Автоматизация материально-технического учета на примере ООО "СмтМакс"

Выделяется два подмножества функций программы (рисунок 18) [1]: служебные функции (проверка пароля, управление окнами, резервное копирование и др.);основные функции обработки данных (ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, подготовки и распечатки документов и др.).На рисунке 14 приведен сценарий диалога системы. Выполнение служебных функций, как правило, входит в полномочия пользователей с административными правами.Рисунок - Дерево функцийОсновные функции, связанные с ведением базы данных по запросам по обмену данными, учетом предоставляемых персональных данных, печати отчетов, предоставляются операторам приложения. Минимальный уровень прав доступа в систему, предполагает возможности ввода и просмотра статуса заявок на перемещение объектов МТО и формирование инвентаризационных ведомостей.Рисунок 15 - Сценарий диалога системыОсновные функции связаны с работой специалиста и предполагают ведение учета объектов имущества компании, ведение картотеки видов МТО, учета данных о сотрудниках, использующих оборудование. Также основные функции включают формирование отчетной информации, необходимой в деятельности специалистов по материально-техническому учету.Служебные функции предполагают выполнение работ, связанных с обслуживанием базы данных, управление ролями пользователей.2.3.2. Характеристика базы данныхВ качестве информационных объектов в рамках поставленной задачи автоматизации выбраны:Помещения компании;Подразделения;Ответственные сотрудники;Виды объектов учета;Объекты учета;Оборот объектов учета.На рисунке 16 приведена диаграмма «Сущность – Связь». Определим типы связей между указанными сущностями.Рисунок – Диаграмма «Сущность - Связь»Далее проведено определение реквизитного состава информационных объектов.Таблица Справочник “Виды МТО”Наименование поляТип данныхРазмер поляИдентификатор вида МТОЦелоеИдентифицирующий признакНаименованиеТекст50КатегорияТекст10Таблица Справочник “Отделы”Наименование поляТип данныхРазмер поляИдентификатор отделаЦелоеИдентифицирующий признакНаименованиеТекст40Таблица Справочник “Сотрудники”Наименование поляТип данныхРазмер поляИдентификатор сотрудникаЦелоеИдентифицирующий признакОтделЦелоеСвязь со справочником отделов ФИОТекст40ДолжностьТекст40Таблица Справочник помещенийНаименование поляТип данныхРазмер поляИдентификатор помещенияЦелоеИдентифицирующий признакТип помещенияТекст50ЭтажЦелоеНомерЦелоеТаблица Справочник объектов МТОНаименование поляТип данныхРазмер поляКод объекта МТОЦелоеИдентифицирующий признакИнвентарный номерТекст20ТипЦелоеСвязь со справочником типов МТОМодельТекст20ОписаниеТекст200Данные о сотруднике, использующем объектЦелоецелоеПомещениеЦелоеСвязь со справочником помещенийСтатусЛогическийДа / нетСтоимостьДенежныйТаблица Журнал выдачиНаименование поляТип данныхРазмер поля123Номер операции по выдаче МТО по журналуЦелоеИдентифицирующий признакДатаДатаСпециалистЦелоеСвязь со справочником сотрудников КабинетЦелоеСвязь со справочником помещенийОснованиеТекст200На рисунке 17 приведена диаграмма логической модели данных.Рисунок – Схема логической модели данных2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)На рисунке 18 показано дерево вызова программных модулей.Рисунок 18 – Дерево вызова программных модулейТаблица Описание программных модулейЭкранФункцииСправочникиДокументыОтчетыВыходНажать кнопку, соответствующую нужному пункту меню1 Справочники1.1 Виды МТО, объекты МТОнажать кнопку «Запись» для сохранения данных о видах МТО и объектах МТОнажать кнопку «Закрыть» для закрытия формы1.2 Помещенияиспользование кнопок навигатора для перехода к нужной записи с последующим внесением изменений 1.3 Сотрудники использование кнопок навигатора для перехода к нужной записи с последующим внесением изменений 1.4 Отделы использование кнопок навигатора для перехода к нужной записи с последующим внесением изменений 2 Документы2.1 Выдача основных средствУстановить дату;Выбрать ФИО ответственного сотрудника Заполнить номер приказа о выдаче МТОВыбрать номер помещения, где устанавливается офисное оборудование или хранится имуществоПровести документ3 Отчеты3.1 Опись по сотруднику выбрать ФИО ответственного сотрудника из выпадающего списка, нажать «Сформировать» для вывода отчета3.2. Инвентаризационная опись по кабинетувыбрать номер кабинета из выпадающего списка, нажать «Сформировать» для вывода отчета3.3. Данные архива использования объекта учетавыбрать объект МТО по инвентарному номеру, нажать «Сформировать» для вывода отчета3.4. Свод по объектамнажать «Сформировать» для вывода отчета4 Выход4.1 ВыходЗакрытие программы2.3.4. Описание программных модулейРассмотрен программный модуль М9 «Список объектов по сотруднику».