Автоматизация бизнес-процессов отдела продаж компании (на примере ООО «Бухгалтерские и Налоговые Системы»)

На рис.31 приведен отчет по суммам оплат в разрезе номенклатуры.Параметры:Начало периода: 01.01.2024 0:00:00Конец периода: 31.01.2024 0:00:00УслугаПоступилоРазработка формы бухгалтерского документа50 000Разработка модуля обмена данными6 000Добавление отчета в 1С96 000Добавление регистра учета в 1С87 000Разработка мобильного приложения110 000Разработка Web-приложения300 000Техническая поддержка ПО50 000Рис.31 - Отчет по суммам оплат в разрезе номенклатурыНа рис.32 приведен отчет по клиентам и видам услуг.ПараметрыНачало периода: 01.01.2024 Конец периода: 29.01.2024 КлиентДобавление отчета в 1СДобавление регистра учета в 1СРазработка Web-приложенияРазработка мобильного приложенияРазработка модуля обмена даннымиРазработка формы бухгалтерского документаТехническая поддержка ПОИтогоСтоимость услугСтоимость услугСтоимость услугСтоимость услугСтоимость услугСтоимость услугСтоимость услугСтоимость услугИП Зайцев 24 00010 00034 000ИП Петровский В.В.24 00029 000150 00010 00025 000238 000ИП Тараканов Егор Олегович24 00058 000150 000110 00025 000367 000ООО Красное24 0006 00030 00060 000Итого96 00087 000300 000110 0006 00050 00050 000699 000Рис.32 – Отчет по клиентам и видам услугЦелью тестирования системы является анализ соответствия реализованного функционала поставленным задачам, анализ параметров быстродействия системы, проверка реализации ролевой модели, корректности проводимых расчётов. Тестирование проводится на этапе отладки приложения, выявляются несоответствия, проверяется наличие системных ошибок, совместимость с ИТ-инфраструктурой компании. Выявленные ошибки устраняются до передачи в работу программного решения. Тестирование проводится на предмет соответствия заявленному функционалу, на корректность проводимых расчетов, правильность формирования печатных форм, отсутствие системных ошибок.В табл. 19 представлены типы проводимых тестов и их общее описание. По каждому из видов тестирование проводится составление тест-кейсов, по которым осуществляется проверка реализованного функционала, правильности проводимых расчетов, показателей быстродействия.Таблица 19Типы проводимых тестов и их общее описаниеТип тестаКоличествоЦель тестированияФункциональное3Проверка реализации функционала, связанного с работой администраторов в части заявленных задачОценочное2Проверка на соответствие основным требованиямНагрузочное1Тестирование по показателям быстродействия в основных режимах работыПротокол проверки режимов по работе с пользователями приведён в табл.20. Проведена проверка режима учета заказов на оказание услуг, проверки корректности ввода данных, режимов записи и отображения введенной информации.Таблица 20Протокол проверки режимов по работе с пользователями№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет заказов клиентов на оказание услугВвод заказов клиентов на оказание услугПоступило обращение клиента 1.Нажать «добавить заказ»2. Заполнение карточки3. Проверка корректности вводаЗаказ добавленПротокол проверки режимов по учету платежей клиентов приведен в табл. 21.Таблица 21Протокол проверки режимов по учету выполненных работ№ФункционалВид тестаПредусловиеПостусловиеОжидаемый результат1Учет принятых платежейПроверка режима учета оплат, текущей задолженности Поступили данные о поступлении оплат 1.Нажать «Расчет»2. Ввести суммы оплаты 3. Нажать кнопку «Запись»Проверен режим уста оплатПроверка формирования сводного отчета по клиентам и видам услуг (табл. 22)Таблица 22Проверка формирования сводного отчета по клиентам и видам услугДействиеРеакция системыЗапуск режима формирования отчета сводного отчета по клиентам и видам услугОткрыта форма формирования сводного отчета по клиентам и видам услугСтарт создания формы выходного документа Формирование выходного документаВыходной документ готов для распечаткиПодготовка печатного макетаТаким образом, по итогам проведённого тестирования ошибок не выявлено.ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАЗРАБОТКИ3.1. Целесообразность разработки с экономической точки зренияЦелесообразность разработки связана с сокращением временных затрат на выполнение технологических операций, связанных с учетом оказанных услуг по разработке и сопровождению программного обеспечения [21]. Для достижения экономического эффекта осуществляется сокращение времени выполнения технологических операций специалистами отдела по продажам. Будет проведена оценка годового уменьшения затрат труда в денежном эквиваленте (табл. 23).Таблица 23Оценка годового сокращения трудозатрат в денежном выраженииОперацияКоличество операций в годВремя выполнения без автоматизации, мин. Время выполнения при внедрении ИС, мин.Сокращение времени выполнения на 1 операцию, мин.Общеесокращение времени выполнения, мин.