Автоматизация процесса продаж (на примере Университета Синергия)

Результаты проверки функционала программы приведены в таблице 22.Таблица Проверочные испытания программы №Вид проверкиКритериальный параметрДопустимые значенияРезультат проверки1Вход под учетной записьюВход в систему по выданному логину и паролю Нет сложностей со входомСоответствует2Разграничения прав доступа для учетной записи пользователяОграничение доступа к разным параметрамНехватка прав доступа для обычного пользователяСоответствует3Запуск и управления деревом объектов под обычным пользователемЗапрет на какие-либо изменения в дереве объектовОкно об ошибке при изменении или запуске.Соответствует4Запуск базы данных на тестовую проверкуСбой при работе (зависание, отключение интернета)Окно об продолжении работы или перезапускеСоответствует5Работоспособность справочной информацииЯзык использованияРусскийСоответствует6Изменение содержимого справочникаИзменение созданного ранее справочника пользователем с установленным ограничениями на изменения.Документ не будет изменен и будет неактивен для пользователя.Соответствует7Создание документовКорректное заполнения полейПри нехватке данных ошибка о незаполненных поляхСоответствует8Формирование отчетовФорма соответствует требованиямГотовый отчет созданный по образцу заказчикаСоответствует9Печать документовКорректный вывод документов на печатьНапечатанная форма соответствует образцуСоответствуетУсловия использования клиентского приложения:ОЗУ – от 4GB;Операционные системы Windows 8.1 и выше или Linuxактуальных версий;Установленная платформа "1С: Предприятие".Из главной формы конфигурации доступны возможности перехода к работе со справочной, оперативной и отчетной информацией. На рис.21-22 приведён режим справочника курсов.Рисунок – Виды курсов (добавление)Рисунок – Виды курсов (список)На рис.23-24 приведён справочник групп.Рисунок – Добавление группыРисунок – Список видов услуг платного образования в ВУЗеНа рис.25-26 приведён режим работы со справочником преподавателей.Рисунок – Справочник преподавателей (список)Рисунок – Добавление преподавателяНа рис.27-28 приведен справочник студентов.Рисунок – Справочник студентов (список)Рисунок – Справочник студентов (добавление)На рис.29-30 приведен режим ввода заявлений студентов на поступление на обучение.Рисунок – Ввод заявления на поступлениеКак показано на рис.29, в режиме ввода заявления возможно проведение проверки на количество свободных мест в группе (обработка нажатия соответствующей кнопки).Рисунок – Список заявлений на поступление На рис.31-32 приведён режим ввода оплаты за курсы дополнительного образования. Рисунок – Ввод оплаты за курсы дополнительного образованияРисунок – Список оплат за курсы дополнительного образованияДалее приведено описание сформированной отчетности.Отчет по оплате преподавателям (рис.33).Параметры:Начало периода: 01.11.2023 0:00:00Конец периода: 31.12.2023 0:00:00ПреподавателиОплата ПриходЕгорова Элла Дмитриевна2 000Петрова Ольга Петровна5 000Кузнецов Роман Олегович6 000Коровин Андрей Семенович6 000Итого19 000Рисунок – Отчёт по оплате преподавателямОтчет по количеству вакантных мест в группах (рис.34).ГруппаВакансииПрикладная информатика 15Магистратура – Бизнес-информатика19Юриспруденция15Web-дизайн1Курсы по работе над диссертациями13Прикладная информатика 18Рисунок – Отчет по количеству вакантных мест в группахОтчет по задолженности студентов (рис.35)Параметры:Период: 27.10.2023 0:00:00СтудентыОплата ОстатокЕремина Елена Павловна80 000Авдеева Полина Дмитриевна10 000Сажина Ольга Николаевна17 000Корнеев Константин Егорович10 000Собакина Елена Григорьевна14 000Шумаков Павел Олегович30 000Судаков Федор Андреевич70 000Макаров Даниил Петрович22 000Курицын Евгений Дмитриевич25 000Рисунок – Отчет по задолженности студентовКоличество заявлений по преподавателям (рис.36)Группа.ПреподавательКоличество заявленийЕгорова Элла Дмитриевна5Кузнецов Роман Олегович3Петрова Ольга Петровна5Симонов Михаил Дмитриевич2Коровин Андрей Семенович2Рисунок – Количество заявлений по преподавателямНаполняемость групп (рис.37)ГруппаКоличество участниковПрикладная информатика 6Магистратура – Бизнес-информатика5Юриспруденция2Web-дизайн2Курсы по работе над диссертациями2Рисунок – Отчет по наполняемости группОбъекты созданной конфигурации включают:Подсистемы: Справочники, Документы, Отчеты;Справочники: Курсы, Группы, Преподаватели, Студенты;Документы: Заявления на посещение курсов, Оплата;Регистр сведений: Заявления;Регистр накопления: Оплаты;Отчетность.