Автоматизация документооборота на примере Университет Синергия

Рисунок 20 – Справочник сотрудников (добавление)В справочник сотрудников вводится информация, содержащая ФИО, выбирается должность из классификатора, вводится контактная информация. На рисунках 21-22 приведен режим регистрации исходящего документа.Рисунок 21 – Исходящий документ (регистрация)В режиме ввода данных по исходящему документу проводится выбор отправителя из справочника сотрудников, заполняется номер, дата, содержание, проводится выбор получателя.Рисунок 22 – Исходящие документы (список)В режиме списка исходящих документов возможно проведение выборки и сортировки по различным реквизитам, содержащим данные по дате и времени отправления, данные по отправителям и получателям. На рисунке 23 приведен режим регистрации входящего документа.Рисунок 23 – Форма ввода входящего документаКак показано на рисунке 23, в системе предусмотрен режим загрузки сканированной копии документа. На рис.24 приведён режим списка входящих документов, из которого возможно проведение фильтрации, поиска по различным реквизитам.Рисунок 24 – Список входящих документовВ системе реализован режим формирования выходных документов. На рисунке 25 показан отчет о количестве документов по специалистам. На рисунке 26 приведен отчет, в котором отображается список документов, срок исполнения которых истек. Рисунок 25 –Список документов, срок исполнения которых истекРисунок 26 – Отчет по количеству документов по специалистамНа рисунке 27 показан отчет, в котором приведен список документов, находящихся на исполнении.Рисунок 27 – Список документов, находящихся на исполненииНа рисунке 28 приведен отчет о наполняемости номенклатуры.Рисунок 28 – Отчет о наполняемости номенклатурыДля обеспечения качества и надежности разработанного решения, проводятся испытания, которые позволяют проверить его работоспособность, соответствие требованиям и эффективность функционирования. В рамках данного проекта автоматизации системы документооборота были выбраны следующие методы проведения испытаний:Функциональное тестирование: данный метод основывается на проверке функциональности разработанной системы. Проводятся тесты, которые позволяют убедиться, что все функции системы работают корректно и выполняют заданные требования. В ходе тестирования проверяется правильность обработки данных, корректность выполнения операций и реакция системы на различные сценарии использования.Интеграционное тестирование: данный метод направлен на проверку взаимодействия разработанной системы с другими внешними системами или модулями. Проводятся тесты, которые позволяют убедиться, что система успешно интегрируется с существующей IT-инфраструктурой банка и обменивается необходимой информацией.Производительное тестирование: этот метод направлен на проверку производительности разработанной системы. Проводятся тесты, которые позволяют оценить скорость работы системы, ее отзывчивость и способность обрабатывать большое количество данных. Такие тесты позволяют выявить возможные узкие места и оптимизировать работу системы.Тестирование безопасности: важным аспектом в данном проекте является обеспечение информационной безопасности и защиты данных клиентов. Проводятся тесты, которые направлены на проверку уровня защиты системы от несанкционированного доступа, атак и утечек информации.Пользовательское тестирование: для оценки удобства использования и эргономики разработанного решения проводятся тесты с участием пользователей. Пользователи проверяют систему на понятность интерфейса, легкость освоения функций и соответствие системы их рабочим процессам.Выбор методов проведения испытаний основан на необходимости проверки различных аспектов разработанной системы и обеспечения высокого уровня качества ее функционирования. В таблице 24 представлены виды тестов, которые были проведены, и их краткое описание.Таблица 23Описание проведённых тестовТип тестаКоличествоЦель тестированияФункциональное тестирование5Тестирование на соответствие требованием от программыИнтеграционное тестирование3Проверка успешного взаимодействия с внешними системами и модулямиПроизводительное тестирование1Стресс-тест системы, оценка скорости работы и способности обрабатывать большое количество данныхТестирование безопасности1Проверка уровня защищённости данныхПользовательское тестирование1Проверка пользователем удобства разработанного интерфейса и других взаимодействий с системойПозитивный тест-кейс (таблица 25).