Документооборот и порядок его организации

Сроки хранения различных документов устанавливает Федеральная архивная служба России (Росархив), которая совместно с Госналогслужбой России утвердила Решение «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета». Срок хранения всех бухгалтерских документов - не менее 5 лет.
Документы временного хранения (до 10 лет) могут уничтожаться. Остальные документы должны быть.
Постоянное и временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей в организациях архивах.
Уничтожаются документы временного хранения при следующих условиях:
- перечень документов к уничтожению должен быть согласован с местным архивом, на перечне документов должен стоять гриф одобрения архива;
- срок хранения документов полностью истек;
- должна пройти внешняя ревизия;
- в организации должна быть создана экспертная комиссия;
- составляется акт о выделении документов к уничтожению.
Подготовка документов для передачи в архив:
1. Снять обложку - скоросшиватель, убрать все скрепки.
2. Проверить хронологию (с января по декабрь).
3. Пронумеровать все документы карандашом в правом верхнем углу. В пачке должно быть до 250 страниц или до 4 см.
4. Составить опись документов (она должна находиться сверху пачки).
5. Составить лист - заверитель: «В деле подшито ... листов» (кладется снизу).
6. Надеть обложку или сдать в переплет.
7. Составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй - в архив, третий - остается в организации).
Порядок хранения документов бухгалтерского учета установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 17 названного Закона организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
В соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы, а также уплаченные налоги, в течение четырех лет.
Для организации работы по уничтожению документов создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивный орган организации получает разрешение на уничтожение документов, которые не подлежат передаче в Архивный фонд Российской Федерации. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая необходимость которых отпала, а сроки хранения истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти относительно согласования уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются для рассмотрения в эту организацию.
Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, для переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой ответственность в установленном законом порядке.
Заключение


Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Электронный документооборот - это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот.
Документ - это способ подтверждения разнообразными методами какого-то факта, действия, права или умственной деятельности человека. Проще говоря, документы - это деловые бумаги, которые свидетельствуют какой-либо факт или право владения чем-то.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Если в небольших компаниях обмен документами может вестись бессистемно без ущерба для бизнеса, то крупные организации, а в особенности, распределенные и холдинговые структуры и государственные учреждения, не могут работать без четко регламентированной и формализованной системы делопроизводства. Поэтому важность электронного документооборота тут невозможно переоценить.



Литература


Бреславцева Н. А., Медведева О. В., Нораревян Г.Г. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. - М.: Приор - издат, 2009.
Владимирова Т.В. Основные документы бухгалтерского учета: практическое пособие. 3-е изд. М.: Инфра-М, 2009.
Демин Ю.М. Делопроизводство в бухгалтерском деле. СПб. :Питер, 2010
Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский финансовй учет: учеб.пособие. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006.
Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Справочник по делопроизводству. 2010. № 9
Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Бухгалтерское дело. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.
Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии. М.: Проспект, 2008.
Рогожкин М.Ю. Практическая бухгалтерия: документационное обеспечение. СПб.: Питер, 2010
Соколова Е.С. Бухгалтерское дело.: учебник. – М.: ИД ФБК-Пресс, 2008.
Яхонтова С.М. Бухгалтерское дело. М.: Кнорус, 2007
Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Справочник по делопроизводству. 2010. № 9. – с. 13
Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский финансовй учет: учеб.пособие. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – с. 44
Владимирова Т.В. Основные документы бухгалтерского учета: практическое пособие. 3-е изд. М.: Инфра-М, 2009. – с. 14
Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии. М.: Проспект, 2008. – с. 85
Бреславцева Н. А., Медведева О. В., Нораревян Г.Г. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. - М.: Приор - издат, 2009. с. 142
Демин Ю.М. Делопроизводство в бухгалтерском деле. СПб. :Питер, 2010. – с. 234
Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский финансовый учет: учеб. пособие. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – с. 46
Соколова Е.С. Бухгалтерское дело.: учебник. – М.: ИД ФБК-Пресс, 2008. – с. 170
Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский финансовый учет: учеб. пособие. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – с. 44
Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Бухгалтерское дело. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – с. 83
Соколова Е.С. Бухгалтерское дело.: учебник. – М.: ИД ФБК-Пресс, 2008. – с. 171
Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Бухгалтерское дело. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – с. 84
Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Бухгалтерское дело. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – с. 82
Рогожкин М.Ю. Практическая бухгалтерия: документационное обеспечение. СПб.: Питер, 2010. – с. 318

Соколова Е.С. Бухгалтерское дело.: учебник. – М.: ИД ФБК-Пресс, 2008. – с. 175
Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Бухгалтерское дело. Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – с. 106