Список объектов справочной подсистемы приведён на рис.38. На рис.39 приведена структура справочника студентов. На рис.40 приведен конструктор отчета по вакансиям в группах.Рисунок 38 – Состав справочной подсистемыРисунок 39 – Структура справочника «Контингент»Рисунок 40 – Конструктор отчета по вакансиям в группах На рис.41 приведен конструктор формы ввода оплаты.Рисунок 41 - Конструктор формы ввода оплатыНа рис.42 приведена обработка проведения документа «Заявление на поступление».Рисунок 42 - Обработка проведения документа «Заявление на поступление»Целью тестирования системы является анализ соответствия реализованного функционала поставленным задачам, анализ параметров быстродействия системы, проверка реализации ролевой модели, корректности проводимых расчётов [2]. Тестирование проводится на этапе отладки приложения, выявляются несоответствия, проверяется наличие системных ошибок, совместимость с ИТ-инфраструктурой компании. Выявленные ошибки устраняются до передачи в работу программного решения. Тестирование проводится на предмет соответствия заявленному функционалу, на корректность проводимых расчетов, правильность формирования печатных форм, отсутствие системных ошибок [21].В таблице 23представлены типы проводимых тестов и их общее описание.Таблица 23Типы проводимых тестов и их общее описаниеТип тестаКоличествоЦель тестированияФункциональное3Проверка реализации функционала, связанного с работой администраторов в части заявленных задачОценочное2Проверка на соответствие основным требованиямНагрузочное1Тестирование по показателям быстродействия в основных режимах работыПротокол проверки режимов по работе с заявлениями абитуриентов приведён в таблице 24.Таблица 24Протокол проверки режимов учета заявлений абитуриентов№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет заявлений на обучениеВвод заявленияПоступило заявление абитуриента1.Нажать «добавить заявление»2. Заполнение карточки3. Проверка корректности вводаЗаявление добавленоПротокол проверки режимов по учету выполненных работ приведен в таблице 25.Таблица 25Протокол проверки режимов по учету выполненных работ№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет оплат за оказание образовательных услугПроверка режима учета выполненных работ и расчета их стоимости Поступили данные о прохождении образовательной программыДанные об оплате учтены в базеПроверен расчет стоимости работ по прохождению образовательной программыПростой тест-кейс (таблица 26)Таблица 26Тестирование режима формирования отчета по комплектованию учебных группДействиеРеакция системыЗапуск формы формирования отчета по комплектованию учебных группОткрыта форма формирования отчета комплектованию учебных группСтарт создания формы выходного документаФормирование выходного документаВыходной документ готов для распечаткиПодготовка печатного макетаВ таблице 27 показаны результаты проверки режима работы по учету нагрузки на преподавателей. Таблица 27Результаты проверки режима работы по учету нагрузки на преподавателейФункционалРеакция системыОткрытиережима запроса отчётности по нагрузке на преподавателейОткрытие карточки нагрузки преподавателя для возможности ввода новых записей, редактирования текущей записиЗаполнение данных по отчётности по нагрузке на преподавателейСистема проверяет корректность ввода, наличие введенных реквизитов, отмеченных как обязательные, проверка на отсутствие ошибок, связанных с ограничениями на значения полей Сохранение данных Данные сохраненыТаким образом, по итогам проведённого тестирования ошибок не выявлено.Преимущества новой информационной инфраструктуры:возможности ввода и обработки информации по оказанию образовательных услуг, связанным с необходимостью обработки данных по работе с заявлениями абитуриентов;возможности формирования аналитической отчётности по работе с заявлениями абитуриентов;сокращения времени обработки информации по работе с заявлениями абитуриентов, снижение издержек, связанных с возникновением простоев компьютерного оборудования.