Величина экономии в денежном выражении, руб. Учет цен на услуги200010281600080000Учет клиентов30015114420021000Учет оплат50004131500075000Формирование актов50003121000050000Формирование сводов по операциям50201193801900Учет видов услуг 10001019900045000Формирование описей 6010194502250Итого2751503.2. SWOT-анализ разработкиПо итогам изучение бизнес-архитектуры компании был проведен SWOT-анализ проводимой разработки (табл. 24).Таблица 24SWOT-анализСильные стороны:Наличие команды разработчиковСформированность командыСистема мотивации персоналаИспользование современного ПО для разработки и тестирования информационных системСобственный офис компанииВозможностиРазработка программного обеспечения для учета данных по реализации услуг по разработке и сопровождению ПОСлабые стороныОтсутствие программного обеспечения для учета данных по реализации услуг по разработке и сопровождению ПОУгрозыПотеря клиентской базы вследствие ошибок при планировании оказания услуг, расчете цен на услуги компанииТаким образом, по итогам проведенного анализа было показано, что разработка и внедрение программного продукта позволит повысить эффективность работы подразделений компании.3.3. Калькуляция разработкиДля расчета показателей экономической эффективности, достигаемой за счет использования разработанной системы необходимо провести расчет показателей сокращения трудозатрат на выполнение операций, связанных с ведением учета оказанных услуг компанией [8]. Вычисление абсолютного снижения затрат на труд (ΔT), выраженного в годовых единицах времени: ∆Т = Т – Т0 (1)где Т0 – время выполнения операций ведения учета оказанных услуг интеграции программного обеспечения по технологии, используемой в настоящий момент;Т – время выполнения операций ведения учета оказанных услуг интеграции программного обеспечения по технологии, предполагающей использование разработанной системы;Коэффициент сокращения затрат на труд (K_T), который характеризует относительное снижение затрат, рассчитывается по формуле [20]: (2)Показатель сокращения затрат на труд (рост производительности труда сотрудников при внедрении информационной системы) (YT) определяется как [19]:(3)Расчет параметров изменения финансирования основных технологических операций производится с использованием соответствующей формулы: ∆С = С0 – С1 (4)С0 – стоимостные затраты на ведение учета оказанных услуг компанией по технологии, используемой в настоящий момент;С1 - стоимостные затраты на ведение учета оказанных услуг компанией по технологии, предполагающей использование внедряемого ПО.Показатель относительного снижения затрат на выполнение операций [7]:КC =DC / C0 * 100% (5)Показатель снижения стоимостных затрат на выполнение операций ведения учета оказанных услуг компанией материально-технического учета (YС):YС = С0 / С1 (6)Расчёт времени, в течение которого осуществляется возврат средств, вложенных в создание системы, проводится по формуле: (7)где КП – смета расходов на создание программного решения.Далее в рамках проведения оценки получаемого экономического эффекта рассчитана смета расходов на реализацию проекта, что предполагает [5]:расчет оплаты труда разработчикам и специалистам профильных отделов, являющихся участниками проекта автоматизации;расчет затрат, связанных с использованием компьютерного оборудования;расчет вложений в покупку материалов, используемых при работе над созданием ПО. В табл. 25 приведен расчет сумм заработной платы сотрудников, участвующих в создании ПО.Таблица 25Расчет сумм заработной платы сотрудников, участвующих в создании ПОКлассификацияспециалистаСтавка заработной платы в час, в рубляхПродолжительность рабочего времени, в часахОбщаясуммазаработнойплатыРазработчик (ИТ-специалист)45018081000Специалистпоучетууслуг3508028000Специалистпоинформационнойбезопасности4806028800Экономист140202800Итог140600Исходя из результатов таблицы, общие затраты на оплату труда составили 140600 рублей. С учетом взносов во внебюджетные фонды (30,2%), общие затраты по этой статье составят: 140600 * 1,302 = 182780 рублей.Амортизационные затраты, связанные с эксплуатацией оборудования, рассчитываются с учетом срока полезного использования (60 месяцев), продолжительности разработки (1,5 месяца) и балансовой стоимости используемого оборудования (80000 рублей) [27].Затраты на электроэнергию при тарифе в 6 рублей за кВт*ч и 180 часов работы с мощностью 700 Вт составят: S_E = 6 * 180 * 0,7 = 756 рублей.В табл. 26 представлен расчет стоимости расходных материалов.Таблица 26Расчет стоимости расходных материаловСтатья расходовЦена ед.КоличествоИтогоКомплект канцелярских принадлежностей2002400Бумага для печати3502700USB-флеш-накопитель60021200Тонер для принтера550015500Итого7800Общая сумма расходов на реализацию системы составит: S = 182780 + 2000 + 756 + 7800 = 193336 руб.Таким образом, оценка полученного эффекта составляет 275150 руб.