Электронный документооборот в органах местного самоуправления анализ опыта внедрения и использования управленческой деятельности (на примере администрации Ленинского района города Екатеринбурга)

Инструкция составлена в связи с внедрением в автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia (СЭД) и определяет порядок регистрации, исполнения и контроля исполнения документов с использованием средств СЭД1. В СЭД подлежат регистрации следующие документы: · письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации («Входящие»); · письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан («Исходящие»); · письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации («Внутренние»); · приказы по организации.Сотрудники организации, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их должностных обязанностей. Делопроизводитель Управления делами занимается регистрацией, рассылкой и контролем прохождения документов организации в целом. Делопроизводитель структурного подразделения рассылкой и контролем прохождения документов своего подразделения. Руководитель организации наложением резолюций, визированием и подписью документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю. Руководитель структурного подразделения занимается наложением резолюций, визированием и подписью документов, а также контролем исполнения документов, подотчетных данному руководителю. Исполнитель подготавливает проекты документов, направление документов на визирование и подпись, исполнение документов и резолюций. Контролер следит за прохождением и исполнением документов и резолюций, также формированием и печатью сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине. Экспедитор осуществляется функции помимо СЭД. В данном разделе были проанализированы документы, регламентирующие ведение делопроизводства –Инструкция по делопроизводству в Администрации. Глава 4. Анализ эффективности внедрения и использования электронного документооборота в Администрации Ленинского района города Екатеринбурга4.1 Оценка показателей эффективности внедрения электронного документооборотаНачало реализации проекта: 1 апреля 2024 года, конец реализации проекта: 30 сентября 2025 года.1 этап – аналитический (апрель – июнь 2024г.).2 этап – проектно-технологический, реализация разработанных программ (июль 2024г.- июнь 2025г.).: выбор и приобретение программных средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов, обучение пользователей системы (сотрудников), разработка программы и методики опытной эксплуатации,разработка программы и методикиприемочных испытаний, проведение опытной эксплуатации .3 этап – диагностический, анализ результатов (июль-сентябрь 2025г.):доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации, проведение приемочных испытаний.Календарный план представлен в виде таблицы (приложение№2). Финансов-экономическое и ресурсное обеспечение проекта.Общий объем финансирования проекта составил 1581,2 тыс. руб., в том числе: собственных –890, 0 тыс. руб., привлеченных – 330, 0тыс. руб., Средства Грантодателя –361, 2 тыс.руб.Представлены в таблицах (Приложение №1,Приложение №3)Ожидаемые результаты проекта и показатели оценки его эффективности.Прежде чемотражать ожидаемые результаты проекта, необходимо дать анализ ситуации на старте проекта. Воспользуемся, экспресс-оценкой эффективности документооборота. Результаты тестирования эффективности документооборота Рис. 23. Комплексная оценка эффективности документооборота равна 31%4.2 Определение преимуществ и недостатков использования электронного документооборота на основе опыта Администрации Ленинского районаУровень организации работы с документами в исследуемом учреждении – организованное бумажное делопроизводство. Чем ближе полученное значение к значению для бумажного документооборота, тем более полно организация использует возможности «бумажных» технологий. На данном этапе для учреждения актуальна задача постановки делопроизводства.Рис. 24. Сравнительные характеристики органа властиДиаграммы показывают значения, которых можно достигнуть с помощью использования технологийделопроизводства (бумажный документооборот) и применения системы электронного документооборота.