Недостатки новой информационной инфраструктуры:отсутствие интеграции с мессенджерами, системами оповещения;отсутствие инструментария, использующего системы искусственного интеллекта, позволяющего в интерактивном режиме осуществлять обработку данных по работе с абитуриентами.Перспективы развития системы связаны с:внедрением системы интеграции с мессенджерами, системами оповещения;внедрением инструментария, использующего системы искусственного интеллекта, позволяющего в интерактивном режиме осуществлять обработку данных по оказанию образовательных услуг.Выводы по разделуВ проектной части работы проведено построение информационной модели задач учета услуг дополнительного образования, проведено построение логической модели данных. далее проведено определение сценариев использования системы, обоснован выбор средства разработки. Описано разработанное программное решение (работа со справочниками, документами и формирование отчетности), описан процесс конфигурирования. Тестирование функционала созданной системы показало соответствие заявленным задачам.III Обоснование экономической эффективности проекта3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективностиВ рамках проведения оценки экономического эффекта внедрения системы предполагается проведение сопоставления затрат, связанных с вложениями в создание системы автоматизации управления системой работы по учету оказания платных образовательных услуг (трудовых, материальных, затрат на приобретение оборудования и лицензий на ПО).Для проведения анализа экономической эффективности внедрения разработанной системы определим перечень процессов, которые автоматизированы посредством внедрения информационной системы. В качестве методики оценки экономического эффекта выбрана методика сравнения внедряемой технологии с используемой в настоящее время. В соответствии с данной методикой производится расчет сокращения трудозатрат на выполнение технологических операций () с учетом периодичности их выполнения в течение года. (1) – общий объем временных затрат на выполнение операций в области учета оказания платных образовательных услуг в годовом выражении до внедрения информационной системы;Т - общий объем временных затрат на выполнение в области учета оказания платных образовательных услуг в годовом выражении при внедрении информационной системыВ денежном выражении величина экономического эффекта () вычисляется по формуле: (2)С0 – величина оплаты труда специалистов, задействованных в выполнении автоматизируемых технологических операций.Вычисленные показатели экономического эффекта в денежном выражении сопоставляются с величиной сметы реализации проекта, в которую включаются затраты на оплату труда сотрудников, задействованных в проекте создания системы управления информационной безопасностью. Также учитываются затраты, связанные с использованием оборудования, накладные расходы, затраты, связанные с оплатой электроэнергии. Также, в случае необходимости постоянных вложений, связанных с эксплуатацией системы (например, введения дополнительной ставки администратора базы данных), их сумма вычитается из величины постоянного экономического эффекта: (3)(Z – величина постоянных затрат, связанных с введением системы в эксплуатацию)Далее проводится сопоставление величины полученного эффекта и итогового значения суммы затрат в реализацию системы, рассчитываются параметров денежного потока с учётом дисконтирования.3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проектаПроведем оценку средств, необходимых для реализации проекта автоматизации учёта платных образовательных услуг ВУЗа.1.Расчет вложений в заработную плату привлеченных специалистов.Список специалистов, задействованных в проекте:ИТ-специалист;Специалист по учету платных образовательных услуг;Специалист по бухучету.В таблице 28показан расчет расходов на заработную плату привлеченных специалистов.Таблица 28Расчет расходов на заработную плату привлеченных специалистов№СпециалистКоличествоЧасовая заработная плата, руб.Количество часовИтого, руб.1ИТ-специалист142080336002Специалист по учету платных образовательных услуг240030240003Специалист по бухучету139083120Итого 60720Расчет сумм страховых взносов (30% фонда заработной платы):S1 = 0.3*60720 = 18216 руб.1.