Служебное письмо. Виды писем. ...

Ссылка на дату и номер поступившего документа. Указывается, если письмо является ответом на ранее полученное письмо.Адресат. Указывается полное наименование организации, должность, фамилия, инициалы получателя.Текст письма. Излагается официально-деловым стилем, лаконично, четко и ясно.Подпись. Включает наименование должности лица, подписавшего письмо, собственноручную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).Отметка об исполнителе. Содержит фамилию, инициалы и номер телефона сотрудника, ответственного за подготовку письма.Отметка о наличии приложений (если они есть).Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (герб или эмблема), 05 (наименование организации-автора), 06 (наименование структурного подразделения-автора), 07 (наименование должности лица-автора), 08 (справочные данные об организации), 10 (дата документа), 11 (регистрационный номер документа), 12 (ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа), 15 (адресат) и 17 (заголовок к тексту).Кроме того, при оформлении делового письма могут использоваться следующие реквизиты: 14 (гриф ограничения доступа к документу), 18 (текст документа), 19 (отметка о приложении), 21 (виза), 22 (подпись), 24 (печать) и 25 (отметка об исполнителе). Состав и правила оформления реквизитов делового письма установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».Расположение реквизитов:Герб (реквизит 01) или эмблема (реквизит 02) размещается в верхнем поле документа над центром наименования организации с отступом 10 мм от верхнего края листа. Занимает часть рабочей площади документа, пересекая нижнюю границу верхнего поля.Наименование организации-автора документа (реквизит 05) обычно пишется тем же шрифтом и кеглем, что и большинство других реквизитов. Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием или увеличением размера шрифта.Наименование структурного подразделения-автора документа (реквизит 06) используется на бланках структурных подразделений организации.Наименование должности лица-автора документа (реквизит 07) используется на бланках должностных лиц, как правило, в органах власти и крупных компаниях.Справочные данные об организации (реквизит 08) обычно оформляются шрифтом на 1-3 кегля меньше, чем основной текст документа.Дата документа (реквизит 10) записывается в порядке: день месяца, месяц, год - либо арабскими цифрами через точку, либо словесно-цифровым способом.Регистрационный номер документа (реквизит 11) устанавливается в соответствии с правилами, принятыми в организации. Он, как правило, включает порядковый номер письма и индекс дела по номенклатуре.Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (реквизит 12) указывается при оформлении ответного письма.Адресат (реквизит 15) указывается полное наименование организации или должность, инициалы и фамилия получателя.Заголовок к тексту (реквизит 17) кратко отражает содержание письма.Рисунок 1. Пример оформления служебного письма.Для упорядочения служебной переписки и удобства работы с документами реквизиты письма должны располагаться в строго определенном порядке. Существует два основных варианта размещения реквизитов на бланке письма - продольный и угловой.[3]При продольном расположении все реквизиты выстраиваются вертикально слева. При угловом - наименование организации, справочные данные и дата располагаются в верхнем правом углу, а остальные реквизиты - слева. Независимо от варианта оформления, реквизиты должны размещаться симметрично относительно середины листа и соблюдаться одинаковые интервалы между ними. При заполнении реквизитов следует учитывать правила русского языка, использовать общепринятые сокращения, соблюдать единообразие в формулировках. Например, сокращение «г.» для обозначения года, «№» для номера и т.д. Текст реквизитов располагается на одном уровне, без пропусков строк, аккуратно, без помарок и исправлений.ЗаключениеВ данной работе были рассмотрены основные виды служебных писем, их структура и правила оформления в соответствии с действующими нормативными требованиями.Основные выводы:Служебное письмо является многофункциональным справочно-информационным документом, который играет ключевую роль в деловой коммуникации организации, выступая важнейшим каналом связи с внешним миром.Деловые письма можно классифицировать по тематическому, функциональному и адресному признакам, а также по форме отправления. Это определяет их структуру, содержание и требования к оформлению.При составлении и оформлении служебных писем необходимо соблюдать ряд обязательных требований к реквизитам, структуре, языку и стилю изложения. Это обеспечивает эффективность и унификацию деловой переписки.Таким образом, знание основ оформления и составления различных видов служебных писем является важным профессиональным навыком для менеджеров, секретарей и других категорий офисных работников. Соблюдение установленных правил служебной переписки способствует повышению качества и результативности деловой коммуникации.Список использованной литературыФедеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Этот закон устанавливает общие правовые основы регулирования отношений в сфере информации, в том числе касающиеся конфиденциальности информации, что может иметь значение при оформлении и работе с деловыми письмами.Владыка Я. В. Современные нормы и классификации делового письма //ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИССЛЕДОВАНИЯ И РАЗРАБОТКИ 2019. – 2019. – С. 65-67.Гончарова Н. А. Классификация деловых писем //Интеграция теории и практики мирового научного знания. – 2018. – С. 59-62.Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017. — 178 с.Кривошеева, Н.А. Служебная переписка: методические указания / Н. А. Кривошеева; Оренбургский гос. ун-т. – Оренбург: ОГУ, 2016. – 56 с.ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - данный ГОСТ закрепляет основные термины и определения, применяемые в делопроизводстве, включая понятия «реквизит документа», «бланк документа» и другие. Эти определения служат основой для практического применения требований при оформлении деловой переписки.ГОСТ Р 7.0.5-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления». Данный ГОСТ устанавливает правила составления библиографических ссылок, которые могут применяться при оформлении ссылок в тексте делового письма.ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления». Этот стандарт определяет общие требования к составлению библиографического описания различных видов документов, что также может быть полезно при оформлении деловой корреспонденции.Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Положения о Государственном гербе Российской Федерации». Данный нормативный акт регламентирует правила использования Государственного герба РФ, который может размещаться на бланках деловых писем.