Рис. 25. Данные по учреждению показывают его текущее положение по различным срезам деятельностиДля оценки эффективности работы с документами авторами теста предложен ряд коэффициентов, позволяющих комплексно описать проблему организации документооборота. Таблица 2Итоговые данные тестированияНаименование коэффициентаЗначениеОсведомленность0,7266Исполнительная дисциплина0,5229Управления персоналом0,6247Бизнес-процессов0,5Работы с документами0,8Эффективности использования рабочего времени0,0812Учета документов 0,4Регламентация учёта документов0,366Оснащенности ПК0,125Информационной безопасности0,0239Обобщая полученные данные, успешное внедрение электронного документооборотапозволит наблюдать следующие результаты:-будет автоматизирована работа с документами (эффективное управление документопотоками в учреждении);-значительно сократятся трудовые и временные затраты делопроизводственного персонала; -повышениепроизводительноститруда персонала,связанного с документооборотом; - обеспечение информационной безопасности учреждения;-учет и централизованное хранение документов;-обеспечение надлежащего контроля и повышение качестваисполнения управленческих решений (облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений).ЗаключениеТаким образом, удалось выявить, что электронный документооборот- понятие технологическое, организационное, актуальноеи есть определенные трудности при его внедрении. Итак, что необходимо сделать, чтобы формирование электронного документооборота было эффективным вучреждении? На что нужно обратить внимание, и какие мероприятия нужно провести?Выборпродукта.При внедрении СЭД рекомендуется проанализировать потоки документов и процедуры работы с ними с целью их оптимизации. Для этого потребуется провести достаточно подробное обследование состояния существующего делопроизводства и документооборота в учреждении.Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ должен быть разработан электронный административный регламент.Подготовка кадров к работе в системе электронного документооборота. Обучение.Введение в штатное расписание дополнительных единиц, обеспечивающих функционирование системы электронного документооборота.Вовлечениев систему электронного документооборотавсех сотрудников учреждения.Обеспечение финансирования на приобретении системы электронного документооборота.Это говорит о необходимости решения этих вопросов проектным методом.Библиографический списокКонституцияРоссийскойФедерации(принятавсенароднымголосованием12.12.1993)(сучетомпоправок,внесенныхЗаконамиРФопоправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ,от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательстваРФ.– 2014.– №31. – Ст. 15.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001)//Консультант плюс. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/tkrf/ (дата обращения 26.04.2023).Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных: Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. №1119//Консультант Плюс. – Режим доступа:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_137356/#p12(дата обращения 26.04.2023).О трудовых книжках: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 //Консультант Плюс. Режим доступа:http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=law;n=144282(дата обращения 26.04.2023).Абувалов М.А., Шамина О.В. Использование системы электронного документооборота в органах местного самоуправления // В сборнике: Цифровой регион. Социально-экономическое развитие сельских территорий: опыт, компетенции, проекты. Материалы IX Всероссийской научно-практической конференции. Княгинино, 2022. С. 184-186.Бабич А.В. Управленческий учет как элемент информационной системы предприятия // В сборнике: Инновации в технологиях и образовании сборник статей участников X Международной научной конференции. 2017. С. 112-114.Богров Е.Г., Василенко М.А. Организационные аспекты построения системы внутреннего контроля предприятия // В сборнике: Инновационное развитие современной науки: проблемы, закономерности, перспективы Сборник статей IV Международной научно-практической конференции. В 2-х частях. 2017. С. 21-23.Булатова Д.И., Луговский В.А. Внедрение электронного документооборота в органах муниципального управления // В сборнике: Теория и практика эффективности государственного и муниципального управления. Сборник научных статей 4-й Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. Курск, 2022. С. 103-106.