Таблица 24Проверка учета данных по учету информационных ресурсов№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет входящих документовПроверка правильности заполнения реквизитов входящего документаВведены данные об отправителеДокумент зарегистрирован Реквизиты документа отображаются в спискеПроверка регистрации исходящих документовпоказана в таблице23.Таблица 25Проверка регистрации заявки на предоставление доступа№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет исходящих документовПроверка правильности заполнения реквизитов исходящего документаВведены данные о сотруднике – отправителе и документе – основанииДокумент зарегистрирован Реквизиты документа отображаются в спискеДля проверки функциональности режима формирования печатной формы по списку заявок на предоставление доступа было проведено соответствующее тестирование (таблица 27).Таблица 26Испытание процесса создания печатной формы на основе описи имущества в помещенииДействиеРеакция системыАктивация функции создания отчетаОткрывается форма для создания отчета на основе списка документовИсполнение команды генерации отчетаСистема генерирует отчетОтображение печатной формы на экранеФорма отчета доступна для печатиВыводы по разделуВ проектной части работы проведено создание структуры данных информационной системы документооборота для Университета Синергия, определена модель жизненного цикла (спиральная), стратегия внедрения (опытная эксплуатация). Описан прототип разработанного программного решения, по результатам тестирования которого показано соответствие поставленным задачам.3. Обоснование экономической эффективности проекта3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективностиПринятие решения о вводе системы в промышленную эксплуатацию принимается на основании обоснованной экономической эффективности, при отсутствии которой разработка проекта не имеет смысла. Далее проведён анализ факторов получаемой экономической выгоды и оценка размеров получаемого эффекта [7].В рамках проведения оценки экономического эффекта внедрения системы предполагается проведение сопоставления затрат, связанных с вложениями в создание системы автоматизации работы по контролю исполнения документов (включая трудовые, материальныевложения впокупку оборудования и лицензий на ПО) [21].Для проведения анализа экономической эффективности внедрения разработанной системы определим перечень процессов, которые автоматизированы посредством внедрения информационной системы документооборота. В качестве методики оценки экономического эффекта выбрана методика сравнения внедряемой технологии с используемой в настоящее время. В соответствии с данной методикой производится расчет сокращения трудозатрат на выполнение технологических операций () с учетом периодичности их выполнения в течение года[27].(1) – общий объем временных затрат на выполнение операций документооборота в годовом выражении до внедрения информационной системы;Т - общий объем временных затрат на выполнение операций документооборота в годовом выражении при внедрении информационной системыВ денежном выражении величина экономического эффекта () вычисляется по формуле:(2)С0 – величина оплаты труда специалистов, задействованных в выполнении автоматизируемых технологических операций.Вычисленные показатели экономического эффекта в денежных единицах сравниваются с размером вложений в реализацию проекта, что включает оплату труда сотрудников, задействованных в проекте. Также проводится учет стоимости машинного времени, вложения в накладные расходы, оплату электроэнергии. Также при необходимости постоянных издержек, связанных с использованием системы, их величинауменьшается из величины получаемого экономического эффекта [6]:(3)(Z –постоянные затраты, связанные с вводом системы в эксплуатацию)Далее осуществляется сравнение величины полученного эффекта и вычисленного значения суммы затрат в создание системы, проводится расчетпоказателей денежных потоков с учётом дисконтирования.3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проектаСмета расходов на реализацию проекта включает следующие статьи затрат:- заработная плата специалистов, задействованных в проекте автоматизации;- приобретение материалов, необходимых при работе над проектом автоматизации;- оплата электроэнергии.В таблице 27показаны расчеты сумм заработной платы специалистов, задействованных в проекте автоматизации.Таблица 27Расчет сумм оплаты труда специалистов, привлеченных к реализации системыКатегория специалистаВеличина оплаты труда специалиста за 1 час., руб.Величина трудозатратВеличина заработной платы, руб.