Срок окупаемости проекта составит:Таким образом, внедрение проекта в работу исследуемой компании является экономически обоснованным. Определены стадии разработки системы, задействованные специалисты, сроки выполнения работ по каждому из этапов [28, 29]. Также в рамках реализации проекта необходимо учитывать риски, связанные с затягиванием сроков работ, увеличением затрат на их выполнение, что предполагает учет резервов финансирования в смете проекта [9, 30]. При разработке проекта автоматизации технологии учета услуг по интеграции ПО был составлен календарный план внедрения автоматизированной информационной системы, представленный в табл. 27.Таблица 27План-график внедрения программного продукта в технологию учета услуг по интеграции ПОЭтап проектаНачалоЗавершение Задействованные специалистыИзучение специфики работы, связанной с учетом услуг по интеграции ПО10.01.202411.01.2024Программист; Администратор БДПостроение модели бизнес-процессов, связанных с управлением услугами по интеграции ПО14.01.202415.01.2024Администратор БД; ПрограммистОпределение пользовательских потребностей во внедрении информационной системы16.01.202416.01.2024Администратор БД; ПрограммистОпределение нефункциональных требований к системе17.01.202421.01.2024Руководитель группы; Директор; ПрограммистВыбор средства разработки программного решения22.01.202424.01.2024ПрограммистНаписание программного кода25.01.202404.02.2024ПрограммистТестирование разработанной системы 05.02.202411.02.2024Программист; руководитель группыУстановка серверной части системы12.02.202419.02.2024ПрограммистУстановка клиентской части системы20.02.202426.02.2024руководитель группы; Программист; АдминистраторНастройка справочника пользователей, справочника товаров27.02.202408.03.2024руководитель группы; Программист; Администратор Разработка документации по использованию системы 27.02.202404.03.2024Программист; Администратор БД Проведение технических учеб с сотрудниками 05.03.202406.03.2024Программист Издание приказов об использовании системы 07.03.202408.03.2024Руководитель группы; ДиректорЗАКЛЮЧЕНИЕВ рамках данной работы проведена программная реализация информационной системы для использования в работе компании, профиль деятельности которой связан с разработкой, внедрением и сопровождением бухгалтерских программных продуктов в части учета данных о поступлении заказов и процессе их исполнения.Решены следующие задачи:изучение организационной структуры, видов оказываемых услуг компании ООО «Бухгалтерские и налоговые системы»;разработана функциональная модель технологии интеграции ПО;сформулированы задачи, предполагающие необходимость программной реализации;разработана информационная модель проектируемой системы;разработаны требования к архитектуре проектируемого приложения;создан программный продукт, произведено тестирование результатов его работы;разработан проект по установке и развертыванию системы в ИТ-инфраструктуре компании;сделан расчет экономического эффекта, получаемого компанией за счет использования разработанного ПО.Проведено описание деятельности ООО «Бухгалтерские и налоговые системы», ее подразделений, обязанностей специалистов. Проведен анализ технологии оказания услуг по интеграции программного обеспечения. Результаты анализа существующей технологии учета услуг интеграции программного обеспечения показали, что в отсутствие использования специализированного программного решения для автоматизации указанной задачи в технологии работы специалистов наблюдаются следующие недостатки:невозможность получения данных по стоимости услуг на текущий момент;невозможность оперативного получения данных по клиентам, заключённым договорам;невозможность получения сводной информации по оказанным услугам в разрезе видов номенклатуры, клиентов и др. Проведено определение задач, требующих использования программного обеспечения, внедрение которого позволит повысить эффективность работы специалистов компании, снизить управленческие издержки. В проектной части работы проведено создание структуры данных информационной системы учета услуг интеграции ПО, описана реляционная модель данных. Далее проведен выбор платформы разработки приложения, описаны требования к архитектуре системы. Описаны режимы функционирования созданного приложения в формате "1С: Предприятие". По результатам проведённого тестирования было показано соответствие функционала приложения поставленным задачам. Факторы экономического эффекта связаны с сокращением времени выполнения операций, связанных с ведением учета оказанных услуг интеграции ПО, формированием отчётности, получением возможностей оптимизации политики предоставления услуг по интеграции ПО на основе информации, получаемой в аналитической отчётности, формируемой в системе. В экономической части работы описан проект внедрения системы в работу компании, рассчитаны показатели окупаемости проекта, по итогам которого показано, что внедрение разработанной системы является экономически целесообразным.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВВолк В. К. Базы данных: проектирование, программирование, управление и администрирование: учебник для вузов: для студентов IT-специальностей / В. К. Волк. - Санкт-Петербург: ЛАНЬ, 2020. – 241с.