При вызове модуля производится формирование и вывод на экран отчета, содержащего список объектов имущества, находящихся в подотчёте у сотрудника. Бухгалтер, ознакомившись с документом, может его распечатать или сохранить на жесткий диск в формате MicrosoftWord (Текст RTF). Развернутая блок-схема работы модуля М9 представлена на рисунке 21. Рисунок - Блок-схема модуля М9Как показано на рисунке 19, работа с системой по формированию отчета по списку объектов по сотруднику включает этапы:запуск формы, содержащей запросы параметров, необходимых для формирования выходных документов;выбор ответственного специалиста из выпадающего списка;просмотр сформированного отчета;печать сформированного отчета.Структура представления (VIEW) SVOD_3, предназначенного для получения отчета по тестированию сотрудников, представлена в таблице 22.Таблица Структура записи представления SVOD_3№ п/пНаименование показателяИдентификаторТип1Код строкиidInt2Код сотрудника Id_sotrInt3ФИО сотрудника (ссылка на справочник сотрудника)FIOVarchar(100)4Объект имуществаNAM_OBCTVarchar(100)5Инвентарный номерINVNUMVarchar(100)2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описаниеРазработанное программное решение по оптимизации технологии материально-технического учёта в ООО «СМТ Макс»представляет собой конфигурацию на платформе «1С: Предприятие», компонентами которой являются:Справочники: Видыматериально-технического учёта, объектыматериально-технического учёта, ответственные сотрудники, помещения, подразделения компании;Перечисления, включающие переченьединиц измерения объектов учета, статусов наличия объектов учета, типов помещений;Подсистемы для работы со справочной, оперативной и отчетной информацией;Документы, включающие данные по движению объектов материально-технического учёта;Регистры накопления,включающие данные по движению объектов материально-технического учёта;Отчеты, включающиеинвентаризационные описи по сотрудникам, помещениям, сводные данные, историю перемещений объектов учёта.На рисунке 20 приведен конструктор справочника объектов МТО. Конструктор документа «Выдача основных средств» приведен на рисунке 21. На рисунке 22 приведен режим конструктора отчета «Инвентаризационная опись по кабинету».Рисунок – Структура справочника объектов МТОРисунок – Конструктор документа «Выдача основных средств»Рисунок – Конструктор отчета «Инвентаризационная опись по кабинету»Далее приведем описание основных режимов работы системы.На рисунке 23 приведена главная форма разработанной конфигурации.Рисунок - Главная форма разработанной конфигурацииНа рисунках 26-27 приведен режим работы со справочником видов основных средств.Рисунок – Справочник видов основных средств (список)Рисунок - Справочник контрагентов (добавление)На рисунках 28-29 приведен справочник «Помещения».Рисунок – Справочник «Помещения» (Список)Рисунок - Справочник «Помещения» (добавление)На рисунке 28 приведен справочник отделов.Рисунок - Справочник «Отделы» (список)На рисунках 29-30 приведен справочник сотрудников.Рисунок – Справочник сотрудников (список)Рисунок – Справочник сотрудников (добавление)На рисунках 31-32 приведен справочник объектов МТО.Рисунок 31 – Справочник «Имущество» (создание)Рисунок 32 - Справочник «Имущество» (список)На рисунках 33-34 приведен режим ввода документа «Выдача основных средств».Рисунок – Создание документа «Выдача основных средств»Рисунок – Список документов «Выдача основных средств»Далее рассмотрим режим формирования отчётности. На рисунке 35 приведен отчет «Инвентаризационная опись по кабинету». На рисунке 36 приведен отчет «Опись по специалисту». Отчет «Свод по объектам» приведен на рисунке 37. На рисунке 38 приведен отчет «История перемещения объекта».