Разработчик82010082000Специалист отдела делопроизводства3508028000Начальник группы делопроизводителей4604018400Финансист50021000Итого129400В таблице 28приведен расчет затрат на приобретение материалов.Таблица 27Расчет сумм накладных расходовСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоКанцелярские принадлежности 100011000Бумага для принтера 5001500Flash-накопители5001500Расходные материалы для принтера300013000Итого5000Сумма вложений, связанных с оплатой труда специалистов, составила129,4 тыс. руб. С учетом отчислений страховых взносов, тариф которых составляет 30,2%, величина затрат принимает значение: руб.Расчет затрат, связанных с использованием компьютерного оборудования, производится через расчёт доли времени разработки системы относительно срока амортизации, составляющего для данной категории оборудования 5 лет.Затраты, связанные с оплатой тарифа электроэнергии, составляющего в 6 руб.за 1кВт*ч с учетом 180 часов машинного времени, 0,7 кВт полезной мощности используемого оборудования, составят: В рамках реализации системы в качестве накладных расходов использованы материалы, необходимые для печати сопроводительной документации, технических заданий, заявок на настройку ролей пользователей, подсистем. Для хранения эталонных копий программного обеспечения предполагается использование flash-накопителей. Также приобретается тонер-картридж для принтера и канцелярские принадлежности [1].Суммарные затраты, связанные с реализацией проекта: S = 167176 + 2000 + 756 + 5000 = 174932 руб.Таблицавременных затрат на выполнение операций в базовом и предлагаемом вариантах приведена в таблице29.Таблица 29Таблица временных затрат на выполнение операций в базовом и предлагаемом вариантахТехнологияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. (с учетом часовой ставки в 300 руб.)Учет данных об отправителях200010281600080000Учет сотрудников компании30015114420021000Учет входящих документов50004131500075000Учет отправленных документов50003121000050000Учет видов резолюций50201193801900Учет просроченных документов10001019900045000Формирование сводов 6010194502250Итого275150Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Индекс снижения трудозатрат:Индекс снижения стоимостных затрат:Индекс снижения стоимостных затрат:Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Для расчета параметров окупаемости проекта необходимо вычислить показатели сокращения длительностьисполнения операций, связанных с работой с документами, ведением картотек специалистов, учетом отправителей, возможностями формирования отчётности по работе с документами. Оценка срока возврата вложенных средств составляет 7,6 мес. На рисунке 32 показана диаграмма сокращения времени выполнения технологических операций, на рисунке 33 – диаграмма сокращения стоимости выполнения технологических операций.Рисунок 32 – Снижение трудоемкости бизнес-процессов документооборота Рисунок 33 – Снижение трудоемкости бизнес-процессов документооборота в денежном выраженииВыводы по главе 3Экономическая эффективность внедрения информационной системы связана с сокращением временных затрат на выполнение основных технологических операций по контролю исполнения документов. Достижение косвенного экономического эффектаобусловленовозможностьюиспользования созданного программного решения для анализа эффективности управленческих процессов в компании. Полученнаяоценка сроков окупаемости проекта по созданию информационной системы показывает, что вложения в создание проекта, возвращаются через 7,6 мес. ЗаключениеВ данной работе проведена программная реализация информационной системы для автоматизации технологии работы с документами для Университета Синергия. Использование информационных систем в деятельности служб делопроизводства позволяет проводить мониторинг сроков и качества отработки документов, обеспечивает возможности поиска данных о реквизитах документов, истории их отработки, а также информации об отправителях, содержании и типе корреспонденции.Проведено решение задач:изучение организационной структуры и профиля деятельности Университета Синергия;анализ бизнес-процессов работы с документами, выявление потребностей пользователей во внедрении информационной системы;анализ ИТ-инфраструктуры организации;изучение возможностей программных решений в области автоматизации работы с документами;разработка структуры данных информационной системы документооборота;разработка требований к архитектуре приложения;определение требований к информационной системе по видам обеспечения;описание разработанной системы;разработка проекта внедрения системы, выбор стандарта жизненного цикла, способа автоматизации;расчет стоимости проектных решений, оценка получаемого экономического эффекта в денежном выражении.