Учет оплаты за электроэнергию.При работе над проектом предполагается использование компьютерной техники, установленной на рабочих местах специалистов. Количество часов использования компьютерной техники составляет 80. Потребляемая мощность – 0,7 кВт. Тариф за 1кВт*ч для юридических лиц составляет 7 руб.Расходы на электроэнергию составляют:S2 = 0.7*80*7 = 392 руб.Затраты, связанные с приобретением материалов, включающих носители информации для копирования файлов программного обеспечения и баз данных, бумаги для распечатки документации, зарезервированы в размере 20 тыс.руб.Затраты на приобретение лицензий на программные средства зарезервированы в размере 50 тыс.руб.Суммарные затраты на создание системы составляют: 60720+18216+392+20000+50000=149328руб.Также в рамках планирования сметы расходы необходимо резервирование средств в размере 10% бюджета.Таким образом, итоговая сумма сложений в создание системы составит:S = 149328*1.1 = 164260 руб.Далее проведем оценку сокращения трудозатрат на выполнение основных технологических операций на рабочих местах специалистов (таблица 29).Таблица 29Оценка сокращения трудозатрат на выполнение основных технологических операций на рабочих местах специалистов Наименование операцииКоличество операций в годВремя выполнения по базовой технологии, час.Время выполнения по внедряемой технологии, час.Сокращение временных затрат на одну операциюОбщее снижение трудозатратУчет видов платных образовательных услуг7000.50.050.45315Учет заявлений студентов 6000.50.050.45270Учет оплат12000.50.050.45540Расчет оплаты преподавателям 1240.23.845.6Формирование отчета по вакансиям в группах1240.23.845.6Формирование сводного отчета1240.23.845.6Итого 1261.8В денежном выражении получаемая выгода составит (при часовой оплате труда в 350 руб.): 1262*350 = 441700 руб.Период окупаемости проекта:Выводы по разделуПроведено описание созданного проекта по автоматизации анализа учетауслуг платного образования ВУЗа в пользовательском и административном режимах. Тестирование разработанной системы показало соответствие разработанной системы поставленным задачам.Экономическая эффективность внедрения системы обусловлена возможностями сокращения временных затрат на получение данных о поступивших заявлениях о студентах на посещение курсов дополнительного образования, оплатах, формирования отчетности по состоянию работы с курсами дополнительного образования, полученных возможностях оптимизации работы с дополнительными образовательными услугами. Оценка годового экономического эффекта от внедрения системы показывает прибыль в 441 тыс. руб. и срок окупаемости в 4 мес., что является приемлемым результатом в условиях Университета «Синергия».ЗаключениеВ данной работе разработан проект автоматизации учетауслуг дополнительного образования ВУЗа. В аналитической части работы проведен анализ актуальности проблематики использования систем автоматизации учетауслуг дополнительного образования ВУЗа. Далее проведено построение модели бизнес-процессов, в ходе которого определена структура информационных потоков в системе, определен перечень задач автоматизации. Рассмотрена специфика деятельности Университета «Синергия», проанализированы показатели работы и организационная структура ВУЗа. Показано, что внедрение информационной системы учетауслуг дополнительного образования ВУЗа обеспечит возможности повышения эффективности работы сотрудников учебного отдела. Анализ ИТ-инфраструктуры компании показал возможности развертывания информационной системы для решения поставленных задач. В проектной части работы определен набор сущностей информационной системы, установлены связи между ними, определен реквизитный состав справочной и оперативной информации, разработаны сценарии использования информационной системы для администратора и пользователя, обоснован выбор средства разработки. Программная реализация поставленных задач проведена с использованием среды «1С: Предприятие». Тестирование разработанной системы показало соответствие реализованного функционала поставленным задачам.