Весёлый И.Н. Совершенствование процессов управления документами в условиях внедрения отечественного программного обеспечения // В сборнике: Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении. Сборник статей по материалам XX Всероссийской научно-практической конференции (с международным участием). Под редакцией Л. Р. Фионовой, О.И.Семянковой. 2020. С. 11-15.Гумерова Г.И., Шаймиева Э.Ш. Электронное правительство / Сер. 76 Высшее образование. (5-е издание, исправленное и дополненное) Москва, 2023.Жукова Е.А. Развитие системы управления документами в органах местного самоуправления в условиях применения электронного документооборота (на примере администрации города Барнаула) / В книге: Молодежь - Барнаулу. Материалы XXI городской научно-практической конференции молодых ученых. Главный редактор Ю.В. Анохин. 2020. С. 716-717.Игнатова И.А. Роль электронного документооборота в деятельности органов местного самоуправления // Мировая наука. 2021. № 6 (51). С. 165-169.КабашовС.Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» (квалификация (степень) «бакалавр») / Сер. Высшее образование: Бакалавриат. Москва, 2019.Кийков Д.О. Совершенствование организации электронного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления // В сборнике: Государство, общество, бизнес в условиях цифровизации. Сборник научных трудов по материалам Всероссийской научно-практической конференции. Саратов, 2020. С. 147-150.КолышкинаТ.Б., Шустина И.В. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: Учебное пособие / Москва, 2017. Сер. 60 Бакалавр. Прикладной курс (2-е изд., испр. и доп).Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / Москва, 2017. Сер. 68 Профессиональное образование (2-е изд., пер. и доп).МикульчиноваЕ.А., Илыгеева С.С. Теоретические аспекты электронного документооборота // В сборнике: развитие социально-экономических систем в условиях цифровизации. Материалы Национальной научно-практической конференции ВСГУТУ«Образование и наука». Улан-Удэ, 2020. С. 75-78.Парафийник Н.И. Электронный документооборот как средство повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления // Актуальные научные исследования в современном мире. 2019. № 4-8 (48). С. 21-25.Подсистема юридически значимого электронного документооборота автоматизированной информационной системы бюджетного процесса – электронное казначейство. Версия 3. (подсистема ЭДО АИС БП-ЭК) / Александров В.Б., Богданов А.Д., Давыдов Д.С., КижменёвА.В., Кобик М.В., Красников С.В., Кунина О.С., Тарасов М.А., Туркеева Н.В., Фалеева М.А. // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2019662123, 17.09.2019. Заявка № 2019661032 от 09.09.2019.Развитие электронного правительства в Узбекистане / Гулямов С.С., ШермухамедовА.Т., АлматоваД.С. // В сборнике: Методы и технологии учёта, анализа и управления. сборник научных статей участников конференции «Перспективы учета, анализа и налогообложения в странах-членах СНГ». Составители Н.Н. Горбачёв, Л.М. Корчагина. 2018. С. 94-95.Родимова Е.А. Особенности организации делопроизводства и документооборота в органах местного самоуправления // Энигма. 2022. № 41. С. 53-56.Родимова Е.А. Электронный документооборот в органах местного самоуправления МО город Нижний Тагил // Энигма. 2021. № 39-3. С. 46-50.Санкина Л.В. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91308/.СУДЗ«ТЕЗИС». Модуль межведомственного обмена данными // Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ RU 2019666302, 06.12.2019. Заявка № 2019664966 от 19.11.2019.ХатаговаИ.А. Электронный документооборот в российском нотариате // В сборнике: На пути к информационному обществу Сборник статей Международной научно-практической конференции. 2017. С. 52-57. Чиглякова И.В., ЛозбиневФ.Ю. Обеспечение информационной безопасности систем электронного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления // В сборнике: интеллектуальные информационные системы. труды Международной научно-практической конференции : в 2 ч.. Воронеж, 2021. С. 34-37.http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/registraciya-dokumentov.htmlПриложение 1.Форма бюджета проектаИсточник финансированияПериод реализации2024 год2025 годСобственные средства исполнителя проекта-890’000 руб.