В рамках анализа предметной области изучена специфика работы компании Университета Синергия. По итогам анализа бизнес-процессов документооборота были выявлены недостатки, связанные с потерей оперативности при передаче зарегистрированных документов для простановки резолюций, отправке исполнителям, контроле сроков отправки отчетов и формированию отчетности по работе с документацией, что может приводить к санкциям, связанным с нарушением административных регламентов работы с документами. Изучение возможностей систем документооборота показало их неполное соответствие специфике работы компании. В проектной части проведено определение перечня информационных объектов, разработана реляционная модель данных, описана архитектура приложения. Далее описана структура базы данных, рассмотрены требования к среде разработки и к соблюдению требований в области защиты информации. Разработка содержит возможности работы со справочной информацией по отправителям и получателям корреспонденции, специалистам организации, возможности работы с данными по отправленным и полученным документам и формированию отчетности. В рамках проведения расчета экономических показателей определен перечень факторов, определяющих эффективность использования системы автоматизации работы с документами. Рассчитана смета реализации проекта автоматизации. По итогам расчетов указанных показателей рассчитан срок окупаемости проекта. Показано, что внедрение разработанной системы в деятельность организации является экономически обоснованным. Список использованных источниковАврунев О. Е., Стасышин В. М. Бизнес-информатика. [Текст] учебное пособие: / О. Е. Аврунев, В. М. Стасышин. - Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2018. – 121с.Нестеров С. А.  Базы данных: учебник / С. А. Нестеров. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 230 с.Гордеев С. И.  Организация баз данных в 2 ч.: учебник / С. И. Гордеев, В. Н. Волошина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 310 с.Бабиева Н. А., Раскин Л. И. Автоматизация ИТ-сервисов на предприятиях. [Текст]: учебно-методическое пособие / Н. А. Бабиева, Л. И. Раскин. – М.: Инфра-М, 2018. – 208 с.Баранчиков А. И. Управление ИТ-инфраструктурой организаций [Текст] : учебник / А. И. Баранчиков. - Рязань: РГУ, 2019. - 219 с.Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность [Текст] : Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2018. - 528 c.Гантц И. С. Разработка конфигураций в среде "1С: Предприятие»: учебно-методическое пособие / И. С. Гантц. - Москва : МИРЭА - Российский технологический университет, 2020. - 63 с.Стружкин Н. П.  Базы данных: проектирование : учебник для вузов / Н. П. Стружкин, В. В. Годин. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 477 с. Даева С. Г. Основы разработки корпоративных информационных систем на платформе 1С: Предприятие 8.3: учебно-методическое пособие / Даева С. Г. - Москва : РТУ МИРЭА, 2020. – 562с.Зимин, В.В. Управление жизненным циклом ИТ-сервисов в системах информатики и автоматизации (лучшие практики ITIL) [Текст] : учебное пособие / В. В. Зимин. - Кемерово: Кузбассвузиздат, 2018. – 499 с.Крупенина Н. В., Тындыкарь Л. Н. Базовые информационные процессы и технологии на транспорте. Основы конфигурирования в среде "1С: Предприятие": учебное пособие / Н. В. Крупенина, Л. Н. Тындыкарь. - Санкт-Петербург : Изд-во ГУМРФ имени адмирала С. О. Макарова, 2020. – 138с.Катеринина С. Ю. Корпоративные информационные системы. Работа на платформе "1С: Предприятие 8.3": учебное пособие / С.Ю. Катеринина. - Волгоград : ВолгГТУ, 2018. – 145 с. Филимонова Е. В. Разработка и реализация конфигураций в системе 1С: Предприятие: учебник / Е. В. Филимонова. - Москва : Университет Синергия, 2020. – 206 с.Широкова Е. В. Разработка простых отчетов в "1C: Предприятие 8.3" с использованием системы компоновки данных: учебное пособие / Е. В. Широкова. - Калуга : Манускрипт, 2017. - 83 с.Кетько Н. В., Копылов А. В., Скитер Н. Н. Программирование задач оперативного учета в системе "1C: Предприятие" : учебное пособие / Н.В. Кетько, А.В. Копылов, Н.Н. Скитер. - Волгоград : ВолгГТУ, 2019. – 81 с.Лаврищева Е. М. Программная инженерия и технологии программирования сложных систем: учебник для вузов / Е. М. Лаврищева. 2-е изд., исп. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. — 432 с.Левенец А. В. Информационные процессы и системы. Основы теории : учебное пособие / А. В. Левенец. - Хабаровск: Изд-во ТОГУ, 2018. - 127 с. Кузнецов В.