Анализ проблем внедрения электронного документооборота в организации и пути их решения(на примере Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко)

Директор КГБ ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко»по совместительству с другими сотрудниками использовал следующие технические средства:1) Страница 8W Light Laser A4 300dpi 8ppm USB-принтер OKI. Всего 4 штуки, все сразу, в офисе Семь сотрудников УФПС Шацкого почтамта Рязанской области пользуются одним принтером.2) Сканер HP ScanJet 4400C. сканирование планшетов. СОХО. отражающий. Однопроходное сканирование с разрешением 216x297 мм. ПЗС. 48-битный цвет при разрешении 1200 dpi (C9877A). В офисе 2 штуки. Им одновременно пользуются все сотрудники УФПС Шацкого почтамта Рязанской области.3) ЖК-факс Panasonic KX-T2365 с громкой связью и набором в одно касание на 28 номеров. Одна штука в наличии в офисе.Системные программные средства, используемые на почте предприятия КГБ ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко», включают в себя операционную систему Windows, а также различные программы для обеспечения работы сети и серверов, такие как MicrosoftExchangeServer, MicrosoftSQLServer, MicrosoftActiveDirectory и другие.Прикладные программные средства, используемые в организации, включают в себя программы для работы с электронной почтой, такие как MicrosoftOutlookи 1С.Документооборот кадровой службы КГБ ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко», который влечет за собой упорядоченное движение документов по кадровым вопросам, создаваемых в процессе работы учебного заведения, является важнейшим элементом всей работы.Кадровый учет в 1С представлен на рисунке 2.1.Рисунок 2.1 – Кадровый учет в 1СКГБ ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко»В 1С проводится кадровый учет должностей, ученых званий и степеней, формируется приказы на прием, перемещение, повышение квалификации, увольнение (рисунок 2.2).Рисунок 2.2 – Повышение квалификации в 1СТакже проводится учет и планирование аттестаций по областям работы (административная и педагогическая).Продукт «1С:Колледж ПРОФ» представляет собой комплексное решение для управления деятельностью учреждений среднего профессионального образования, предъявляющих повышенные требования к уровню автоматизации и позволяющее автоматизировать практически все направления управления.С помощью этой программы можно оперативно управлять всеми аспектами деятельности учебного заведения с рабочего стола директора. Также можно оперативно получать данные по ключевым параметрам, таким как количество групп, студентов, динамика, успеваемость и посещаемость, выполнение учебной нагрузки, а также полную информацию о студентах, мероприятиях, текущем расписании, составе и работе комиссий и заказы (рисунок 2.3).Рисунок 2.3 – Рабочий стол директора в 1СХод приемной компании отображается на рисунке 2.4.Рисунок 2.4 – Ход приемной компанииВ конфигурации разработан прикладной механизм личных кабинетов абитуриентов для реализации подачи документов на поступление абитуриентом дистанционно и непосредственно в информационную базу «1С:Колледж».Пользователи используют веб-клиент для доступа к механизму, основанному на технологии публикации баз данных «1С:Предприятия 8».Организация может опубликовать базу данных «1С:Колледж», разместить ссылку на нее на своем веб-сайте (вместе с именем пользователя и паролем для входа абитуриентов), а затем проинструктировать абитуриентов войти в определенную область 1С:Колледж, именуемую личный кабинет студента (SPA) продвигается вперед. Кроме того, при таком подключении соискателя будет использоваться лицензия платформы «1С:Предприятие 8».Отображение личного кабинета абитуриентов представлено на рисунке 2.5.Рисунок 2.5 - Отображение личного кабинета абитуриентовРисунок 2.6 – Модернизация анкеты абитуриентаТакже отображается анализ успеваемости (рисунок 2.7).Рисунок 2.7 – Анализ успеваемости и посещаемостиСистема электронного документооборота в колледже, основанная на программном обеспечении «1С:Колледж ПРОФ», имеет несколько проблем, которые могут затруднять работу с документами и снижать эффективность процессов.Одной из основных проблем является недостаточная автоматизация процессов. Некоторые процессы, такие как подписание документов, все еще требуют бумажных копий, что затрудняет их обработку и увеличивает время, необходимое для завершения процесса. Кроме того, система не всегда автоматически обрабатывает документы, что может привести к ошибкам и задержкам.Еще одной проблемой является ограниченность функционала системы. Например, система не позволяет создавать и отправлять документы в формате PDF, что может быть неудобно для пользователей, которые предпочитают работать с этим форматом.