Привлеченные (благотворительные) средства330’000руб.-Средства Грантодателя-361’200 руб.Итого1’581’200 руб.Приложение 2. Календарный план реализации мероприятийпроекта№ п/пНаименование мероприятияПериод реализацииОжидаемые результатыОтчетные документы и материалы2024 год2025 годII кв.III кв.IV кв.III кв.1Проведение экспертной оценки состояния делопроизводства и документооборота в организации. Реальная оценка существующего документооборотаБлок-схемы потоков документооборота2Обследование и выработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства и документооборота организации как классического, так и «смешанного» электронного.Требования, выдвигаемые для автоматизированной системыНабор реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения3Разработка внутренних нормативных документов по делопроизводству и документообороту, включая: нормативные документы, регламентирующие электронный документооборотиспользование информационных систем и работу с отдельными видами бумажных и электронных документовустановление и отслеживание сроков храненияорганизацию долговременного хранения и передачу на постоянное хранение или уничтожение документовНаучно-практические результатыВнутренний стандарт учреждения по работе с документами и стандарт на делопроизводство4Внесение в штатное расписание дополнительных единиц, обслуживающих систему электронного документооборотаЗакрепление ответственного исполнителя для реализации проектаСогласованное идополненное штатное расписание учреждения5Приобретение основных средстви иного имущества в целях реализации проекта на 11 рабочих местахСовершенствование материально-технической базы учрежденияАкт о вводе в эксплуатацию компьютерных средств автоматизации делопроизводства6Покупка лицензии на программное обеспечение системы электронного документооборотаВозможность промышленной эксплуатации и внедрения системы7Внедрение системы электронного документооборота и обучение сотрудников.Формирование единой политики и координирования работ в области электронного управления документами. Появление штата квалифицированных специалистовРуководство пользователя СЭО8Освещение промежуточных результатов реализации проекта. Доработка системы.Успешная организация электронного документооборота учрежденияОтчет отестировании системы.Приложение 3. Финансово – экономическогообоснования мероприятий проекта№ п/пНаименованиемероприятияРасходы в рамках мероприятияИсточники финансированияРасчетстоимостиСумма, руб.Номер статьирасходов бюджетапроектаСобственные средства, руб.Привлеченные(благотворительные)средства, руб.Привлеченные средства, руб.1Покупка лицензиисистемы ЕВФРАТ MSSQL Server(без учета стоимости лицензии на MICROSOFTSQLSERVER)Стоимость25 лицензий (минимальное количество 25) по 6’800 руб. В стоимость будет включена услуга «Горячая линия», действующая в течение одного года (51 000 рублей).170’000руб.+51’000 руб.226--221’000 руб.2Покупка дополнительных модулейМодуль «АРМ Архивариус»(14’000 руб. за лицензию) –11штук Модуль «АРМ Органайзер»(1’500 руб. за лицензию) –11 штук 154’000 руб.+16’500 руб.226--170’500 руб.3Скидкадля государственных учреждений или ВУЗов20% скидка от суммы счета на покупку системы ЕВФРАТ. Скидка на услугу«Горячая линия» непредоставляется68’100 руб.-68’100 руб.-4Внедрение и обучение сотрудниковПлан обучения основам системы ЕВФРАТ. Ознакомительная лекция (3 часа)Установка и общее администрирование системы ЕВФРАТ (6 часов)Настройка системы ЕВФРАТ (8 часов) Пользователь системы ЕВФРАТ (10 часов) Пользователь АРМ Архивариус (4,5 часа)37’800 руб.226--37’800 руб.5Приобретение основных средстви иного имущества в целях реализации проекта на 11 рабочих мест1 оборудованное рабочее место (Системный блок, ЖК монитор, клавиатура, мышь) - 30’000 руб. Многофункциональное сетевое устройство (принтер, копир, сканер, факсимильный аппарат) – 56’000 руб.330’000 руб.310--330’000 руб.6Освещение промежуточных результатов реализации проектаКонференция 10’000 руб.22610’000 руб.--7Расходы, связанные с оплатой труда исполнителей проекта, включая начисления во внебюджетные фонды (2 года)Заработная плата 1 человека780’000 руб.221,212,213780’000 руб.--8Т.О. и ремонт тех. средств100’000 руб.226100’000 руб.--ИТОГО по мероприятию1’581’200 руб.