В. Системный анализ: учебник и практикум для вузов / В. В. Кузнецов. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 270 с.Заграновская, А. В.  Системный анализ: учебное пособие для вузов / А. В. Заграновская, Ю. Н. Эйсснер. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 424 с. Советов Б. Я.  Базы данных: учебник для среднего профессионального образования / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 420 с.Долганова О. И.  Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для вузов / О. И. Долганова, Е. В. Виноградова, А. М. Лобанова ; под редакцией О. И. Долгановой. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 289 с. ПРИЛОЖЕНИЕФрагменты программного кодаПрограммный код системыМодуль архива документа (проведение документа, форма которого приведена на рис.26)Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)// регистр ВходящиеДокументы ПриходДвижения.ВходящиеДокументы.Записывать = Истина;Движение = Движения.ВходящиеДокументы.Добавить();Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход;Движение.Период = Дата;Движение.Номер = Номер;Движение.Исполнитель = Исполнитель;Движение.КонтрольнаяДата = КонтрольнаяДата;Движение.Статус = Статус;//}}__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВКонецПроцедурыМодуль печати карточки документа (печатная форма документа, показанного на рис.24)Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)Макет = Документы.ВходящийДокумент.ПолучитьМакет("Печать");Запрос = Новый Запрос;Запрос.Текст ="ВЫБРАТЬ|ВходящийДокумент.Дата,|ВходящийДокумент.Исполнитель,|ВходящийДокумент.КонтрольнаяДата,|ВходящийДокумент.Номенклатура,|ВходящийДокумент.Номер,|ВходящийДокумент.Описание,|ВходящийДокумент.Отправитель,|ВходящийДокумент.СпособДоставки,|ВходящийДокумент.Статус|ИЗ|Документ.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокумент|ГДЕ|ВходящийДокумент.Ссылка В (&Ссылка)";Запрос.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть("Заголовок");Шапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");ТабДок.Очистить();ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;Пока Выборка.Следующий() ЦиклЕсли ВставлятьРазделительСтраниц ТогдаТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();КонецЕсли;ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;КонецЦикла;//}}Модуль печати запроса (печатная форма документа, показанного на рис.25)Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)Макет = Документы.ВходящийДокумент.ПолучитьМакет("Печать");Запрос = Новый Запрос;Запрос.Текст ="ВЫБРАТЬ|ВходящийДокумент.Дата,|ВходящийДокумент.Исполнитель,|ВходящийДокумент.КонтрольнаяДата,|ВходящийДокумент.Номенклатура,|ВходящийДокумент.Номер,|ВходящийДокумент.Описание,|ВходящийДокумент.Отправитель,|ВходящийДокумент.СпособДоставки,|ВходящийДокумент.Статус|ИЗ|Документ.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокумент|ГДЕ|ВходящийДокумент.Ссылка В (&Ссылка)";Запрос.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть("Заголовок");Шапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");ТабДок.Очистить();ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;Пока Выборка.Следующий() ЦиклЕсли ВставлятьРазделительСтраниц ТогдаТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();КонецЕсли;ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;КонецЦикла;//}}(Печатная форма отчета рис.27)ВЫБРАТЬВходящийДокумент.Номер КАК Номер,ВходящийДокумент.Дата КАК Дата,ВходящийДокумент.Статус КАК Статус,ВходящийДокумент.Исполнитель.Наименование КАК ИсполнительНаименование,ВходящийДокумент.Описание КАК Описание,ВходящийДокумент.Отправитель.Наименование КАК ОтправительНаименованиеИЗДокумент.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокумент(Печатная форма отчета рис.28)ВЫБРАТЬВходящийДокумент.Номер КАК Номер,ВходящийДокумент.Исполнитель.Наименование КАК ИсполнительНаименование,ВходящийДокумент.Дата КАК ДатаИЗДокумент.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокументГДЕ ВходящийДокумент.Дата>= &Дата1 ИВходящийДокумент.Дата <= &Дата2ВЫБРАТЬВходящийДокумент.КонтрольнаяДата КАК КонтрольнаяДата,ВходящийДокумент.Номер КАК Номер,ВходящийДокумент.Описание КАК Описание,ВходящийДокумент.Исполнитель КАК Исполнитель,ВходящийДокумент.Статус КАК Статус,ВходящийДокумент.Отправитель.Наименование КАК ОтправительНаименованиеИЗДокумент.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокументВЫБРАТЬВходящийДокумент.Номер КАК Номер,ВходящийДокумент.Номенклатура.Наименование КАК НоменклатураНаименованиеИЗДокумент.ВходящийДокумент КАК ВходящийДокумент