Также система может иметь проблемы с безопасностью. Например, возможно, что не все пользователи имеют доступ только к тем документам, которые им необходимы для работы. Это может привести к утечке конфиденциальной информации.Причинами этих проблем могут быть недостаточная подготовка пользователей к работе с системой, недостаточное обновление программного обеспечения, а также недостаточное финансирование на поддержание и развитие системы.Для решения этих проблем необходимо провести анализ процессов и функционала системы, обучить пользователей работе с системой, обновить программное обеспечение и улучшить безопасность системы.2.3Рекомендации по совершенствованию электронного документооборота КГБ ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко»В качестве рекомендации по совершенствованию электронного документооборота в данной организации, целесообразно предложить внедрениеDirectum.Внедрение системы Directum может быть эффективным совершенствованием электронного документооборота в ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко». Преимущества Directum по сравнению с 1С включают:1. Более широкий функционал: Directum позволяет автоматизировать не только документооборот, но и управление проектами, задачами, контрактами и другими бизнес-процессами.2. Удобный интерфейс: Directum имеет интуитивно понятный интерфейс, что упрощает работу с системой и сокращает время на обучение.3. Высокая скорость работы: Directum обеспечивает быстрый доступ к документам и быструю обработку запросов.4. Высокий уровень безопасности: Directum обеспечивает защиту от несанкционированного доступа к документам и конфиденциальной информации.5. Гибкость настройки: Directum позволяет настраивать систему под конкретные потребности и требования организации.6. Поддержка мобильных устройств: Directum имеет мобильное приложение, что позволяет работать с документами из любой точки мира.7. Интеграция с другими системами: Directum может интегрироваться с другими системами, что упрощает обмен данными и повышает эффективность работы.Сроки проекта внедрения предложенной системы представлены на рисунке 2.8.Рисунок 2.8 - Сроки внедрения системы Необходимо выделять проектные контрольные точки, связанные с реальными материальными результатами. А также продумать действия по исправлению ситуации в случае срыва сроков.Диаграмма Ганта представлена на рисунке 2.9.Рисунок 2.9 - Диаграмма ГантаТаким образом, проект запланирован в 2024 году. Менеджер проекта: Дмитрий К.Дата начала:2 сентября 2024 годаСрок выполнения:10 октября 2024 годаВ Приложении А приведены основные работы (процессы), выполняемые при осуществлении реорганизации системы управления проектами.В соответствии с таблицей в Приложении, составляем сетевой график. Названия необходимых работ, в соответствии с условием, обозначены латинскими буквами. Сами работы обозначены квадратами (рисунок 2.10). Рисунок 2.10 - Сетевой графикЗатраты на внедрение системы составят: на приобретение продукта – 650 000 руб, и на ввод в эксплуатацию – 294500 руб.Эффект от внедрения системы состоит из двух частей: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников; косвенный эффект, связанный с такими преимуществами для функционирования организации, которые дает система. А именно, прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др. Для начала следует рассмотреть, как внедрение документооборота сказывается на изменении управленческих расходов.Если предприятие будет контролировать состояние внедренной системы, устранять ошибки и вносить обновления, то проект продолжит приносить прибыль и в дальнейшем.Внедрение системы Directum может значительно улучшить эффективность и безопасность электронного документооборота в ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко».ЗАКЛЮЧЕНИЕИнформационное обеспечение управления - это совокупность реализованных решений по объемам информации, ее качественного и количественного состава, размещения и форм организации. При этом целью информационного обеспечения управления является своевременное предоставление необходимой и достаточной информации для принятия управленческих решений, обеспечивающих эффективную деятельность как предприятия в целом, так и его структурных подразделений.Анализ функций и способов применения информационных технологий в современной практике выявили, что за последние годы изменяется их роль в производственном процессе. Сегодня ИТ обеспечивают функционирование целого производственного процесса и его элементов, а также являются продуктом, полученным в результате производства.