Рисунок - Отчет «История перемещения объекта»Рисунок – Отчет «Инвентаризационная опись по кабинету»Рисунок – Отчет «Опись по сотруднику»Рисунок – Отчет «Свод по объектам»Выводы по главе 2В проектной части работы обоснован выбор стратегии внедрения программного решения, стандарта жизненного цикла, рассмотрены требования по видам обеспечения, проведено создание реляционной модели данных, проанализирована структура входных и результатных документов, периодичность их формирования, проведено построение логической и физической моделей данных. Программная реализация системы проведена в формате «1С: Предприятие». Описаны режимы работы со справочниками объектов учета, работа с оперативными документами, а также режимы формирования отчетности.По итогам проведённого анализа было показано, что разработанный функционал соответствует поставленным задачам.3 Оценка экономической эффективности проекта3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективностиДля проведения анализа экономической эффективности внедрения разработанной системы к существующим ИС определим процессы, которые будут им автоматизироваться. Для этого выберем методику сравнения внедряемой ИС с уже существующей. Эта методика была выбрана, потому что новая ИС призвана не заменить, существующие в компьютерном парке программные комплексы, а лишь дополнить новыми функциями часть процессов фирмы. В результате ее внедрения не потребуется вносить существенных изменений ни в программную, ни в аппаратную структуру учреждения.Прямой эффект – понятие, обобщающее снижение трудозатрат и реализации одинакового объема операций, а также снижение финальной стоимости. Обычно трудозатраты можно рассчитать по следующим формулам:Оценка абсолютного сокращения трудозатрат (DТ), выражаемого в годовом выражении единиц времени:∆Т = Т – Т0(1)где Т0 – оценка времени на выполнение технологических операций в отсутствие внедрения информационной системы;Т – оценка времени на выполнение технологических операций в условиях внедренной информационной системы;Расчет коэффициента относительного сокращения трудозатрат производится из соотношения:(2)Показатель сокращения трудозатрат (роста производительности труда сотрудников при внедрении информационной системы) (YT):(3)Расчет параметров изменения финансирования основных технологических операций производится по формуле: ∆С = С0 – С1(4)С0 – стоимость выполнения технологических операций в отсутствие внедренной информационной системы;С1 показывает стоимостные затраты в рублях за год на обработку данных во внедряемом варианте;величина относительного снижения стоимостных затрат (KC):КC =DC / C0 * 100% (5)индикатор снижения стоимостных затрат или повышение суммарной прибыли (YС):YС = С0 / С1. (6)Кроме указанные выше параметров в рамках оценки экономического эффекта проводится оценка срока окупаемости проекта, выражаемого в единицах времени:(7)где КП – величина вложений в реализацию проекта.3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта1. Проведем расчет суммы вложений в реализацию информационной системы материально-технического учета. Затраты включают:- Оплату труда разработчиков и специалистов профильных отделов, привлеченных к реализации системы;- Эксплуатационные и амортизационные затраты;- Затраты на приобретение материалов, необходимых для создания системы. В таблице 23 приведен расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системы.Таблица Расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системыКатегория специалистаЧасовая ставка оплаты труда, руб.Продолжительность работы, час.Итоговая сумма оплаты трудаРазработчик (ИТ-специалист)45018081000Экономист материальной группы3508028000Специалист по защите информации4604018400Экономист100101000Итого128400Таким образом, величина затрат на оплату труда составил 128400 руб. С учетом взносов во внебюджетные фонды (30,2%) затраты по указанной статье составят: 128400*1,302 руб. = 167176 руб.Амортизационные затраты, связанные с эксплуатацией оборудования рассчитываются с учетом срока полезного использования (60 мес.), продолжительностью разработки (1,5 мес.) и балансовой стоимостью используемого оборудования (80 тыс.руб.).Затраты на электроэнергию при тарифе в 6 руб./кВт*ч и 180 часов работы, 700 Вт мощности, составят: В таблице 24 приведен расчет затрат на приобретение материалов.