 - Третий уровень отбора информацииРисунок 19 – Сетевой график трехуровневого подходаотбора информацииТаким образом, структурируя процессы на отдельные сетевые графики, видна связь, путь и процессы в работах отделов в проекте, позволит более подробно представить и формирование, и сам проект.3.3. Оценка ожидаемого эффекта от реализации проектаЛюбой коммерческий проект должен быть экономически выгоден. Экономическая эффективность показывает успешность и прибыльность Администрации.В данном параграфе мы отразим экономическую выгоду до и после изменений при новых подходах к проектированию организации оперативного учета, регулирования и управления данной системой, пример сделан по данным процесса рисунка 7:Таблица 14Расчеты экономической эффективности проекта№п/пОтдел Процесс Длительность процесса до измененийДлительность процесса после изменений*Стоимость ставки сотрудника отдела за 1час, кто отвечает за процессЭкономический эффект, руб.до измененийПосле измененийдиректорВыпуск приказа6ч2ч120 р.720240Отдел по культуре и спортуПодача заявки2ч1ч90 р.18090Оформление заявки8ч5ч720450Выдача заявки в работу4 ч3ч360270экономическийЗакупочная комиссия6 дн. (480 ч)5 дн.(300 ч)150р.7200045000Расчет цены3ч 2ч450300бухгалтерияПроверка договора1ч1ч100р.100100ЮридическийПроверка договора1ч0,5ч 110р.11055бухгалтерияПроведение оплаты (аванс / оконч.расчет)1ч 0,5ч120 р.12060Продолжение таблицы 14№п/пОтдел Процесс Длительность процесса до измененийДлительность процесса после измененийСтоимость ставки сотрудника отдела за 1час, кто отвечает за процессЭкономический эффект, руб.до измененийПосле измененийбухгалтерияПроверка бумаг/ материалов3ч 2,5ч120 р.360300Итого: 7512046865*Длительность процесса после изменений* - эти данные взяты на основании изменений после изменения – внедрения системы Битрикс (на основании экспертного мнения – хронометража ориентировочного).По данным, собранным в процессе оперативного учета, регулирования и управления разница экономического эффекта составляет:75120- 46865 =28255 руб.Выгода выбранного процесса (одного!) составила 28255 руб. потенциально – это сумма тратилась впустую, когда были потери оперативного учета, регулирования и управления.Изменения были заключены в следующем: сборе данных в информационных системах, исключая бумажный документооборот, используя электронную подпись, а также инфостенды, у которых проводились открытые встречи в установленное время с командой проекта. Именно на этих встречах оповещались вопросы, предлагались варианты решения проблем, используя мозговой штурм.По началу, у рабочей группы был ступор, страх руководства и страх ответственности. Но через полтора месяца проекта у рабочей группы, которая привыкла общаться с руководством так близко (условно), перестали молчать и предлагать варианты решения проблем. Между прочим, большая ответственность лежала на лидере рабочей группы, который был выбран неслучайно (была проведена анонимная анкета по выбору лидера среди команды).Далее рассчитывая эффективность, стоит заявить о затратах, чтобы построить точку безубыточности, и понять, где начнется выгода. В двух таблицах ниже автор предлагает рассмотреть затраты до и после внедрения СМК.Таблица 15Затраты до измененийПериодичность (месяцы)Постоянные затратыпостоянные затратыитоговая сумма затратобщий доходприбыль 154505200106506100-455025450104001585012200-365035450156002105018300-275045450208002625024400-185055450260003145030500-95065450312003665036600-5075450364004185042700850854504160047050488001750954504680052250549002650105450520005745061000355011545057200626506710044501254506240067850732005350135450676007305079300625014545072800782508540071501554507800083450915008050Таблица 16Затраты после измененийПериодичность (месяцы)Постоянные затраты постоянные затратыитоговая сумма затратобщий доходприбыль 12450520076506100-155022450104001285012200-6503245015600180501830025042450208002325024400115052450260002845030500205062450312003365036600295072450364003885042700385082450416004405048800475092450468004925054900565010245052000544506100065501124505720059650671007450122450624006485073200835013245067600700507930092501424507280075250854001015015245078000804509150011050Для сравнения нами представлены две точки безубыточности по двум вариантам затрат: до внедрения мероприятий и после для Администрации Смоленской области.