Градация стандартов

Этот журнал проблем должен быть доступен всем, кто участвует в проекте, и каждый должен не стесняться добавлять в журнал значимые элементы.Журнал действийПри создании журнала действий и соглашений вместо громоздких наборов минут для элементов проекта используется простая единая точка отсчета проекта. Журнал действий облегчает идентификацию выполненных задач, которые еще не завершены.Если руководство проекта добросовестно и скрупулезно создает вышеупомянутые проектные документы, то оно может рассчитывать избежать траты времени на ненужную бумажную волокиту. После этого у участников проекта будет достаточно времени для полноценного взаимодействия с заказчиком, проверки хода выполнения проекта, своевременного внесения исправлений и быстрого завершения проекта в установленные сроки. Называете ли вы это эффективной стандартизацией документации по управлению проектами или устанавливаете стандарт для проектной документации, в долгосрочной перспективе это эффективно служит своей цели.Как распространять документациюУстановление стандартов не просто помогает вам создавать более качественную документацию. Это также помогает вам более эффективно распространять эту документацию.Чтобы документация была полезной, она должна быть доступна всей вашей команде. Вы не хотите, чтобы члены команды хранили важную информацию на своих отдельных жестких дисках. И вы не хотите, чтобы им приходилось полагаться на единственную распечатанную копию, которая спрятана в случайном шкафу для хранения документов. Ситуации, подобные этой, приводят к путанице и неэффективности.Например, члены команды, использующие разные версии документации, могут столкнуться с недопониманием или случайно создать дополнительную работу друг для друга. Или человеку, работающему удаленно, может потребоваться доступ к документации, которая существует только в виде физической копии в офисе.Вы можете избежать этих проблем, стандартизируя способы хранения и распространения документации. Лучше всего иметь централизованное хранилище: единое место, где каждый знает, где искать самую последнюю информацию. Но помимо простого размещения всего в одном месте, вы также должны облегчить людям поиск того, что они ищут, когда доберутся туда.Для нас в Atlassian таким централизованным хранилищем является Confluence. Функции, такие как мощный поиск, структурированные деревья страниц и архив страниц, гарантируют, что контент легко найти, он доступен и актуален.В Confluence у каждой команды или проекта есть пространство для организации соответствующей документации. Они могут создавать иерархию страниц, чтобы вся информация была упорядочена и видна в дереве страниц. Сотрудники могут просматривать разделы или подстраницы, которые им интересны, чтобы получать обновления при изменении содержимого. Чтобы распространить определенное пространство или страницу, вы можете использовать кнопку поделиться или прокомментировать страницу и отметить других членов команды. Все открытые страницы в Confluence доступны для поиска другими сотрудниками, и они могут использовать фильтры, чтобы сузить область поиска по создателю, дате публикации или пространству.Так же, как ваши отдельные части документации нуждаются в постоянном обновлении, так и ваша система подачи и упорядочивания документации. Поэтому не забудьте установить свои стандарты и здесь. Как часто вам нужно пересматривать и приводить в порядок свои документы? Продолжайте и выделите это время в календаре.ЗаключениеГрадация стандартов по стандартизации управления документами - это важная тема, которая имеет высокую актуальность в настоящее время. Современные организации сталкиваются с растущим объемом информации, которую необходимо управлять и обрабатывать, что требует высокого уровня безопасности и конфиденциальности. Градация стандартов по управлению документами позволяет организациям использовать общепринятые стандарты для управления документами в соответствии с их потребностями. Это помогает повысить эффективность и качество управления документами, а также соблюдать требования законодательства о защите персональных данных. Задачи градации стандартов по управлению документами включают в себя установление единого подхода к управлению документами в организации, повышение качества и эффективности работы с документами, обеспечение безопасности и конфиденциальности информации, а также соблюдение законодательных требований и норм. В заключение, градация стандартов по стандартизации управления документами является важным инструментом для управления документами в организации. Она позволяет упорядочить процессы создания, хранения, поиска и уничтожения документов, а также обеспечить их безопасность и конфиденциальность.Список литературы1. Абрамова А.В., Беляева Е.А. Документооборот и архивное дело: учебное пособие. - М.: Юрайт, 2019. - 192 с. 2. Вершинина Е.П., Ларионова И.А. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебное пособие. - М.: Издательство Юрайт, 2019. - 280 с. 3. Грачев А.В. Архивное дело. - М.: Норма, 2019. - 288 с. 4. Карапетян И.А., Гаряев В.А. Документоведение: учебное пособие. - М.: Издательство Юрайт, 2020. - 256 с. 5. Кудашева Н.М. Документоведение и архивоведение: учебник для вузов. - М.: Издательство "Экзамен", 2019. - 384 с. 6. Магомедов М.М. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. - М.: Издательство "Юрайт", 2019. - 240 с. 7. Осипов А.А. Архивное дело: учебное пособие. - М.: Издательство "Юрист", 2019. - 288 с. 8. Серебрякова О.А. Документоведение: учебник для вузов. - М.: Издательство "Юрайт", 2020. - 368 с.