Таблица Расчет сумм накладных расходовСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоКомплект канцелярских принадлежностей100011000Бумага для печати инструкций, пачка3002600Flash-накопитель для записи ПО80021600Тонер-картридж для печати документации (для принтера SamsungML-4020)450011500Итого4700Общая сумма расходов на реализацию системы составит: S = 167176 + 2000 + 756 + 4700 = 174632 руб.Экономический эффект достигается за счет сокращения продолжительности выполнения технологических операций специалистами технического отдела. Проведем оценку годового сокращения трудозатрат в денежном выражении (таблица 25).Таблица Оценка годового сокращения трудозатрат в денежном выраженииОперацияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 300 руб.)Учет объектов МТО200010281600080000Учет сотрудников30015114420021000Учет помещений50004131500075000Формирование актов50003121000050000Формирование сводов по операциям50201193801900Учет перемещений МТО10001019900045000Формирование описей 6010194502250Итого275150На рисунке 39 приведена диаграмма сокращения временных затрат на выполнение технологических операций, на рис.40 – диаграмма сокращения стоимостных затрат.Рисунок 39 - Диаграмма сокращения временных затрат на выполнение технологических операцийРисунок 40 - Диаграмма сокращения стоимостных затрат на выполнение технологических операцийТаким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Выводы по разделуВ экономической части работы было показано, что внедрение системы обеспечивает возможности сокращения времени выполнения операций, связанных с учетом поступления, перемещения и списания объектов учета, проведения инвентаризации. Проведен расчёт сметы затрат на реализацию проекта, сроков возврата средств, вложенных в реализацию проекта автоматизации. Таким образом, проект является экономически эффективным и может использоваться в условиях исследуемой компании. ЗАКЛЮЧЕНИЕВ данной работе проведён анализ технологий материально-технического учёта в условиях ООО «СМТ-Макс». Было показано, что внедрение систем автоматизации указанной технологии обеспечивает возможности ведение учета информации по объектам учета, оперативного поиска данных по местам использования и ответственным специалистам. Оптимизация указанного бизнес-процесса позволяет сократить временные затраты, необходимые на формирование учетных документов, накладных, актов, связанных с материальным учётом. По итогам анализа ИТ-инфраструктуры было показано, что существующая система позволяет осуществить разработку и внедрение системы без приобретения дополнительных компонентов. Рассмотрены факторы защиты информации, которые предполагается использовать в рамках эксплуатации системы материально-технического учёта. В проектной части работы обоснован выбор стратегии внедрения программного решения, стандарта жизненного цикла, рассмотрены требования по видам обеспечения, проведено создание реляционной модели данных, проанализирована структура входных и результатных документов, периодичность их формирования, проведено построение логической и физической моделей данных. Программная реализация системы проведена в формате «1С: Предприятие». Описаны режимы работы со справочниками объектов учета, работа с оперативными документами, а также режимы формирования отчетности.В экономической части работы было показано, что внедрение системы обеспечивает возможности сокращения времени выполнения операций, связанных с учетом поступления, перемещения и списания объектов учета, проведения инвентаризации. Проведен расчёт сметы затрат на реализацию проекта, сроков возврата средств, вложенных в реализацию проекта автоматизации. Таким образом, проект является экономически эффективным и может использоваться в условиях исследуемой компании. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВВасильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2018. - 528 c.Волк В. К. Базы данных: проектирование, программирование, управление и администрирование: учебник для вузов: для студентов IT-специальностей / В. К. Волк. - Санкт-Петербург: ЛАНЬ, 2020. – 241с.Волков С. В. Модернизация бизнес-процессов : учебное пособие / С. В. Волков. - Волгоград: ВолгГТУ, 2018. – 71с.Гантц И. С. Разработка конфигураций в среде "1С: Предприятие»: учебно-методическое пособие / И. С. Гантц. - Москва: МИРЭА - Российский технологический университет, 2020. - 63 с.