Рисунок 20 – точка безубыточности до внедрения мероприятийРисунок 21 – точка безубыточности после внедрения мероприятийСравнивая представленные точки безубыточности, мы видим, что первый вариант с изменениями показывает нам, что мероприятия более эффективны. После внедрения мероприятий по качеству точка безубыточности отражается при меньших затратах уже при продаже 3 тыс. изделий. Если не применять мероприятия по повышению качества, то точка безубыточности появится при реализации 5 тыс. изделий.Выводом по данной работе является следующее: разработки по совершенствованию системы управления персоналом при помощи автоматизации экономически выгодно сказываются на Администрации. Помимо этого, улучшаются и другие процессы, которые косвенно влияют на экономический результат организации.По началу, у рабочей группы был ступор, страх руководства и страх ответственности. Но через полтора месяца проекта у рабочей группы, которая привыкла общаться с руководством так близко (условно), перестали молчать и предлагать варианты решения проблем. Между прочим, большая ответственность лежала на лидере рабочей группы, который был выбран неслучайно (была проведена анонимная анкета по выбору лидера среди команды).В соответствии с дорожной картой, необходимо распространение успешных практик, ведь этот процесса последовательно необходимо распространить на другие отделы Администрации.Проектируя организацию при помощи, в первую очередь, по принципам процессного подхода, во – вторых, создавая рабочую группу (команду проекта по улучшениям), в – третьих, применяя мотивацию[2,3,29] и развитие производственной культуры[3,34,36].Для оценки же эффективности предлагаемого проекта используется показатель экономии времени. А это предполагает, что данная система Битрикс направлена на эффективное сокращение времени при работе. Эффект экономии времени позволит в этот период сделать другие операции, тем самым повысить эффективность процессов всейАдминистрации.ЗАКЛЮЧЕНИЕУправление проектом и командообразование, сплочение коллектива ради повышения эффективности процессов – залог успеха и процветания любой коммерческой и бюджетной организации. Как говорится, не место красит человека, а человек место. Поэтому актуальным поднимается вопрос взаимодействия персонала с руководством, а также применение информационных технологий для управления проектами. Данная ВКР посвящена актуальным вопросам теоретическим и практическим подходам к управлению проектами, предложена гипотеза, которая находит оправдание в третьей главе этой работы.Тема ВКР:«Формирование, развитие и трансформация команды проекта в Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области».Объектом исследовательской работы является Администрация муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области.Цели и задачи ВКР.Целью ВКР – исследование формирования, развития и трансформации команды проекта на примереАдминистрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области.Задачами, которые были поставлены и решены следующие:исследованы теоретические основы (изучение проекта – как основы управления проектами, участники и команда);проанализировано текущее состояние формирования команды проекта‬Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области (характеристика и анализ системы управления и управления персоналом Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области, предложить направления командообразования);даны рекомендации по разработке проекта автоматизации деятельности Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области (резюме и основные параметры предлагаемого проектаавтоматизации, расчет оценки ожидаемого эффекта.Первая глава посвящена теоретическим обзорам и источникам, раскрывающие основные понятия и сущности проекта, его основным параметрам.Вторая глава имеет практический подход, раскрывающий на примере выбранного хозяйствующего субъекта характеристику и систему управления персоналом Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области.Глава третья содержит резюме проекта, описание ресурсов проекта, определена команда проекта, построена диаграмма Ганта и сетевой график, рассмотрены риски проекта и дано экономическое обоснование проектаСПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫРаспоряжение ФКЦБ от 04.04.2002 № 421/р «О рекомендации по применению Кодекса корпоративного поведения»//СПС «КонсультантПлюс».Аппело Ю. Agile-менеджмент: Лидерство и управление командами. / Практическое руководство. - М.: Альпина Паблишер, 2018. – 534 c.Архипова, Н. И. Управление персоналом организации. Краткий курс для бакалавров. Учебное пособие / Н.И. Архипова, О.Л. Седова. - М.: Проспект, 2016. - 214 c.Байбаков А.Н., Назаренко А.В., Запорожец Д.