Система внутреннего контроля должна иметь механизм для получения информации, необходимой для планирования, исполнения и надзора, и предоставления информации тем, кому она требуется, для своевременного получения информации, а также для поддержания полной финансовой, операционной информации и информации о соответствии. Эффективная система внутреннего контроля должна устанавливать эффективные каналы связи.На сегодняшний день системные программные средства, используемые на почте предприятия КГБ ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко», включают в себя операционную систему Windows, а также различные программы для обеспечения работы сети и серверов, такие как MicrosoftExchangeServer, Microsoft SQL Server, MicrosoftActiveDirectory и другие.Прикладные программные средства, используемые на почте, включают в себя программы для работы с электронной почтой, такие как MicrosoftOutlook, а также программы для работы с базами данных, отчетности и учета, такие как 1С:Предприятие.Система электронного документооборота в колледже, основанная на программном обеспечении «1С:Колледж ПРОФ», имеет несколько проблем, которые могут затруднять работу с документами и снижать эффективность процессов.Одной из основных проблем является недостаточная автоматизация процессов. Некоторые процессы, такие как подписание документов, все еще требуют бумажных копий, что затрудняет их обработку и увеличивает время, необходимое для завершения процесса. Кроме того, система не всегда автоматически обрабатывает документы, что может привести к ошибкам и задержкам.Еще одной проблемой является ограниченность функционала системы. Например, система не позволяет создавать и отправлять документы в формате PDF, что может быть неудобно для пользователей, которые предпочитают работать с этим форматом.Также система может иметь проблемы с безопасностью. Например, возможно, что не все пользователи имеют доступ только к тем документам, которые им необходимы для работы. Это может привести к утечке конфиденциальной информации.Причинами этих проблем могут быть недостаточная подготовка пользователей к работе с системой, недостаточное обновление программного обеспечения, а также недостаточное финансирование на поддержание и развитие системы.Для решения этих проблем необходимо провести анализ процессов и функционала системы, обучить пользователей работе с системой, обновить программное обеспечение и улучшить безопасность системы.Процесс внедрения системы Directum в ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко» может быть разделен на несколько этапов:1. Анализ бизнес-процессов и требований заказчика. На этом этапе проводится анализ текущих бизнес-процессов и требований заказчика к системе управления документами. Определяются основные функциональные требования к системе, ее возможности и ограничения.2. Разработка технического задания. На основе результатов анализа бизнес-процессов и требований заказчика разрабатывается техническое задание на внедрение системы Directum. В нем определяются требования к аппаратному и программному обеспечению, кадровым ресурсам, срокам и бюджету проекта.3. Подготовка инфраструктуры. На этом этапе производится подготовка инфраструктуры для работы системы Directum. Это может включать в себя установку серверов, настройку сети, установку необходимого программного обеспечения и т.д.4. Установка и настройка системы Directum. На этом этапе производится установка и настройка системы Directum в соответствии с требованиями заказчика и техническим заданием. В процессе настройки определяются права доступа пользователей, настраиваются рабочие процессы и т.д.5. Тестирование системы. После установки и настройки системы Directum производится ее тестирование. Это позволяет выявить возможные ошибки и недоработки, которые могут быть устранены до ввода системы в эксплуатацию.6. Обучение пользователей. После успешного тестирования системы Directum производится обучение пользователей. На этом этапе пользователи знакомятся с интерфейсом системы, учатся работать с документами, настраивать рабочие процессы и т.д.7. Ввод системы в эксплуатацию. После обучения пользователей система Directum вводится в эксплуатацию. На этом этапе производится перенос данных из старой системы управления документами в новую, настраиваются интеграции с другими системами, производится запуск рабочих процессов и т.д.8. Поддержка и сопровождение системы. После ввода системы в эксплуатацию производится ее поддержка и сопровождение. Это включает в себя регулярное обновление системы, устранение возможных ошибок и недоработок, обучение новых пользователей и т.д.Предложенные мероприятия являются выгодными и могут быть рекомендованы для внедрения в ПОУ ВЛХТ «Вяземский лесхоз-техникум им.Усенко».