Головкова А. С. Моделирование бизнес-процессов : учебное пособие / А. С. Головкова, Ю. В. Дмитриева, Л. В. Коптелова. - Белгород: Изд-во Белгородского университета кооперации, экономики и права, 2019. - 178 с.Гордеев С. И.  Организация баз данных в 2 ч.: учебник / С. И. Гордеев, В. Н. Волошина. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 513 с. Градусов А. Б. Базы данных : введение в технологию баз данных : учебно-практическое / А.Б. Градусов. - Владимир: Изд-во ВлГУ, 2021. – 207с.Грекул В. И.  Проектирование информационных систем: учебник и практикум / В. И. Грекул, Н. Л. Коровкина, Г. А. Левочкина. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 385 с.Григорьев М. В.  Проектирование информационных систем: учебное пособие для вузов / М. В. Григорьев, И. И. Григорьева. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 318 с.Даева С. Г. Основы разработки корпоративных информационных систем на платформе 1С: Предприятие 8.3: учебно-методическое пособие / Даева С. Г. - Москва: РТУ МИРЭА, 2020. – 562с.Жданова Т. А. Базы данных: основы проектирования и использования: учебное пособие / Т. А. Жданова. - Москва : Перо, 2020. - 96 с.Илюшечкин В. М.  Основы использования и проектирования баз данных: учебник / В. М. Илюшечкин. —Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 213 с. Казанцев С.Я. Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие / С. Я. Казанцев. - Москва: ЮНИТИ-Дана, 2020. - 351 с.Карпузова В. И. Информационные системы и технологии в экономике. Конфигуратор "1C: Предприятие 8.3": учебное пособие / В. И. Карпузова, К. В. Чернышева, Н. В. Карпузова. - Москва: Изд-во РГАУ-МСХА, 2019. - 104 с. Кетько Н. В., Копылов А. В., Скитер Н. Н. Программирование задач оперативного учета в системе "1C: Предприятие" : учебное пособие / Н.В. Кетько, А.В. Копылов, Н.Н. Скитер. - Волгоград: ВолгГТУ, 2019. – 81 с.Крупенина Н. В., Тындыкарь Л. Н. Базовые информационные процессы и технологии на транспорте. Основы конфигурирования в среде "1С: Предприятие»: учебное пособие: / Н. В. Крупенина, Л. Н. Тындыкарь. - Санкт-Петербург: Изд-во ГУМРФ имени адмирала С. О. Макарова, 2020. – 138с.Михайленко Е. В. Введение в программирование: учебное пособие / Е.В. Михайленко. - Краснодар: Краснодарский университет МВД России, 2020. – 105 с.Нетесова О. Ю.  Информационные системы и технологии в экономике: учебное пособие для вузов / О. Ю. Нетесова. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 178 с.Советов, Б. Я.  Базы данных: учебник для вузов / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. —Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 420 с. Нестеров С. А.  Базы данных: учебник и практикум для вузов / С. А. Нестеров. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 230 с.Стасышин В. М.  Базы данных: технологии доступа: учебное пособие / В. М. Стасышин, Т. Л. Стасышина. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 164 с. Стружкин Н. П.  Базы данных: проектирование : учебник для вузов / Н. П. Стружкин, В. В. Годин. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 477 с.Съедин Д. Ю. Разработка программного обеспечения для информационных систем: учебное пособие / Д. Ю. Съедин. - Москва : МИРЭА, 2021. - 71 с Чистов Д.В. Проектирование информационных систем : учебник и практикум / Д. В. Чистов, П. П. Мельников, А. В. Золотарюк, Н. Б. Ничепорук. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 293 с. Федорова Г. Н. Разработка, администрирование и защита баз данных: учебник / Г.Н. Федорова. - 5-е изд., стер. - Москва: Академия, 2021. – 284 с.Выпускная квалификационная работа – дипломный проект выполнен мной совершенно самостоятельно. Все использованные в работе материалы и концепции из опубликованнойнаучной литературы и других источников имеют ссылки на них. Выпускная квалификационная работа – дипломный проект прошел проверку на корректность заимствования в системе «АНТИПЛАГИАТ».Настоящим подтверждаю, что даю разрешение Университету «Синергия» на размещение полного текста моей выпускной квалификационной работы – дипломного проекта, отзыва на мою выпускную квалификационную работу – дипломный проект в электронно-библиотечной системе Университета «Синергия»._______________ /_______________________/(Подпись) (Ф.И.О.) «___» ______________ 20__ г.