В. и др. Лидерство и командообразование. / Учебное пособие. - Ставрополь: АГРУС Ставропольского гос. аграрного ун-та, 2018. – 132 c.Бодак Ю. А. Методологические аспекты системы развития кадрового потенциала организационных структур / Ю. А. Бодак // Белгородский государственный университет. — 2019. — № 1. — С. 124–125.Быков, Д. А. Формирование эффективной команды проекта / Д. А. Быков. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 43 (333). — С. 30-33. — URL: https://moluch.ru/archive/333/74407/ (дата обращения: 21.12.2021).Веснин В.Р. Корпоративное управление: учебник / В.Р. Веснин, В.В. Кафидов. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2018. — 272 cГрошев И.В., Менеджмент организационной культуры / И.В. Грошев, - М.: Московский психолого – социальный университет (МПСУ), 2017. – 900с.Егоршин А. П. Управление персоналом: Учебник для вузов – 3-е изд. – Н. Новгород: НИМБ, 2016. С. 700Заруба,Н. А. Формирование эффективной команды как условие эффективной реализации проекта / Н. А. Заруба, Л. Д. Бычков. — Текст: непосредственный // Инновационная экономика: перспективы развития и совершенствования. — 2016. — № 9. — С. 118–121. Зыбин, И. В рай по короткому пути / И. Зыбин. — Текст: непосредственный // Ведомости. — 2017. — № 54. — С. 1. 8. Иванова Е.В. Корпоративное управление: учебное пособие / Е.В. Иванова. — М.: Флинта, 2016. — 336 c.Кон М. Agile: Оценка и планирование проектов. – М.: Альпина Паблишер, 2018.Кузьмин С. С. Парадигмы корпоративного роста. / монография. - М.: ИНФРА-М, 2018. – 225 c.Минева О. К. Управление персоналом организации: технологии управления развитием персонала: учебник / О. К. Минева, И. Н. Ахунжанова, Т. А. Мордасова [и др.]; под ред. О. К. Миневой. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 160 с.Мишурова, И. В. Управление мотивацией персонала / И.В. Мишурова. - М.: Феникс, МарТ, 2017. - 272 c. Морозова, И. С. Особенности процесса командообразования в российских организациях / И. С. Морозова, А. С. Чумак. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 39 (173). — С. 36-38. — URL: https://moluch.ru/archive/173/45737/ (дата обращения: 16.12.2021).Окороков А.В. Актуальные проблемы современного командообразования: ротация, аутстаффинг, сетевые эффекты // Лидерство и менеджмент. – 2021. – Том 8. – № 3. – С. 317-328. – doi: 10.18334/lim.8.3.112382.Рамазанова, А. Г. Основы эффективной команды / А. Г. Рамазанова, Ш. А. Алиева. — Текст: непосредственный // Естественно-гуманитарные исследования. — 2019. — № 26. —С. 174–177. 7.Чеботарь Ю.М. Корпоративные финансы и корпоративный контроль: монография / Ю.М. Чеботарь. — М.: АНО «Академия менеджмента и бизнесадминистрирования», 2016. — 250 с. Чурилов, А. А. Понятие, роль и актуальность проектного управления в России / А. А. Чурилов. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — 2018. — № 3 (50). — С. 299-301.Фаткин, Л. Командообразование как фактор эффективности совместной деятельности / Л. Фаткин, К. Морозова. — Текст: непосредственный // Проблемы теории и практики управления. — 2016. — № 11. — С. 19–28.Хохлов, М. А. Признаки корпорации по современному российскому законодательству / М. А. Хохлов. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2019. — № 48 (286). — С. 314-316. — URL: https://moluch.ru/archive/286/64444/ (дата обращения: 21.12.2021).Шкунова А. А., Булганина С. В., Яшкова Н. В. Командообразование как современный метод управления человеческими ресурсами в социальной сфере // Интернет-журнал «Науковедение» Том 8, № 3 (2016) http://naukovedenie.ru/PDF/67EVN316.pdf (доступсвободный). Юдина, Я. О. Система управления персоналом / Я. О. Юдина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 48 (338). — С. 574-575. — URL: https://moluch.ru/archive/338/75848/ (дата обращения: 15.12.2021).https://moluch.ru/archive/333/74407/https://holm.admin-smolensk.ruhttps://holm.admin-smolensk.ru/strukturnye-podrazdeleniya/https://rik-company.ru/personnel_management_system.htmlhttps://secrets.tinkoff.ru/razvitie/team-building/http://kcobrb.ru/media/attaches/page/cult_doc/1782b87c26ed4bedb58698cd3a91aa34_командообразование_методические_.pdfhttps://newlms.magtu.ru/pluginfile.php/1529000/mod_resource/content/1/Пособите%20Технология%20командообразования.pdfhttp://ekonomika.snauka.ru/2014/02/4128https://www.kom-dir.ru/article/3532-komandoobrazovaniehttps://probusiness.io/management/1143-vot-kak-dolzhna-vyglyadet-komanda-zakazchika-proekta-po-avtomatizacii-biznesa.htmlhttps://itrp.ru/questions/osnovnye-podhody-k-formirovaniyu-komandy-vnedreniya-informatsionnoj-sistemy/https://monographies.ru/en/book/section?id=1489