Достижение экономического эффекта от внедрения системы может быть обусловлено как прямым эффектом (связанным с сокращением временных затрат, связанных сокращением времени выполнения технологических операций), так и с косвенным эффектом, обусловленным получением возможностей развития компании за счет получения аналитической информации, формируемой системой автоматизации функций учетауслуг дополнительного образования ВУЗа.Таким образом, разработка системы автоматизации учетауслуг дополнительного образования ВУЗа, предложенная в рамках данного проекта, обеспечит возможности повышения эффективности работы специалистов учебного отдела.Список использованных источниковАврунев О. Е., Стасышин В. М. Модели баз данных: учебное пособие : / О. Е. Аврунев, В. М. Стасышин. - Новосибирск : Изд-во НГТУ, 2018. – 121с.Широкова Е. В. Разработка простых отчетов с использованием системы компоновки данных: учебное пособие. - Калуга: Манускрипт, 2017. - 83 с.Лутц М. Python : карманный справочник : [перевод с английского] / Марк Лутц. - 5-е изд. - Москва ; Санкт-Петербург : Диалектика, 2019. - 318 с. Свейгарт Э. Автоматизация рутинных задач с помощью Python: практическое руководство пользователя / Эл Свейгарт. - Москва: Вильямс, 2018. - 584 с.Демчинова Е. А., Исаева М. В. Web-программирование / Е.А. Демчинова, М.В. Исаева. - Кострома : КГУ, 2017. – 145с.Титова Г. С., Пыхтин А. И., Халин Ю. А., Овчинкин О. В. Web-программирование в социально-экономических системах: учебное пособие: / Г.С. Титова, А.И. Пыхтин, Ю.А. Халин, О.В.. - Курск: Юго-Западный государственный университет: Университетская книга, 2017. - 134 с.Никулова Г. А. Web-программирование. Клиентские технологии: SVG : учебно-методическое пособие / Г. А. Никулова. - Липецк : ЛГПУ имени П. П. Семенова-Тян-Шанского, 2017. - 61 с. Тонких А. П. Web-дизайн и Web-программирование: учебно-методическое пособие / А. П. Тонких. - Тольятти : Изд-во Тольяттинского государственного университета, 2019. – 256с.Мантусов В. Б., Башлы П. Н., Гамидуллаев С. Н. Цифровая экономика. Бизнес-процессы: учебник / В. Б. Мантусов, П. Н. Башлы, С. Н. Гамидуллаев. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2020. - 415 с.Крейдер О. А., Русакова Е. А. Информационные системы и технологии: учебное пособие / О. А. Крейдер, Е. А. Русакова. - Дубна: Государственный университет "Дубна", 2019. - 61 с. ;Левенец А. В. Информационные процессы и системы. Основы теории : учебное пособие / А. В. Левенец. - Хабаровск: Изд-во ТОГУ, 2018. - 127 с. Никитин А. В. Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие / А. В. Никитин. - Санкт-Петербург: Изд-во Санкт-Петербургского государственного экономического университета, 2017. - 156 с. Одинцов Б. Е. Модели и проблемы интеллектуальных систем: монография / Б. Е. Одинцов. - Москва : ИНФРА-М, 2020. - 218 с.Помазанов В. В., Лунина Е. С. Информационные технологии в юридической деятельности : учебное пособие / В. В. Помазанов, Е. С. Лунина. - Краснодар: КубГАУ, 2017. - 178 с.Птицына Л. К. Интеллектуальные системы и технологии: учебное пособие / Л. К. Птицына. - Санкт-Петербург: СПбГУТ, 2019. - 230 с.Серго А. Г. Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие / А. Г. Серго. - Москва: ФГБОУ ВО РГАИС, 2017. - 158 с.Серова Г. А Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие / Г. А. Серова. - Москва: ИНФРА-М, 2019. – 239с. Стативко Р. У. Интеллектуальные системы и технологии: учебное пособие / Р. У. Стативко. - Белгород : Изд-во БГТУ, 2018. - 124 с.Сурушкин М. А. Анализ предметной области и проектирование информационных систем с примерами: учебное пособие/ М.А.Сурушкин. - Белгород: НИУ "БелГУ", 2019. - 155 с.Уфимцева О. В. Предметно-ориентированные экономические информационные системы : учебное пособие / О. В. Уфимцева ; под редакцией Б. М. Суховилова. - Челябинск : Издательский центр ЮУрГУ, 2019. – 114с.Федотова Е. Л. Информационные технологии и системы: учебное пособие / Е. Л. Федотова. - Москва : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2020. - 351 с.Цветков В. Я. Качество, стандартизация и сертификация информационных систем: монография / В. Я. Цветков. - Москва: МАКС-Пресс, 2017. – 58с. Череватова Т. Ф. Информационные технологии и системы в экономике / Т. Ф. Череватова. - Москва : РГАУ-МСХА, 2017. - 188 с.Шмелева С. В. Информационные технологии: конспект лекций / С. В. Шмелева. - Москва: Российский университет дружбы народов, 2018. - 72 с.