Гантц И. С. Разработка конфигураций в среде "1С: Предприятие»: учебно-методическое пособие / И. С. Гантц. - Москва: МИРЭА - Российский технологический университет, 2020. - 63 с.Головкова А. С. Моделирование бизнес-процессов: учебное пособие / А. С. Головкова, Ю. В. Дмитриева, Л. В. Коптелова. - Белгород: Изд-во Белгородского университета кооперации, экономики и права, 2021. - 178 с. Гордеев С. И.  Организация баз данных в 2 ч.: учебник / С. И. Гордеев, В. Н. Волошина. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 513 с. Градусов А. Б. Базы данных : введение в технологию баз данных : учебно-практическое / А.Б. Градусов. - Владимир: Изд-во ВлГУ, 2021. – 207с.Грекул В. И.  Проектирование информационных систем: учебник и практикум / В. И. Грекул, Н. Л. Коровкина, Г. А. Левочкина. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 385 с. Григорьев М. В.  Проектирование информационных систем: учебное пособие для вузов / М. В. Григорьев, И. И. Григорьева. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 318 с.Даева С. Г. Основы разработки корпоративных информационных систем на платформе 1С: Предприятие 8.3: учебно-методическое пособие / Даева С. Г. - Москва: РТУ МИРЭА, 2020. – 562с. Жданова Т. А. Базы данных: основы проектирования и использования: учебное пособие / Т. А. Жданова. - Москва : Перо, 2020. - 96 с.Заграновская, А. В. Системный анализ : учебное пособие для вузов / А. В. Заграновская, Ю. Н. Эйсснер. — Москва : Издательство Юрайт, 2024. — 424 с.Илюшечкин В. М.  Основы использования и проектирования баз данных: учебник / В. М. Илюшечкин. —Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 213 с.  Казанцев С.Я. Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие / С. Я. Казанцев. - Москва: ЮНИТИ-Дана, 2020. - 351 с.Крупенина Н. В., Тындыкарь Л. Н. Базовые информационные процессы и технологии на транспорте. Основы конфигурирования в среде "1С: Предприятие»: учебное пособие: / Н. В. Крупенина, Л. Н. Тындыкарь. - Санкт-Петербург: Изд-во ГУМРФ имени адмирала С. О. Макарова, 2020. – 138с.Чурин А.Как внедрить CRM. Опыт проектов amoCRM и Битрикс24/ А. Чурин — Питер: Издательство Питер, 2023. — 336 с.Михайленко Е. В. Введение в программирование: учебное пособие / Е.В. Михайленко. - Краснодар: Краснодарский университет МВД России, 2020. – 105 с.Нетесова О. Ю.  Информационные системы и технологии в экономике: учебное пособие для вузов / О. Ю. Нетесова. — Москва : Издательство Юрайт, 2022. — 178 с.Советов, Б. Я.  Базы данных: учебник для вузов / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 420 с. Нестеров С. А.  Базы данных: учебник и практикум для вузов / С. А. Нестеров. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 230 с.Нетесова, О. Ю.  Информационные системы и технологии в экономике : учебное пособие для вузов / О. Ю. Нетесова. — 4-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 178 с.Заграновская, А. В.  Системный анализ: учебное пособие для вузов / А. В. Заграновская, Ю. Н. Эйсснер. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 424 с.Кузнецов, В. В.  Системный анализ: учебник и практикум для вузов / В. В. Кузнецов, А. Ю. Шатраков. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 333 с. Долганова, О. И.  Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для вузов / О. И. Долганова, Е. В. Виноградова, А. М. Лобанова ; под редакцией О. И. Долгановой. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2024. — 322 с. Каменнова, М. С.  Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для вузов / М. С. Каменнова, В. В. Крохин, И. В. Машков. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 534 с. Григорьев, М. В.  Проектирование информационных систем: учебное пособие для вузов / М. В. Григорьев, И. И. Григорьева. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 278 с. Майорова Е.В. Информационные технологии в менеджменте: учебник и практикум для среднего профессионального образования / Е. В. Майорова. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 368 с. Кудрявцева, И. А.  Программирование: теория типов: учебное пособие / И. А. Кудрявцева, М. В. Швецкий. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 652 с. Зыков, С. В.  Программирование. Функциональный подход: учебник и практикум для вузов / С. В. Зыков. — 2-е изд. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 150 с.Дадыкина О. В. Проектирование информационных систем в SoftwareIdeasModeler: учебное пособие / О. В. Дадыкина. - Брянск: Новый проект, 2023. - 88 с. Цехановский В. В., Водяхо А. И. Архитектор информационных систем: как проектировать большие системы / Владислав Цехановский, Александр Водяхо. - Москва : Ай Пи Ар Медиа, 2024. - 276 с. Якимов, С. П.  Структурное программирование: учебное пособие для вузов / С. П. Якимов. — Москва: Издательство Юрайт, 2024. — 342 с.